PDF/A-3 ist eine PDF-Variante, in die sich eine XML-Datei einbetten lässt. Das hybride E-Rechnungsformat ZUGFeRD ab Version 2.0.1 nutzt PDF/A-3: Eine Datei enthält den lesbaren PDF-Teil und die strukturierten XML-Daten (BMF-Schreiben 2024, Rn. 25, 30; FAQ 7).
Abgrenzung zu reinem PDF/A
PDF/A bezeichnet ein langzeitarchivierbares PDF. Ein reines PDF/A ohne eingebettete XML-Datei ist jedoch keine E-Rechnung, weil der strukturierte Teil fehlt. Erst PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei ergibt eine ZUGFeRD-Rechnung. Auch nicht jedes ZUGFeRD-Profil genügt: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als E-Rechnung. Als E-Rechnung zählen nur die Profile mit vollständigen Rechnungsangaben (BMF-Schreiben 2024, Rn. 25, 30; FAQ 7).
Welcher Teil gilt
In einer hybriden Rechnung ist der strukturierte XML-Teil führend. Weichen Bildteil und XML-Teil voneinander ab, gehen die Daten des XML-Teils vor (BMF-Schreiben 2024, Rn. 31). Den Vorsteuerabzug erlaubt in diesen Fällen nur der strukturierte Teil (Rn. 32). Enthält der Bildteil Aufzeichnungen mit Bedeutung für die Besteuerung, etwa Buchungsvermerke, muss das Unternehmen auch den Bildteil unverändert aufbewahren (Rn. 60).
Bezug zu SAP Business One
Der Coresuite Designer erzeugt seit Version 8.30 ZUGFeRD-Dateien im Format PDF/A auf Debitorenbelegen (AR-Belegen). In der PrintDefinition schaltet der Anwender zwischen Standard-PDF und PDF/A um. Ältere Umwege ohne native Unterstützung lieferten nur reines PDF/A ohne XML und damit kein ZUGFeRD. Die Zusatzlösung cks.eINVOICE bietet den Erstell-Modus „PDF/A Anhang“ für ZUGFeRD mit integrierter XML-Datei. Meldet cks.eINVOICE ein ungültiges ZUGFeRD-PDF, muss das Drucklayout PDF/A-kompatibel sein.
Rechtsstand: BMF-Schreiben 2024, BMF-FAQ Stand März 2026.
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