Preise und Kosten für SAP Business One

Dieser Artikel wurde am 19.07.2017 upgedatet

Die Kosten die beim Kauf einer ERP Software wie SAP Business One entstehen, sind unter vielfältigen Blickwinkeln zu betrachten und zu ermitteln. Wenn ein mittelständischer Geschäftsführer über den Kauf einer ERP oder Unternehmenssoftware entscheidet, sind dementsprechend die wichtigsten Fragen: Was bringt es mir? und überdies: Was sind die Preise und Kosten von SAP Business One?

Kosten für SAP Business One Lizenzen ganz einfach ?

Man nehme ein SAP Preisliste, analysiere mit der Funktionsmatrix welche Lizenzen man braucht, zähle das Ganze zusammen und voila: Man hat die Lizenzkosten. Dabei ist dann noch zu berücksichtigen welches

SAP Business One Lizenztypen

Anhand dieser Liste können Sie prüfen, welche Funktion von SAP Business One mit welcher Basis Lizenz möglich ist.

Datenbanklizenzmodell man wählt. Demgegenüber gibt es noch eine Rabattstaffel. Die Kosten für die Addons kommen ebenfalls noch dazu (mit eigener Rabattstaffel). Dies können einerseits kleinere funktionelle Erweiterungen sein wie die Versino DATEV Schnittstelle oder genauso ausgewachsene Branchenlösungen wie MariProject. Ich würde mal behaupten, dass hier momentan in Deutschland 5 – 10 Preislisten noch eine Rolle spielen können.

Infolgedessen kann es dann schon schwierig werden, die validen Preise zu berechnen. Je nachdem wie die Lizenzzusammenstellung aussieht, kann es eventuell günstiger sein zu höherwertigen Lizenzen zu greifen, um damit in eine bessere Rabattstaffel zu kommen. Dabei sind Upgrades zwar möglich, richten sich aber zuletzt nach den Upgradepreisen. Dabei muss man dann noch die Kosten beachten, die sich auf den Einsatzzeitraum der Software beziehen. Hier ist die Wartung noch einzuberechnen. Die orientiert sich wiederum am Preis der Lizenz. Die Spannbreite, was ein einzelner User kosten kann, ist demnach nicht gerade klein: Von 250,00 EUR bis zu 5.000,00 EUR ist alles drin. Dahinter steckt dann eine Konfigurationsmöglichkeit aus bis zu 30 Einzelkomponenten pro Userlizenz.

Mangelnde Transparenz bei den Preisen für SAP Business One?

Nun könnte man mutmaßen, es bestünde die Absicht hinter dieser Vielzahl von Kombinationsmöglichkeiten den Preis für Business One möglichst intransparent zu machen. Zugegeben sieht Transparenz anders aus, aber es steckt dahinter, was es ist: Vielfalt.
Schließlich bedeutet diese Vielfalt die Möglichkeit, eben das Lizenzmodell für den Kunden zu finden, das für ihn passt.

SAAS, PAAS, Hosting, Housing.. der Preis der Vielfalt

Wesentlich für Kosten und wie und wann diese Ausgaben anfallen, ist das Betreibermodell, auf dem SAP Business One basieren soll.

Will man die SAP B1 kaufen oder mieten oder leasen?
Bevorzugt man ein wirkliche SAAS Modell aus der cloud zu Betrieb von SAP Business One?
Soll es ein Hybrid Modell sein? Wie eine Plattform as a Service (PAAS), wie cloudiax, und gekaufte SAP Lizenzen darauf betreiben.
Will man ein „klassisches“ Hosting für die SAP Business One Installation?
Tendiert man zu einem Sever-Housing, das von der eigenen IT betreut wird.
Kann man alles in Eigenregie auf der eigenen IT-Infrastruktur aufsetzen?

Diese Fragen bringen unterschiedlichste Aspekte ans Licht, die alle vor dem Hintergrund Ihrer Bedürfnisse, Ziele und Voraussetzungen gewichtet werden müssen:

Was kostet die eigene IT samt Personalkosten und die Abschreibung für die entsprechende IT-Infrastruktur?
Wie lange hat man vor SAP Business One als ERP Software im Unternehmen zu Betreiben.
Wie wird die Benutzung von SAP Business One skalieren?
Wieviel Wachstum ist für das Unternehmen geplant?
Wie werden die Userzahlen für SAP B1 schwanken?
Welche unterschiedlichen Unternehmensstandorte sollen mit SAP Business One arbeiten?
Welche technischen Möglichkeiten herrschen an welchen Standorten?
Wie werden sich die Bedingungen ändern?

Kosten für Beratung , Integration und Schulung

Die Lizenzkosten für SAP Business One ist die eine Seite. Die andere Seite sind darüber hinaus die Kosten für Beratung und Einführung der Software. Entsprechend kann es hier eine enorme Bandbreite geben. Die orientiert sich hauptsächlich an den Prozessen des Kunden. Je mehr Prozesse es mit der Software abzubilden gilt, desto höher der Aufwand. Das gleiche gilt ebenfalls für die Komplexität der Prozesse. Stimmt schon: Wir haben es mit einer Standardsoftware zu tun in der Standardprozesse abgebildet sind. Trotzdem gibt es in jedem Unternehmen Eigenheiten die sich in der Software wieder finden sollten. Weil es sind ja oft genau diese Eigenheiten die den Unterschied und damit den Vorteil gegenüber dem Mitbewerber ausmacht.
Genau diese Eigenheiten, trotz Standardisierung, nachvollziehen zu können ist übrigens eine der Stärken von SAP Business One. Dazu tragen die Anpassungsmöglichkeiten innerhalb des Basissystems bei. Ebenfalls hilfreich sind umso mehr die Vielzahl an Funktionserweiterungen durch ADDONs.

Preiskalkulationen im Internet sind gefährlich

Wie kommt man zu einer Preisfindung für SAP Business One. Es haben sich schon die ein oder anderen an einer maschinellen Lösung zur Ermittlung der Preise versucht. Hier kann man sich im Internet nach dem Vorbild von KFZ-Konfigurationen durch eine Reihe von Fragen und Daten klicken und bekommt zum Schluss eine Auskunft oder gar ein fertiges Angebot. Trotzdem sind sich allem im Klaren, dass es sich hier nur um eine Hausnummer handelt. Schließlich bringt die Angabe einer Hausnummer, wenn sie zum Schluss in der falschen Straße ansässig ist. Kurzum kann es plausibel sein, aber eben beim außer Acht lassen einer kleinen Spezialität total danebenliegen.

Warum gibt es Berater für SAP Business One?

Da hilft nur eins: Zum Hörer greifen und jemanden anrufen, der vom Budgetieren von ERP Projekten etwas versteht (oder verstehen sollte). Allerdings sollte man sich vorher fragen:

Was will ich mit einer Softwarelösung erreichen?
Wo liegt die erste Priorität meiner Ziele?
Was gefällt mir an meiner jetzigen Lösung? Was nicht?

Die noch immer wesentlichste Ressource, die zu Beurteilung der Kosten und Preise für ein SAP Business One Projekt bei einem Berater herangezogen werden kann ist: Erfahrung.
Wer dabei auf einige oder viele Projekte zurückblicken kann, hat auch ein sicheres Gespür wohin ein geplantes ERP-Projekt sich entwickeln könnte und wie hoch ein mögliches Budget aussieht.

und (ganz wichtig)

Was möchte ich ausgeben?

Kauft man ein Auto, ist es das primäre Ziel von A nach B zu kommen. Das kann man beispielsweise mit einem Golf oder mit einer S-Klasse. Ebenfalls gibt es immer mehrere Ansätze wie man mit einer Software Bedürfnisse umsetzt. Und so Manches wird beim näheren Hinsehen zum verzichtbaren Luxus, anderes zum unbedingten Muss, ohne das die ganze Investition keinen Sinn ergibt.
Nach Erörterung dieser oder ähnlichen Fragen und der anstehenden Mengengerüste, sollte ein erfahrener Berater eine Hausnummer von sich geben können, welche Investitionen für die Einführung von SAP Business One zu veranschlagen sind.

Projektbeispiele SAP Business One

Ebenfalls eine wesentliche Stärke von SAP Business One ist schließlich die Skalierbarkeit des ERP Systems. Genauso wie der Begriff Mittelstand ist auch die Einsetzbarkeit der SAP Business Software im Bezug auf die größe des Kunden weit gefasst. Die kleinsten Kunden operieren mit ein bis zwei Benutzern, während die größten davon mehrere hundert haben.
Überdies gestalten sich natürlich auch die Preise und Kosten für die Einführungsprojekte der KMU-Lösung höchst unterschiedlich. Einige Beispiele:

Startup / Serviceunternehmen

Projektkosten : 6.000,00 EUR
monatliche Kosten: 238,00 EUR

Das gerade gegründete Unternehmen nutzt SAP Business One in der Cloud-Version. Als Plattform wurde die Cloudiax gewählt. Monatliche Miete für die SAP B1 Lizenzen / Cloudiax inklusive SAP HANA Datenbank betragen 238,00 EUR. Zur Einführung des Systems wurde überdies ein zweitägiger Analyseworkshop gebucht und ansonsten der Remote-Service genutzt. Die Kosten hierfür betrugen 6.000,00 EUR

KMU / Dienstleistung

Projektkosten : 18.450,00 EUR
monatliche Kosten: 155,00 EUR

Ein Unternehmen, das sich mit der Erbringung von Dienstleistungen beschäftigt, nutzt vier SAP Business One User. Sie haben sich entschieden, SAP B1 auf dem vorhandenen Windows-Server zu installieren. Die Lizenzen wurden für 8.450,00 EUR gekauft. Die monatlichen Kosten für Wartung und Support liegen bei 155,00 EUR.
Zur Einführung hat dabei ein SAP Business One Berater die Firma einige Projekttage begleitet. Die Kosten hierfür 10.000,00 EUR

KMU / Produzierendes mittelständisches Unternehmen

Projektkosten : 38.000,00 EUR
monatliche Kosten: 370,00 EUR

Das Unternehmen ist in der metallverarbeitenden Branche und hat SAP Business One als voll integriertes System eingeführt. Es arbeitet dabei mit 8 Mitarbeitern in der Administration und 45 Mitarbeitern in der Produktion. Für die Betriebsdatenerfassung wurde überdies ein zertifizierte SAP B1 Add-on mit lizenziert. Lizenzkosten für das ERP-Projekt schlagen mit 20.000,00 EUR zu Buche. Die monatlichen Kosten für Wartung und Support liegen bei 370,00 EUR.
Die Software wird auf der eigenen IT-Infrastruktur betrieben. Das ERP System wurde innerhalb eines Projektes eingeführt. Hierfür sind 18.000,00 EUR zu veranschlagen.

Mittelständischer Großhandel

Projektkosten : 115.000,00 EUR
monatliche Kosten: 4.000,00 EUR

Das Unternehmen ist im Großhandel tätig und operiert dabei von Standorten in Deutschland und der Schweiz. Es hat 280 Mitarbeiter, wo von 60 in der Administration inklusive Einkauf und Verkauf arbeiten. Daneben verteilt sich der Rest auf Logistik und Vertriebsaußendienst. Zusätzlich wurde eine mobile Lagerlösung eingeführt. Die Lizenzen wurden für rund 70.000,00 EUR erworben. Die Software wird auf der PAAS von Cloudiax bereitgestellt. Die monatlichen Kosten für Betrieb, Wartung und Support betragen dementsprechend ca. 4.000,00 EUR.
Die ERP Lösung für den Großhandel wurde innerhalb eines Projektes mit Kosten von ca. 45.000,00 EUR eingeführt.

KMU / Mittelständischer Anlagenbauer

Projektkosten : 157.000,00 EUR
monatliche Kosten: 2.000,00 EUR

Das Unternehmen ist im Anlagenbau tätig. 220 Mitarbeiter arbeiten im eigenen Haus und ebenfalls Vorort beim Kunden. Es wurden nahezu alle Unternehmensprozesse in SAP Business One mit einer Branchenerweiterung abgebildet. Angebotskalkulation, Einkaufprozesse, Ressourcenverwaltung, Projektplanung und Projektabrechnung wurden mit der SAP B1 integriert. Wichtig war auch die mobile Datenerfassung und ein Wartungsmodul für die Anlagen. Die PLM -System und die CAD-Konstruktion wurden über den Integrationsserver angebunden.
Die Software wurde dabei auf den firmeneigenen Servern installiert.
Die Lizenzen wurden für ca. 77.000 EUR gekauft. Das Projekt erforderte Dienstleistung zu den Kosten von 80.000 EUR. Die monatlichen Kosten für Wartung und Support betragen schließlich ca. 2.000,00 EUR.

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