Arbeiten vom Homeoffice aus wird aufgrund der anhaltenden Corona-Pandemie für viele Mitarbeiter mittelständischer Unternehmen zur Normalität. Bei aller Flexibilität der Mitarbeiter muss die Businesssoftware erst einmal mit den daraus resultierenden Ansprüchen mithalten können. Dabei kann ein digitales Dokumentenmanagement, wie CKS.DMS für SAP Business One die ideale Unterstützung sein.
Wie ein digitales Dokumentenmanagement unterstützen kann
Sollen die Mitarbeiter auch vom Homeoffice aus effizient arbeiten, wir es nicht ausreichend sein das Notebook nach Hause mitzunehmen, um sich in dann in das Firmennetz einzuloggen. Trotz Digitalisierung gibt es in diesen Unternehmen, wo zumindest Papier beteiligt ist. Aber wie sollen diese auf Papier befindlichen Informationen verteilt und in einen Prozess eingebunden werden?
Die Antwort liegt auf der Hand: Alle Informationen aus Papierdokumenten müssen digitalisiert werden. Allerdings geht es dabei nicht nur um eine simple eins zu eins Weitergaben der Informationen. Prozesse, die ehemals mit dem Papier einhergingen, unterstützt und steuert ein digitales Dokumentenmanagement.
Dabei sorgt es eben nicht nur dafür, dass die ehemals „analogen“ Informationen nun auch in digitaler Form vom Homeoffice abgerufen werden können. Ein digitales DMS leitet die Dokumente auch zum richtigen Mitarbeiter oder verteilt diese an verschiedene Stellen.
Eine für das Homeoffice geeignetes Dokumentenmanagement begleitet auch Freigabeprozesse zum Beispiel von Rechnungen oder Bestellungen.
cks.DIGITAL 4.0
Mit cks.DIGITAL 4.0 steht Ihnen jetzt eine Plattform für SAP Business One zur Verfügung, mit der Sie alle dokumentenbasierten Workflows digitalisieren, verkürzen, optimieren und miteinander verknüpfen können
Mit cks.DMS im Homeoffice agieren
CKS.DMS für SAP Business One garantiert als digitales Dokumentenmanagement, eine GoDB-konforme Archivierung elektronischen Daten und Papierdokumente. Dokumentenintensive Prozessabläufe werden dabei durch automatisches Zuordnen von SAP Belegen zu den Digital- oder Papierdokumenten beschleunigt und organisiert. Daneben sind auch eine Vollautomatisierung, wie beispielsweise bei der automatischen Erfassung von Eingangbelegen, möglich. Zu den Highlights des digitalen DMS gehören:
- Einheitliche Bedienung – wie SAP Business One
- Archivierung von Papierdokumenten und Dateien
- Archivieren aus Ordner oder Masterscan
- Automatische Texterkennung und Verschlagwortung
- Suche über das gesamte Archiv
- Revisionsverwaltung
- ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und einlesen
- Outlook Add-in
- automatischer QR-Code-Druck für eingehende Dokumente
Mithilfe von cks.DMS können Eingangsrechnungen, Lieferscheine etc. innerhalb der SAP Business One Umgebung zwischen Mitarbeitern ausgetauscht werden – unabhängig davon, ob diese im Büro vom Homeoffice aus arbeiten.
Anwendungsbeispiele von cks.DMS im Homeoffice
Archivierung von E-Rechnungen
GoBD 2020 zur Archivierung von Belegen
Ohne Verfahrensdokumentation kein GoBD
Digitales Dokumentenmanagement im Homeoffice
Revisionssicherheit – was heißt das für ein digitales Archiv?
