Alle Unternehmen müssen heute die GoBD-konforme Aufbewahrung von bestimmtem Dokumenten beachten. Nur das richtige Archivieren alleine reicht dabei nicht. In einer Verfahrensdokumentation muss festgehalten werden, welche Maßnahmen und Vorgehensweisen konkret zu ergreifen sind.
Unternehmer sollten spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung damit rechnen, dass das Finanzamt dokumentierte Verfahren verlangt. Diese müssen in einer Verfahrensdokumentation unter anderem beschreiben, wie das Unternehmen die GoBD-konforme Aufbewahrung von Unterlagen sicherstellt, die eine Relevanz für den Fiskus besitzen.
GoBD-konforme Archivierung
Die GoBD beschreibt, wie Sie bei der softwaregestützten Buchführung die steuerrechtlichen Grundsätze einer guten Buchführung einhalten. Grundsätze ordentlicher Buchführung sind schon länger definiert: Demnach sollen primär alle Geschäftsvorfälle vollständig, korrekt, dokumentiert, erfasst und archiviert werden. Die muss zügig und geordnet erfolgen. Dabei darf nichts vergessen oder verloren gehen und muss sichergestellt sein, dass die Dokumente nachvollziehbar und unveränderlich sind.
Durch die Digitalisierung der Buchhaltung werden Belege und andere Geschäftsunterlagen nicht mehr in Akten abgelegt. Ein digitales Archiv ist hierzu wohl der modernere Weg. Eine solche Speicherung von Dokumenten muss allerdings alle GoBD-Anforderungen erfüllen. Dokumente müssen beispielsweise so geschützt sein, dass man sie weder löschen noch manipulieren kann. Immer müssen sie überdies eindeutig zu einem Geschäftsvorfall in Beziehung stehen. Diese Art von Revisionssicherheit muss nachprüfbar sein.
Was gehört zur Verfahrensdokumentation?
Wie kann man eine „revisionssichere Archivierung“ in der Prozessdokumentation beschreiben? Die revisionssichere Archivierung kann ein Unternehmen über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) umsetzen. In der Verfahrensdokumentation beschreibt man dann die Software, deren Metriken und Technologie. Erfasst von diesem Protokoll werden alle Prozesse, Verantwortlichkeiten und Systemeinstellungen, die dazu dienen, die GoBD-Kriterien zu erfüllen.
Businesssoftware als Voraussetzung zur Verfahrensdokumentation
Businesssoftware mit integrierter Finanzbuchhaltung schreibt im Hintergrund alle Prozesse, Geschäftsvorfälle, Systemeinstellungen mit. In Kombination mit einem digitalen Dokumentenmanagement erreicht man einen hohen Level der GoBD gemäßen Archivierung. Alle Zugriffe und Änderungen sollte dabei das Softwarepaket mit Zeitstempel protokollieren. Je mehr Bereiche des Unternehmens von der Businesssoftware abgebildet werden, je mehr zu archivierenden Dokumente erfasst die Lösung. Alles, was außerhalb stattfindet, muss natürlich auch erfasst werden, sofern es im Kontext mit der GoBD steht.
Wozu die Verfahrensdokumentation
Kommt es zu einer Außenprüfung, muss Prüfer innerhalb, mit vertretbarem Aufwand einen Überblick über den Finanzen eines Unternehmens bekommen können. Die Zahlen alleine reichen dafür nicht aus. Der Betriebsprüfer möchte auch wissen, wie man zu den Zahlen kommt. Eine Verfahrensdokumentation liefert solche Informationen und macht auch nachvollziehbar, welche Vorkehrungen unternommen wurden, um Manipulationen vorzubeugen.
Die allgemeine Beschreibung
Die allgemeine Beschreibung enthält die Grundlagen, Funktionen und Einsatzbereiche des Buchführungssystems. Dazu gehören Angaben, welche Aufgaben man selbst übernimmt und was man an Dienstleister vergeben hat. Ebenso wird hier angegeben, ob man etwa Software in der Cloud oder On Premise nutzt.
Die Anwenderdokumentation
Sie erläutern die verschiedenen Anwendungsmodule und Dateneingabefelder sowie die internen Verarbeitungsverfahren – wie Buchungsregeln – und die für Ihr Unternehmen spezifischen Einstellungen und Vorschriften in der Software. Technische Prozesse wie Dateneingabe, Überprüfung, Abstimmung, Ausgabe, Inventarisierung von Daten und Dokumenten und Fristen sind ebenfalls Teil der Benutzerdokumentation.
Betriebsdokumentation
Die Betriebsdokumentation sollte die Elemente des internen Kontrollsystems, die IT-Kontrollen und die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) beschreiben, die man eingerichtet hat, um die Genauigkeit und Sicherheit Ihrer Buchhaltungsprozesse zu gewährleisten, z.B. : Verfahren zur Datensicherung, Zugriffskontrollen, Benutzerrechte, Rollen, Kompetenzen, Verfahren zur Genehmigung von Programmänderungen und Verfahren zur Änderungsverwaltung.
Die technische Systemdokumentation
Dieser Part der Verfahrensdokumentation umfasst alle Komponenten des Systems und ihre Schnittstellen. Sie beschreibt die Interaktionen zwischen den verschiedenen Systemkomponenten. Weiter enthält sie eine Beschreibung der internen Verarbeitungsregeln der Software aus technischer Sicht (z.B. Datenflussdiagramme, Flussdiagramme und Protokolle). Dieser Teil der Dokumentation umfasst auch Verfahren zur Fehlerbehandlung und Details des Datenmodells. So können Steuerverwaltungen nachvollziehen, wie Funktionen und Kontrollen in der Software implementiert sind.
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