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Das vielleicht Wichtigste bei der Einführung von Unternehmenssoftware: Es geht dabei nicht um die Software. Es geht vielmehr um die Strategie, die Geschäftsprozesse und die Mitarbeiter.

Hierbei gibt es einige typische Punkte, die man grundsätzlich in seine Überlegungen aufnehmen sollte.

Technologie ist Nebensache bei der Einführung von Unternehmenssoftware.

Als Erstes gilt es, einen häufigen Reflex zu vermeiden: mit der Technologie zu beginnen. Mit anderen Worten: Sie sollten nicht den Fehler begehen, sich zu sehr für Technologie zu begeistern, ohne zuerst die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu berücksichtigen.

Es ist leicht, sich in künstliche Intelligenz, das Internet der Dinge (IOT), Cloud-Technologie, Big Data und andere technologische Durchbrüche zu verlieben. Diese Innovationen sind jedoch bedeutungslos, wenn sie Ihr Business nicht unterstützen und nicht auf Ihre strategischen Ziele abgestimmt sind. Erfolgreiche Implementierungen beginnen mit der Geschäftsstrategie, der Verbesserung von Geschäftsprozessen und der Organisationsstruktur – bevor festgelegt wird, wie diese zukünftigen Anforderungen am besten mit Technologie umgesetzt werden können.

Definieren Sie Ihre geschäftlichen Bedürfnisse und Anforderungen

Aber wie genau beginnt man mit etwas anderem als der eigentlichen Software? Einer der ersten Schritte ist es, Ihre geschäftlichen Bedürfnisse und Anforderungen zu definieren. Bei der Einführung von Unternehmenssoftware sollten Sie sich einige Fragen stellen:

Wie sieht Ihre übergreifende Geschäftsstrategie in puncto digitaler Transformation aus? Gibt es so eine Strategie?

• Wie sollen Ihre Geschäftsprozesse in Zukunft aussehen?

• Wie sieht Ihre Unternehmensstruktur in Zukunft aus? Welche Hierarchien gibt es? Wer hat welche Rolle?

• Wann erwarten Sie den Return on Investment für Ihre potenziellen Technologieinvestitionen?

• Wie sieht Ihr Planungshorizont aus? Wie weit können und möchten Sie vorausblicken?

Die Antworten auf diese Fragen werden im Laufe der Zeit immer wieder ändern, aber es ist wichtig, zumindest einen ersten Entwurf dieser und anderer Anforderungen zu haben, bevor Sie potenzielle Business-Software-Lösungen evaluieren und auswählen.

Berücksichtigen Sie alle Ihre Optionen bei einer Softwareeinführung

Wenn Sie mit Softwareanbietern sprechen, werden Sie Versprechungen von Patentrezepten und Einheitslösungen hören. Aber schlucken Sie den Köder nicht unbesehen.

Was für das ein Unternehmen bei einer Softwareeinführung sinnvoll sein mag, kann für Ihr Unternehmen verheerend sein. Was von Branchenanalysten als das nächste große Ding oder unverzichtbar angepriesen wird, ergibt für die Strategie oder Kultur Ihres Unternehmens möglicherweise keinen Sinn. Achten Sie darauf, alle schönen Verkaufsbotschaften herauszufiltern und nehmen Sie sie mit Vorsicht auf. Misstrauen Sie dabei auch allen unverrückbaren Autoritäten. Die Top-Platzierung im Gartner Magic Quadrant muss und kann nicht immer für alle top sein.

Es gibt nicht die eine “richtige” Antwort für Ihr und alle anderen Unternehmen. Die Varianz an Lösungen ist viel breiter, als so manch ein Experte Ihnen weiß zu machen versucht. Zwischen On Premise und Cloud gibt es zu den zig Variationen, die alle nicht der „reinen Lehre“, aber den Königsweg für Ihr Unternehmen beinhalten können. Und ja, es gibt „Best Practice“, aber eben für diejenigen, die nicht im anderen „Club“ sind: bei den anderen.

Fokus auf Architektur, Daten und Integration

Die größten technologischen Herausforderungen bei der Einführung von Unternehmenssoftware werden in der Regel nicht direkt durch die Software verursacht. Vielmehr sind es die Art und Weise, wie alle Ihre Systeme über die Integration miteinander kommunizieren, wie die Daten bereinigt und migriert werden, und Ihre Gesamtarchitektur der Lösung, die Prozesse unterstützen oder behindern.

Es ist wichtig, einen klaren Plan für die Lösungsarchitektur als Teil Ihrer Systemintegration zu haben. Dies trägt auch dazu bei, dass Sie eine realistische Vorstellung von den technologischen Risiken, den zeitlichen Vorgaben und den Ressourcenanforderungen haben, um eine erfolgreiche Gesamtimplementierung zu stemmen.

Vergessen sie nicht die Menschen

Der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Softwareeinführung hat selten nur mit der Technologie zu tun, sondern mit den Menschen. Der Erfolg Ihrer Softwareeinführung hängt davon ab, wie gut Ihre Mitarbeiter, Projektmitglieder und alle anderen Betroffenen den angestrebten Wandel verstehen, annehmen und umsetzen.

Change Management ist mehr als nur die Kommunikation von Änderungen und die Schulung von Mitarbeitern an der neuen Software. Es geht weit darüber hinaus. Es beginnt damit, den zukünftigen Zustand der Organisation zu entwerfen, zu ermitteln und wie genau die verschiedenen Abteilungen und Mitarbeiter betroffen sein werden.

Mut zur Lücke: Warum Perfektion der Feind des Go-Live ist

Ein weiterer, oft unterschätzter “nicht-technologischer” Faktor ist die Fehlerkultur im Unternehmen. Traditionell tendieren wir dazu, den “Big Bang” perfekt planen zu wollen – jede Eventualität muss im Lastenheft abgedeckt, jeder Prozess vor dem Start zu 100 % finalisiert sein. Doch in der heutigen Dynamik ist dieses Wasserfall-Denken oft ein Bremsklotz. Erfolgreiche Projekte zeichnen sich heute durch ein agiles Mindset aus: Starten Sie lieber mit 80 % Funktionsumfang und einem Team, das bereit ist, gemeinsam zu lernen, als zwei Jahre auf das “perfekte” System zu warten, das dann an der Realität vorbei entwickelt wurde. Es braucht die psychologische Sicherheit im Team, dass Anfangsschwierigkeiten keine Katastrophe, sondern notwendige Schritte der digitalen Reife sind. Wer den Mitarbeitern die Angst vor dem “falschen Klick” nimmt, beschleunigt die Adoption oft mehr als jede Hochglanz-Schulung.

Nicht einfach aber möglich

Die Einführung von Unternehmenssoftware ist nie einfach. Mit dem richtigen Fokus und den richtigen Prioritäten ist sie allerdings machbar. Dabei sollten Sie sich mehr auf die organisatorischen und weniger auf die “Software”-Komponenten Ihrer digitalen Transformation konzentrieren.