Das manuelle Erfassen und die Weiterverarbeitung von auf Papier basierenden Rechnungen ist ein zeit- und kostenintensiver Prozess in der Kreditorenbuchhaltung vieler Unternehmen. Fast jedes Unternehmen ist davon betroffen. Neben aufwendiger Hand- und Tipparbeit ist jede auf dem manuellen Wege erfasste Rechnung gleichzeitig mit einem Medienbruch zwischen Papierdokument und Finanzbuchhaltungssoftware verbunden. Dies ist nicht nur personal-intensiv, sondern auch fehleranfällig. Gleichzeitig kann man die Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) im hohen Maße standardisieren und schreit geradezu nach Automation.
Zunehmende Bedeutung der Eingangsrechnungsverarbeitung
Während der papierbasierte Rechnungsaustausch heute noch die Hauptpraxis ist, hat der Gesetzgeber inzwischen die Hürden für den elektronischen Rechnungsaustausch deutlich reduziert. Vor allem die unpopuläre Verpflichtung der Nutzer zur Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) wurde abgeschafft. Diese war noch vor wenigen Jahren für die Anerkennung des Vorsteuerabzugs für elektronische Eingangsrechnungen notwendig. Damit ist z.B. der einfache Versand von Rechnungen als PDF per E-Mail möglich. Von dieser Vereinfachung profitieren vor allem kleine und mittlere Unternehmen. Letzter hatten einige Berührungsängste mit den erforderlichen Signatur Technologien.
Die Bedeutung der elektronischen Rechnungen im Alltag aller Unternehmen steigt somit so stetig wie deren Verbreitung. Für elektronische Eingangsrechnungen verlangt der Gesetzgeber jedoch eine elektronische, GoBD-konforme Ablage. Druck und papierbasierte Ablage nämlich nicht zulässig.
Anbieter für Eingangsrechnungsverarbeitung
Fast alle DMS-Hersteller bieten mittlerweile sogenannte Standardlösungen für die Eingangsrechnungsverarbeitung an. Diese berücksichtige neben den Papierrechnungen zunehmend auch Eingangsrechnungen. ERV-Lösungen ersetzen dagegen nicht bestehende ERP– und Dokumentenmanagementlösungen, sondern ergänzen sie um technische Funktionen. Dabei geht es um das elektronische Lesen von Rechnungsdaten, sowie alle Schritte zur automatisierten Verbuchung im ERP-System und zur geschützten Ablage digitaler Rechnungsdokumente in einem elektronischen Ablagesystem.
Demselben Kind werden dabei verschiedene Namen gegeben:
- Eingangsrechnungsverarbeitung
- Rechnungseingangsbearbeitung
- Elektronische Rechnungsbearbeitung
- (Eingangs-)Rechnungsbuch
- Rechnungseingangsbuch
- Accounts Payable (AP) Automation
- Kreditorenworkflow
- (Vendor) Invoice Management
- Invoice Processin
- Rechnungsworkflow
- Purchase2Pay
Warum Eingangsrechnungsverarbeitung?
Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der händischen Rechnungsbearbeitung: Der Hauptgrund für den Einsatz der elektronischen Rechnungsbearbeitung ist klar: Kosten sparen. Dies ist bereits bei großer Anzahl von Eingangsrechnungen durch den Wegfall typischer manueller Tätigkeiten möglich. Dazu zählen das Sortieren und Verteilen von Rechnungsbelegen für verschiedene Bereiche des Unternehmens. Darüber hinaus man durch die automatisierte Datenerfassung von Rechnungs- und ggf. weiteren Buchhaltungsdaten in der ERP-Anwendung erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.
Zusätzliche Vorteile entstehen durch die Beschleunigung des Transports und der Freigabe der Belege. Die Mitarbeiter, die die Eingangsrechnungen bearbeiten oder freigebe, können dies standort- und zeitunabhängig machen. Daneben lassen sich Fristen für Zahlung und Skonto elektronisch verfolgen.
Der Einsatz von Funktionen zur Überwachung des Prozesses zur Eingangsrechnungsverarbeitung gibt dem Unternehmen mehr Transparenz über den Status der Rechnungen, Ablauf der Bearbeitung. Die für die Rechnungsbearbeitung verantwortlichen Mitarbeiter können die Prozesse besser steuern und bei Bedarf aus der Ferne eingreifen. Wer kennt sie nicht, die Eingangsrechnung, die seit Wochen durch die Firma wandert, bis sie bei den richtigen Ansprechpartnern ankommt?
Im Idealfall ist eine automatisierte Verarbeitung einer Rechnung möglich. Keine manuellen Eingriffe in die Prüfung und den Buchungsprozess sind dann mehr nötig. Die Verarbeitungszeit verkürzt sich und das bei gleichzeitiger Erhöhung der Verarbeitungsqualität. Wenn z.B. zu einer Eingangsrechnung eine geeignete Bestellung und ein geeigneter Wareneingang im ERP-System vorhanden sind, kann auf manuelle Prüfungen weitgehend verzichtet werden. Der Weg ist frei für eine automatische Buchung im ERP-System.
Einführung der Eingangsrechnungsbearbeitung
Die Einführung einer elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung in einem Unternehmen ist in erster Linie KEIN technisches Projekt. Es ist vor allem ein Projekt der Organisation, bei dem eingeführte Prozesse abgelöst und Menschen von einem neuen Ansatz überzeugt werden müssen.
Wesentlicher Beitrag zur erfolgreichen Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung ist die Schaffung der organisatorischen Rahmenbedingungen. Dazu gehört die Überarbeitung und Standardisierung von Prozessen bei der Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsbelegen. Um den Aufwand für die Erfassung zu minimieren, sollte ein bisher dezentraler Empfang von Dokumenten – wenn möglich – zentralisiert werden. Die Anzahl der verschiedenen Prozesse erhöht auch den Aufwand für Schulung und Administration der Gesamtlösung.
Die maximale Reduktion von manueller Bearbeitung setzt eine maximale Integration von Einkaufs- und Buchhaltungsprozessen voraus. Dies betrifft zum Beispiel einen möglichst hohen Anteil an Rechnungen mit Bezug zu einer Bestellung. Freigaben sollten möglichst schon im Bestellprozess erteilt werden und sich so auf die darauf bezogene Eingangsrechnung auswirken. Vereinbarung mit den Lieferanten, alle nötigen Informationen auf den Eingangsrechnungen anzubringen, sollten frühzeitig getroffen werden.
CKS.DMS AP für SAP Business One
CKS.DMS ADC das Modul zur automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP Business One. Auf diese Weise können Sie Eingangsrechnungen vollautomatisch bearbeiten. Sie scannen eine Rechnung und der entsprechende Beleg wird automatisch in SAP Business One erstellt. Die Vorteile liegen auf der Hand. Die elektronische Verarbeitung reduziert Tippfehler bei der Datenübertragung drastisch. Gleiches gilt für die notwendige Zeit, die Ihre Prozesse deutlich beschleunigt und damit Kosten spart. Das gescannte Dokument bleibt im Dokument gespeichert und steht somit jederzeit zum optischen Vergleich zur Verfügung und wird archiviert
Archivierung von E-Rechnungen
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