SAP Business One für den globalen Mittelstand

Eine Roadmap für die IT-Abteilungen des Mittelstands

Business One als System für Global Player

Mit SAP Business One hat die SAP ihr Portfolio abgerundet und nicht nur ein ERP-System (SAP ERP) für Global Player, sprich: Konzerne, im Angebot, sondern bietet seit 2002 auch für kleine und mittelständische Unternehmen ein leistungsfähiges ERP-System, das mittlerweile in mehr als 40 Ländern eingesetzt wird.

Im Gepäck bringt SAP Business One die erforderliche Integrationsplattform B1if mit, die neben anderen Add-ons kostenlos mitgeliefert wird. Diese Integrationsplattform dient jedoch nicht nur der Integration in SAP ERP, sondern stellt auch die Anbindung zu Drittanwendungen her, die man nicht ablösen kann oder will.

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Integrationsprojekte als Herausforderung

Im Konzernumfeld ist der Einsatz von SAP Business One in Tochtergesellschaften und Niederlassungen bei mehr als 20.000 Installationen weltweit nun längst kein Novum mehr. Trotzdem stellen Integrations- und Rollout-Projekte die IT-Abteilungen mittelständischer Unternehmen immer wieder vor große Herausforderungen. Besonders im Hinblick auf Kosten- und Zeitrahmen ist die Grundvoraussetzung für das Gelingen solcher Projekte das Ermitteln, Prüfen, Beantworten und – nicht zuletzt – Dokumentieren von komplexen Fragestellungen und Lösungen. Das solide Vertrauensverhältnis zwischen Kunde und Beratungshaus ist für den Projekterfolg fundamental wichtig.

Was ist also grundsätzlich zu bedenken, um für die Durchführung von ERP-Projekten gut vorbereitet zu sein?

Am Anfang steht die Zielfrage

Zu Beginn muß man sinnvolle Nutzungsprinzipien des neuen ERP-Systems definieren und formulieren. Es gilt Klarheit über das Projektziel zu schaffen. Fragen wie die folgenden dienen dazu, das Handlungsfeld zu umzäunen: Welches ERP-System hat die Muttergesellschaft im Einsatz? Will man ein anderes Alt-System ablösen? Welche Töchter will man mit einem ERP-System beglücken?

Zugleich ist erst damit die Entscheidungsgrundlage geschaffen, ob in der Tochtergesellschaft z. B. SAP ERP oder SAP Business One eingeführt werden soll. Sind die Tochtergesellschaften vielschichtig, so empfiehlt sich ein Kategorisierungsworkshop. Während seines Verlaufs wird der Zustand der Stammdaten ermittelt und festgelegt, wie und in welchem Maß diese zu harmonisieren sind. Falls erforderlich wird auf jeden Fall vor Projektbeginn ein detailliertes Stammdatenkonzept erstellt.

Jetzt und später: Analyse und Konzept

Ist die Ausgangssituation erarbeitet, gilt es im nächsten Schritt, den erforderlichen Gesamtlizenzbedarf je Lizenztyp zu errechnen. Abhängig vom Standort des Servers ist zu klären, ob Lizenzen global oder lokal erworben werden müssen oder können. Dies gilt nicht nur hinsichtlich der einzuführenden Software, sondern auch für benötigte Betriebssysteme der Server und der anzubindenden Workstations. Für die Beantwortung technischer Fragen sind Ist-Analyse und Soll-Konzept also unabdingbar! Um spätere Kostenexplosionen zu vermeiden, werden Stammdatenharmonisierung und abzubildende Prozesse ebenfalls in Analyse und Konzeption einbezogen.

Zudem ist u. a. zu klären, welche Programme und Systeme an die zukünftige Integrationsplattform angebunden, welche Intercompany-Prozesse abgebildet, welche Stammdaten den einzelnen Töchtern zur Verfügung gestellt und welche Auswertungswerkzeuge genutzt werden sollen.

Jetzt geht’s los!

Nun gilt es, die gewonnenen Erkenntnisse vor dem Start des Projektes zusammenzufügen und in einem Pflichtenheft zu dokumentieren, das auch länderspezifische gesetzliche Bestimmungen der Finanzbuchhaltung berücksichtigt. Das Pflichtenheft ist die Basis für den zeitlichen, fachlichen und ressourcentechnischen Projektplan samt GoLive-Terminen.

Es begleitet die Projektarbeit von der Entwicklung des Prototyps, des sog. Templates, welches alle identischen Prozesse/Funktionalitäten abdeckt, bis hin zum Rollout in die weltweiten Büros des Unternehmens, indem dann die länderspezifischen Anpassungen am System vorgenommen werden.

Diese Vorgehensweise zeigt sehr schnell Einsparpotenziale und garantiert den sicheren Erfolg auch größerer internationaler Projekte.

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