Die Validierung einer E-Rechnung ist die maschinelle Prüfung der Rechnungsdatei gegen die festen Regeln der europäischen Norm EN 16931 und der deutschen XRechnung. Fehlt eine Pflichtangabe, schlägt die Validierung fehl.
Das BMF unterscheidet drei Fehlerklassen (BMF-Schreiben 2025, Rn. 6a, 6b und 35a). Ein Formatfehler bewirkt, dass keine E-Rechnung vorliegt. Bei einem Geschäftsregelfehler bleibt die E-Rechnung bestehen. Betrifft er andere Inhalte, etwa die Käuferreferenz (BT-10), ist er umsatzsteuerlich unbeachtlich. Ein Inhaltsfehler betrifft die Pflichtangaben nach §§ 14 Abs. 4 und 14a UStG und macht die Rechnung nicht ordnungsmäßig. Ein Inhaltsfehler kann auch ohne Validierungsfehler vorliegen, zum Beispiel bei einem falschen Steuersatz.
Eine gesetzliche Validierungspflicht besteht nicht. Das BMF empfiehlt aber, E-Rechnungen schon bei Erstellung und Versand zu validieren. Die Validierung ersetzt nicht die Pflicht des Empfängers, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Sie unterstützt ihn dabei. Wer mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns eine geeignete Validierungsanwendung nutzt, darf sich auf deren Ergebnis verlassen. Den Validierungsbericht bewahren Sie auf (UStAE 14.5 Abs. 1). Ein bestimmtes Werkzeug empfiehlt das BMF nicht.
Im SAP-Business-One-Kontext
Der E-RechnungsCheck der Versino Financial Suite prüft die Daten in SAP Business One, nicht die fertige XML-Datei. Er ersetzt die Validierung deshalb nicht. Ob das Format-Mapping Sonderfälle wie Skonto oder Kopfrabatte über mehrere Steuersätze richtig übersetzt, zeigt erst die Validierung einer echten Testrechnung. Der Check sorgt dafür, dass diese Validierung nicht an vorher erkennbaren Datenlücken scheitert.
Rechtsstand: BMF-Schreiben 2025, BMF-FAQ Stand März 2026. Modulstand: E-RechnungsCheck Version 1.0.
E-Rechnungs-Check der Versino Financial Suite
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