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Alle Unternehmen müssen heute die GoBD-konforme Aufbewahrung von bestimmtem Dokumenten beachten. Nur das richtige Archivieren alleine reicht dabei nicht. In einer Verfahrensdokumentation muss festgehalten werden, welche Maßnahmen und Vorgehensweisen konkret zu ergreifen sind.
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Arbeiten vom Homeoffice aus wird aufgrund der anhaltenden Corona-Pandemie für viele Mitarbeiter mittelständischer Unternehmen zur Normalität. Bei aller Flexibilität der Mitarbeiter muss die Businesssoftware erst einmal mit den daraus resultierenden Ansprüchen mithalten können. Dabei kann ein digitales Dokumentenmanagement, wie CKS.DMS für SAP Business One die ideale Unterstützung sein.
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In Sachen Bediehnungsfreundlichkeit, Sicherheit, Platz und Haltbarkeit ist ein digitales Archiv der Archivierung in Papier deutlich überlegen. Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf eine modernes DMS. Möglich gemacht hat diese Entwicklung letztlich die Erfindung der Datenträger. Diese haben neben immer höher werdender Kapazität auch Eingeschaften die einem Archiv zunächst im Weg stehen: Dokumente auf solchen Datenträgern sind änder- und löschbar. Ab wann ist ein solches Archiv aber revisionssicher.
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Die GoBD, speziell die Archivierung von Belegen, hat schon sein Januar 2020 einige Änderungen erfahren. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff wurden dabei an manchen Stellen mit Erleichterungen für Unternehmen verstehen. Wir versuchen uns an einem Überblick.
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CKS.DMS, das weitverbreitete Dokumenten Management System für SAP Business One, bietet seine automatische Belegverarbeitung jetzt als autarke Lösung an.
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Zwischen 10 und 20 Prozent der gesamten Arbeitszeit sollen laut Studien für die Suche von Dokumenten verwendet werden. Daten, Protokolle, E-Mails – alles verschwindet in den Weiten des Speicherplatzes. Und das Datenvolumen eines Unternehmens verdoppelt sich tendenziell alle zwei Jahre. Dass heißt, der Suchaufwand steigt.
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Nachdem schon für ELO -Archivlösungen eine Schnittstelle für SAP Business One auf den Markt gekommen ist, hat nun auch der anderer Platzhirsch für Dokumentenarchive eine Integration für SAP Business One nun zur Marktreife gebracht.
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