Im zweiten Teil (hier geht es zum ersten Teil) unserer Serie rund um die Auswahl eines ERP-Systems behandeln wir und mit dem Warum und Was. Warum braucht das Unternehmen eine neue Software und was und wo sucht das Unternehmen eine solche Lösung.
Der Grund
Tatsächlich gibt es meistens DEN Auslöser oder zumindest einige wenige Anlässe, warum man initial die Notwendigkeit eines (neuen) integrierten ERP-Systems festgestellt hat. Nicht selten ist der Grund schon ein Notstand, der den Unternehmer bewegt, die nicht kleine Investition einer ERP-Einführung tätigen zu wollen. Die Lagerbestände stimme nie, Kosten können nur geschätzt werden, ein vernünftiges Mahnwesen soll installiert werden, man will einen validen Cashflow, der Order to Cash Prozess muss dringend beschleunigt werden, man will den Kunden endlich Auskunft geben können, wann der erteilte Produktionsauftrag zur Auslieferung kommt… man könnte seitenweise differierende Gründe anführen.
TIPP
Behalten Sie den eigentlichen Grund für die Einführung eines ERP-Systems in Ihrem Unternehmen im Auge. Das wird nicht leicht! Im oft monatelangen Auswahlprozess, geht schon mal der Fokus verloren.
Gerade bei jungen Unternehmen und Startups ist auch oft schon die Einsicht da, dass es im frühen Stadium noch einfacher ist ein ERP System einzuführen als im vorgeschrittenen Stadium der Firma. Früh übt ERP wer damit wachsen will.
Was auch immer das Problem ist, er führt zu der Erkenntnis, eine Software kann helfen das Problem zu lösen. Man muss nur noch die richtige Software finden!
Wir sind doch nicht so anders
Fast allen Unternehmen, die ein ERP System einführen wollen, ist eine Annahme gemeinsam: Man sei doch bestimmt nicht die einzige, der genau die Probleme habe und genau so arbeitet wie man selbst. Es muss also ein ERP System geben, das besonders gut zu einem passt. Eins das bei ähnlichen Unternehmen wie, dem eigenen schon integriert wurde.
Darüber hinaus gibt es einige Anbieter, die sogar sich auf Brachen spezialisieren. Also was liegt näher sich beim passenden Branchenanbieter umzusehen. Ganz einfach? Oder?
Ja zu welcher Branche gehört man denn? Ein Maschinen- und Anlagenbauer kann sich zum Beispiel von den metallverarbeitenden Betrieben bis hin zu den Projektdienstleistern verorten. Ein Softwarehersteller produziert UND hat oft eine ausführliche Ausprägung als Dienstleister. Man wird schnell feststellen, dass das Angebot an Lösungen genauso breit wie unübersichtlich ist. Einheitlich ist meist das Verspreche des jeweiligen Marketings: Wir haben den Standard für Ihr Unternehmen/ Branche gefunden!
TIPP
Verlassen Sie nicht auf das Etikett „Branchenanwendung“! Diese hat sich der Anbieter in der Regel selbst gegeben.
Und gehen Sie davon aus, dass Ihr Unternehmen Besonderheiten hat.
Die Findungsphase
Gemeinhin soll ein Mittelständler, wenn er vorhat ein ERP System einzuführen zunächst in sich gehen. Eine genaue Analyse ist gefragt: Was braucht mein Unternehmen und welche Anforderungen werden damit an die neue Software gestellt. Dies lässt sich eigentlich nur definieren, wenn man die Prozesse im Unternehmen auch definiert hat. Oft entdeckt man hierbei, dass diese Voraussetzung nicht oder zumindest nur ungenügend erfüllt ist. Ergo eine ausführliche Prozessanalyse muss vorab vonstattengehen. Hier werden eventuell schon Weichen gestellt, die auf falsche oder unsinnige Gleise führen. Es wird die Frage gestellt: Wie arbeiten wir denn?
Viele Köche..
Neben dem Umstand, dass diese erste Findungsphase nicht selten die erste veritable Änderung des Zeitplanes mit sich bringt, ist die Überraschung oft groß, wie unterschiedlich dieselben Prozesse und den unterschiedlichen Mitarbeitern in den unterschiedlichen Abteilungen wahrgenommen werden. Genau letztere werden aber befragt: Jeder soll seinen Anforderungen, Wünsche und Bedingungen äußern. Man will ja schließlich alle mitnehmen. Weiß man doch, dass die Akzeptanz der Mitarbeiter ein ERP Projekt wesentlich befördern oder behindern kann. Die Wunschliste, die dabei entsteht, ist nicht selten opulent und chargiert zwischen „so haben wir immer schon gearbeitet“ bis zu „alles passiert irgendwie automatisch“.
TIPP
Prüfen Sie bei der Prozessanalyse immer, ob „das-haben-wir-immer schon-so-gemacht-Prozesse“ festgeschrieben werden sollen.
Überprüfen Sie alle Prozesse auf Wiederholung. Was sich nicht (oder selten) wiederholt muss nicht standardisiert werden.
ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 1
ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 2
ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 3
ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 4
ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 5
