Die Empfangspflicht verpflichtet seit dem 1. Januar 2025 jeden inländischen Unternehmer, E-Rechnungen empfangen zu können. Für die Empfangspflicht gibt es weder eine Übergangsregelung noch Ausnahmen (BMF-Schreiben 2024, Rn. 14, 40, 62; FAQ 8 und 12).
Wen die Empfangspflicht trifft
Die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze. Dafür müssen beide Unternehmer im Inland ansässig sein (BMF-Schreiben 2024, Rn. 13). Ist mindestens ein Beteiligter nicht im Inland ansässig, besteht keine E-Rechnungspflicht (Rn. 16). Als Unternehmer zählen ausdrücklich auch Freiberufler und Personen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen, etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte (FAQ 3). Diese Gruppen müssen keine E-Rechnung ausstellen. Sie müssen aber E-Rechnungen empfangen können (FAQ 12). Ein Verein muss dagegen weder empfangen noch ausstellen, soweit die Leistungen seinen nichtunternehmerischen Bereich betreffen (FAQ 5).
Was der Empfang technisch verlangt
Ein normales E-Mail-Postfach genügt. Ein gesondertes Postfach ist nicht nötig, und der Empfänger muss nicht zustimmen. Für die menschenlesbare Darstellung einer XRechnung braucht der Empfänger eine Viewer-Software. Die Finanzverwaltung bietet dafür über das ELSTER-Portal einen E-Rechnungsviewer für XRechnung und ZUGFeRD an: www.e-rechnung.elster.de (FAQ 12a).
Folgen einer Annahmeverweigerung
Verweigert der Empfänger die Annahme oder kann er E-Rechnungen technisch nicht empfangen, hat er keinen Anspruch auf eine alternative sonstige Rechnung. Der Aussteller erfüllt seine umsatzsteuerlichen Pflichten, wenn er eine E-Rechnung ausstellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht, zum Beispiel belegt durch ein Sendeprotokoll (BMF-Schreiben 2024, Rn. 42; BMF-Schreiben 2025, Abschnitt 14.1 Abs. 5).
Abgrenzung zur Ausstellungspflicht
Die Empfangspflicht unterscheidet sich von der Ausstellungspflicht. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2027, abhängig vom Vorjahresumsatz (BMF-Schreiben 2024, Rn. 63 bis 65). Für den Empfang gibt es keine solche Frist.
Rechtsstand: BMF-Schreiben 2024 und 2025, BMF-FAQ Stand März 2026.
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