DMS integriert im ERP – nie mehr Suchen

Zwischen 10 und 20 Prozent der gesamten Arbeitszeit sollen laut Studien für die Suche von Dokumenten verwendet werden. Daten, Protokolle, E-Mails – alles verschwindet in den Weiten des Speicherplatzes. Und das Datenvolumen eines Unternehmens verdoppelt sich tendenziell alle zwei Jahre. Das heißt, der Suchaufwand steigt.

DMS ins ERP integrieren

Als Lösung ist eine gute Dokumentenverwaltung naheliegend. Ein System das über eine übersichtliche Ablagestruktur verfügt, sowie einer Sucheinrichtung. Ab besten mit Volltextsuche oder unscharfer Suche, die zentral abgelegte Dokumente in Sekunden finden kann.
Um das DMS (Dokumentenmanagement-System) ins Tagesgeschäft zu integrieren und manuellen Aufwand zu verringern, wird die Dokumentenverwaltung als Add-On für ERP-Systeme angeboten oder ist schon im ERP integriert.

Aufwendige Prozesse

Denn selbst wenn es in dem Unternehmen eine zentrale Dokumentenverwaltung gibt, gestaltet sich die z.B. die Suche und Bearbeitung einer Kundenanfrage aufwendiger als es sein müsste.
Möchte ein Mitarbeiter nun die Anfrage bearbeiten, muss er diese zunächst suchen. Wenn kein DMS vorhanden ist, sogar im E-Mail-Programm. Anschließend muss die Anfrage in der Kundendatenbank vermerkt werden. Ein aufwendiger Arbeitsprozess, der mit einem integrierten DMS sowie einer Komplettlösung überflüssig wird.

DMS dokumentiert mehr als Dokumente

Das System „dokumentiert“ alle Geschehnisse zum Angebot und jeden Kontakt. Dabei reicht es den Kunden im ERP aufzurufen, um einen vollständigen Überblick zu haben. So trägt das in alle Arbeitsabläufe integrierte DMS nicht nur dazu bei Zeit zu sparen. Es hilft auch die einzelnen Arbeitsschritte nachzuvollziehen – was erledigt ist und was noch erledigt werden muss.

Automatische Verarbeitung

Auch das Einlesen der Dokumente gestaltet sich einfach: Bei einer integrierten Dokumentenverwaltung werden Angebote, Aufträge und Rechnungen automatisch den jeweiligen Kunden zugeordnet und im System gespeichert. Excel– und Word-Dokumente sowie PDFs können meistens mit Drag-and-drop eingelesen werden. Große Datensätze werden mit speziellen DMS-Scannern schnell ins System gebracht. Viele ERP Systeme haben außerdem Verknüpfungen zu den jeweiligen E-Mail-Programmen.

Revisionssichere Ablage

Neben der Prozessbegleitung ist das revisionssichere Ablegen von Dokumenten bei den DMS ein großes Thema. Das heißt, dass die Dokumente so archiviert werden sollen, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und weitere Vorgaben erfüllt werden. Allerdings ist diese Revisionssicherheit nicht nur durch die Softwarelösungen gegeben. Auch Qualität der gesamten Information, die ordnungsgemäße Verwaltung der Dokumente und der sichere Betrieb im Unternehmen spielen eine Rolle. Somit ist eine revisionssichere Dokumentenverwaltung nicht nur Sache des DMS.

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