Der Beitrag Mit APIs und Microservices die ERP-Zukunft vorbereiten erschien zuerst auf SAP Business One Blog.
]]>Neue Funktionen lassen sich zwar technisch einbauen, allerdings kostet dies viel Zeit und bindet knappe Kapazitäten. Außerdem fehlen häufig robuste Schnittstellen zu Drittsystemen oder sie sind nur rudimentär vorhanden. Deshalb werden notwendige Erweiterungen immer wieder verschoben, obwohl der Modernisierungsdruck steigt. Genau an diesem Punkt wird deutlich: Ein reines „Weiter so“ ist keine Option mehr, der ERP-Monolith braucht eine neue Rolle in der IT-Landschaft.
Modularisierung statt Systemabriss
Statt den Monolithen radikal abzulösen, bietet sich ein strategischer Ansatz an: Modularisierung. Ziel ist es, den bestehenden ERP-Kern nicht zu ersetzen, sondern ihn gezielt zu entkoppeln und sinnvoll zu ergänzen. Dadurch bleibt der laufende Betrieb stabil, während gleichzeitig neue Anforderungen abgedeckt werden.
Der Schnellboot-Ansatz in der Praxis
Ein bewährtes Vorgehen ist der sogenannte Schnellboot-Ansatz. Die zentralen Kernfunktionen des ERP verbleiben im bestehenden System. Parallel dazu entstehen externe Microservices, die klar abgegrenzte Aufgaben übernehmen. Dazu gehören beispielsweise Preiskalkulationen, Versandabwicklungen oder die Anbindung externer Partnerplattformen.
Diese Microservices kommunizieren über definierte Schnittstellen mit dem ERP-Kern. Dadurch lassen sich neue Funktionen hinzufügen, ohne den Monolithen ständig verändern zu müssen. Schritt für Schritt entsteht so eine modulare Landschaft, in der einzelne Services gezielt erweitert oder ausgetauscht werden können.
Entlastung des Kerns durch spezialisierte Services
Durch die Auslagerung von Funktionen wird der Monolith progressiv entlastet. Prozesse, die bislang tief im Kernsystem verankert waren, laufen künftig in spezialisierten Services. Dadurch verringert sich das Risiko, dass Anpassungen an einer Stelle unbeabsichtigte Probleme an anderer Stelle auslösen. Gleichzeitig bleibt die betriebliche Stabilität erhalten, weil der ERP-Kern weiterhin verlässlich seine Rolle erfüllt.
Die API-first-Strategie als Rückgrat der Modernisierung
Die Modularisierung lässt sich nur dann nachhaltig umsetzen, wenn eine klare API-first-Strategie den Rahmen vorgibt. Jede neue Funktion und jede Integration wird deshalb zunächst als Schnittstelle gedacht – unabhängig davon, ob diese intern oder extern genutzt wird. Die API ist damit nicht nur ein technischer Anhang, sondern der eigentliche Ausgangspunkt der Gestaltung.
Zentrale Vorteile standardisierter Schnittstellen
Eine API-first-Strategie bringt mehrere Vorteile mit sich. Einerseits entstehen einheitliche Kommunikationsstandards, etwa auf Basis von REST oder OData. Dadurch sprechen alle beteiligten Systeme dieselbe Sprache. Andererseits steigt die Wiederverwendbarkeit, weil einmal definierte APIs in verschiedenen Anwendungen eingesetzt werden können.
Außerdem erleichtert dieser Ansatz die Integration externer Partner und Systeme. Neue Plattformen lassen sich über standardisierte Schnittstellen anbinden, ohne dass tief in den ERP-Kern eingegriffen werden muss. Folglich verkürzt sich die Zeit bis zur Bereitstellung neuer Funktionen, da Implementierung und Integration klar strukturiert ablaufen.
Praxisbeispiel: ERP-Modernisierung über einen API-Hub
Ein anschauliches Beispiel liefert ein Einzelhändler, der seinen ERP-Kern nicht ausgetauscht, sondern über einen API-Hub modernisiert hat. Über diesen zentralen Knoten wurden interne Systeme wie CRM, Lagerverwaltung und Rechnungswesen miteinander verbunden. Gleichzeitig bindet der Hub externe Services für Versand, Zahlung und Kundenportale ein.
Dadurch konnte das Unternehmen seine Prozesslandschaft erweitern, ohne tief in das ERP-System eingreifen zu müssen. Die APIs bilden eine klar definierte Schicht zwischen Kernsystem und Peripherie. Deshalb lassen sich neue Services anbinden oder bestehende ersetzen, ohne den Monolithen permanent zu verändern.
Drei-Schichten-Architektur für strukturierte Entkopplung
Damit die wachsende Systemlandschaft übersichtlich bleibt, empfiehlt sich der Aufbau einer Drei-Schichten-Architektur. Diese Struktur trennt Datenhaltung, Prozesslogik und Benutzererlebnis. Dadurch entsteht eine klare Aufgabenteilung zwischen den Ebenen.
Datenschicht (System Layer)
In der Datenschicht liegen die Originaldaten, etwa Kundenstammdaten, Lagerbestände oder Rechnungsdaten aus dem ERP-System. Diese Schicht stellt die verbindliche Datenbasis zur Verfügung. Deshalb greift jede weitere Schicht über definierte Schnittstellen auf diese Informationen zu, statt sie zu duplizieren.
Prozessschicht (Orchestration Layer)
Die Prozessschicht bündelt APIs, um komplette Geschäftsprozesse abzubilden. Dazu gehören beispielsweise Angebotsabgaben, Bestellabwicklungen oder Reklamationsprozesse. In dieser Schicht werden einzelne Services orchestriert und zu End-to-End-Abläufen verbunden. Dadurch bleiben die Prozesse flexibel, während die Datenbasis stabil bleibt.
Erlebnisschicht (Experience Layer)
In der Erlebnisschicht findet die Interaktion mit den Benutzern statt. Dazu zählen Dashboards, Self-Service-Portale oder mobile Apps. Änderungen an der Oberfläche greifen deshalb nicht direkt in das ERP-System ein. Stattdessen nutzen sie die Prozesse und Daten, die über die unteren Schichten bereitgestellt werden. Auf diese Weise wird eine standardisierte Weiterentwicklung möglich, obwohl die IT-Landschaft insgesamt komplexer wird.
Schrittweise Integration von Cloud-Technologien
Eine modernisierte Architektur muss nicht vollständig in die Cloud umziehen. Häufig bieten sich Hybridmodelle an, in denen Teile des Systems weiterhin lokal betrieben werden, während neue Funktionen über Cloud-Plattformen ergänzt werden. Dadurch bleibt die Kontrolle über bestehende Kernsysteme erhalten, während gleichzeitig moderne Services nutzbar werden.
Hybridmodelle sinnvoll nutzen
In einem hybriden Szenario übernimmt das On-Premise-ERP weiterhin zentrale Aufgaben wie Stammdatenhaltung und Kernbuchhaltung. Ergänzende Funktionen wie Integrationen zu Online-Plattformen oder externe Services laufen dagegen in der Cloud. Die Verbindung erfolgt wiederum über APIs und Integrationsplattformen. Deshalb lässt sich der Cloud-Anteil Schritt für Schritt erhöhen, ohne einen Big-Bang-Wechsel zu riskieren.
Viele cloudbasierte Integrationslösungen stellen vordefinierte Konnektoren für typische Geschäftsanwendungen bereit. Dadurch sinkt der Aufwand für die Anbindung externer Systeme deutlich. Updates erfolgen in der Cloud, ohne dass lokale Komponenten angepasst werden müssen. Gleichzeitig bleibt die Integrationslogik zentral steuerbar, sodass neue Dienste schneller eingebunden werden können.
Außerdem erleichtern diese Plattformen häufig die Integration von Drittsystemen, etwa aus den Bereichen E-Commerce, Kundenservice oder Zahlungsabwicklung. Die entstehende hybride Architektur verbindet somit die Stabilität der bestehenden ERP-Kernsysteme mit der Flexibilität moderner Cloud-Services.
API-Governance: Leitplanken für nachhaltigen Erfolg
Mit jeder neuen API wächst die Komplexität der Landschaft. Deshalb ist eine konsequente API-Governance unverzichtbar. Sie sorgt dafür, dass Schnittstellen nicht unkontrolliert entstehen, sondern nach klaren Regeln gestaltet und betrieben werden.
Zu einer solchen Governance gehören eine zentrale Verwaltung und Katalogisierung aller APIs ebenso wie Versionierung und Deprecation-Management. Außerdem definieren Zugriffs- und Sicherheitsrichtlinien, wer welche APIs wie nutzen darf. Ergänzend stellen Monitoring und Logging sicher, dass Fehler und Auffälligkeiten sichtbar werden.
Ohne diese Leitplanken droht ein „API-Wildwuchs“. In der Folge wäre das Gesamtsystem langfristig schwerer beherrschbar als der ursprüngliche Monolith. Deshalb ist Governance kein optionales Anhängsel, sondern ein wesentlicher Baustein der Architektur-Modernisierung.
Architektur-Modernisierung als Wettbewerbsfaktor
Die Umstellung auf eine modularisierte ERP-Architektur ist mehr als ein IT-Projekt. Sie beeinflusst direkt die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Die Time-to-Market sinkt, weil neue Funktionen schneller integriert werden können. Außerdem steigt die Innovationsfähigkeit, da Technologien wie KI, RPA oder externe Plattformen einfacher angebunden werden.
Zugleich verbessert sich die Systemresilienz. Fällt ein einzelnes Modul aus, muss nicht mehr das gesamte System stillstehen. Stattdessen können andere Teile der Landschaft weiterarbeiten. Vor allem aber entsteht eine flexible ERP-Umgebung, die auf Veränderungen reagieren kann, ohne den stabilen Betrieb des Kerns zu gefährden. Genau dadurch wird aus einem einst starren Monolithen ein zukunftsfähiges Rückgrat der Unternehmensprozesse.
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]]>Der Beitrag E-Rechnung: 7 Punkte, die Unternehmer jetzt kennen müssen erschien zuerst auf SAP Business One Blog.
]]>Dieses Schreiben enthält wichtige Anpassungen und Klarstellungen – unter anderem zur Versandpflicht von E-Rechnungen durch Kleinunternehmer und zur Abgrenzung von E-Rechnungen gegenüber sonstigen Rechnungen. Die folgenden sieben Fakten helfen dabei, die bestehenden Regeln richtig einzuordnen und typische Fehlinterpretationen zu vermeiden.
1. Ihre PDF-Rechnung ist weiterhin keine E-Rechnung
Einer der hartnäckigsten Irrtümer bleibt bestehen: Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Sie wirkt zwar digital, erfüllt aber nicht die Anforderungen an eine strukturierte elektronische Rechnung.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dazu zählen Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (wie XRechnung oder ZUGFeRD), oder bilaterale Formate, sofern alle erforderlichen Daten korrekt und vollständig in ein EN-16931-konformes Format extrahiert werden können.
Eine einfache PDF-Datei oder eine Bilddatei gilt deshalb rechtlich als „sonstige Rechnung“. Sie hält zwar formale Rechnungsanforderungen ein, erfüllt jedoch nicht die speziellen Anforderungen an eine B2B-E-Rechnung.
Das neue BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 knüpft genau hier an. Es schärft die Abgrenzung zwischen E-Rechnung und sonstigen Rechnungen nochmals und macht deutlich, dass Unternehmen ihre Formate bewusst wählen und intern eindeutig klassifizieren müssen. Für den Alltag bedeutet das: Der gewohnte „Word-zu-PDF“-Workflow ist für strukturierte B2B-Prozesse keine tragfähige Option mehr.
2. Eine „kaputte“ E-Rechnung bleibt trotzdem eine Rechnung
Technische Fehler bei E-Rechnungen lassen sich trotz guter Vorbereitung nicht vollständig vermeiden. Deshalb ist entscheidend, wie das BMF mit fehlerhaften Dateien umgeht.
Gemäß den bisherigen BMF-Randziffern wird eine E-Rechnung mit Formatfehlern nicht einfach „vernichtet“. Stattdessen wird sie zur „sonstigen Rechnung in einem anderen elektronischen Format“ herabgestuft. Sie verliert zwar ihren Status als E-Rechnung, bleibt jedoch als Rechnungsdokument bestehen.
Das ist praktisch, denn es verhindert, dass bei technischen Störungen sofort kein gültiges Dokument mehr vorliegt. Gleichzeitig hat diese Fallback-Regel eine wichtige Grenze: Die unmittelbare Gültigkeit für den Vorsteuerabzug kann eingeschränkt sein. Deshalb sollte eine solche Rechnung vom Aussteller formell korrigiert werden.
Im Zusammenspiel mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 wird deutlicher, wie wichtig die Trennlinie zwischen E-Rechnung und sonstiger Rechnung ist. Unternehmen sollten daher technische Prüfroutinen einführen und zugleich klare Prozesse für Korrekturen vorhalten.
3. Die Pflicht trifft fast alle – und der Fokus liegt auf der Empfängerseite
Die ursprünglichen Regelungen machen deutlich, wie weit die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich reicht: Sie gilt für inländische Geschäfte zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern. Dazu zählen auch Kleinunternehmer, Land- und Forstwirte oder Unternehmer mit nur steuerfreien Umsätzen, etwa Vermieter. Rechnungen an diese Gruppen müssen grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden.
Die eigentliche Überraschung liegt jedoch seit Beginn auf der Empfängerseite. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass stellt klar: Jeder inländische Unternehmer, ausdrücklich einschließlich Kleinunternehmer, muss die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen empfangen zu können. „Kann ich nicht empfangen“ ist damit kein tragfähiges Argument mehr.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nimmt diese Diskussion auf, wenn es die Versandpflicht von E-Rechnungen durch Kleinunternehmer adressiert. Es bringt an dieser Stelle Klarheit in ein Thema, das in der Praxis oft für Verwirrung gesorgt hat. Unternehmer sollten diese Klarstellungen sorgfältig auswerten und ihre Kommunikations- und Vertragsbeziehungen – insbesondere mit Kleinunternehmern – entsprechend strukturieren.
4. Es gibt weiterhin wichtige Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Trotz der weitreichenden Anwendung der E-Rechnungspflicht existieren einige klar definierte Ausnahmen, die im Tagesgeschäft viel ausmachen. Laut den bisherigen Regelungen müssen folgende Dokumente nicht als E-Rechnung ausgestellt werden:
- Rechnungen über Kleinbeträge, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt
- Fahrausweise, zum Beispiel Bahn- oder Flugtickets
- Rechnungen, die von Kleinunternehmern ausgestellt werden
Diese Ausnahmen sind praktisch, weil sie alltägliche und häufige Vorgänge von der komplexeren E-Rechnungspflicht ausnehmen. Gleichzeitig dürfen Unternehmen sie nicht überdehnen. Gerade bei gemischten Vorgängen und bei regelmäßig wiederkehrenden Kleinbeträgen sollten Prozesse klar dokumentiert sein.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ändert an der grundsätzlichen Existenz dieser Ausnahmen nichts. Es unterstreicht jedoch, wie wichtig eine saubere Abgrenzung der verschiedenen Rechnungsarten ist. Dadurch steigt die Bedeutung klarer interner Richtlinien für die Frage, wann welche Rechnungsform zulässig ist.
5. Validierungssoftware ist hilfreich – aber kein Freifahrtschein
Viele Unternehmen setzen bei E-Rechnungen auf spezielle Validierungssoftware. Diese Tools prüfen, ob eine Datei die technischen Anforderungen erfüllt. Dennoch reicht ein „grünes Häkchen“ aus der Software nicht aus, um sich vollständig abzusichern.
Das BMF unterscheidet drei Fehlerarten:
- Formatfehler – die Datei entspricht nicht den technischen Vorgaben (z. B. fehlerhafte XML-Struktur).
- Geschäftsregelfehler – die Datei verstößt gegen logische Regeln (z. B. rechnerische Inkonsistenzen zwischen Steuerbetrag und Steuersatz).
- Inhaltsfehler – die Angaben sind sachlich falsch (z. B. falscher Steuersatz, obwohl die Berechnung formal korrekt ist).
Die zentrale Aussage der BMF-Randziffern lautet: Eine Validierung ersetzt nicht die Pflicht des Empfängers, die Rechnung inhaltlich zu prüfen. Software reduziert Fehlerrisiken, sie ersetzt aber keine kaufmännische Sorgfalt.
Auch vor dem Hintergrund der neuen Klarstellungen vom 15. Oktober 2025 bleibt dieser Punkt unverändert: Unternehmen brauchen sowohl technische als auch fachliche Prüfprozesse, wenn sie E-Rechnungen rechtssicher bearbeiten wollen.
6. Der Empfänger ist in der Pflicht – Ausreden funktionieren nicht mehr
Früher konnte ein Rechnungsempfänger relativ leicht auf einer Papierrechnung bestehen. Diese Zeit ist vorbei. Die neuen Regelungen verlagern die Verantwortung deutlich auf die Empfängerseite.
Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass formuliert sehr klar: Ein Unternehmer hat kein Anrecht auf eine alternative Rechnung (z. B. Papier oder einfache PDF), nur weil er technisch nicht in der Lage ist, eine E-Rechnung zu empfangen. Die Pflicht des Ausstellers gilt als erfüllt, wenn er eine korrekte E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um deren Übermittlung bemüht hat.
Für die Praxis bedeutet das:
- Unternehmen müssen proaktiv klären, wie sie E-Rechnungen empfangen.
- Sie sollten definieren, über welche Kanäle (z. B. bestimmte Formate, Portale oder Dienstleister) Rechnungen eingehen.
- Außerdem müssen sie sicherstellen, dass diese Daten in die Buchhaltung importiert werden können.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 setzt hier an, wenn es die Versand- und Empfangspflichten – insbesondere im Hinblick auf Kleinunternehmer und unterschiedliche Rechnungsarten – präzisiert. Dadurch wird nochmals deutlicher, dass die Verantwortung nicht alleine beim Aussteller liegt.
7. Unerwartete Spielräume bei der Archivierung – aber nur für die Umsatzsteuer
Die Archivierung digitaler Belege ist in vielen Unternehmen mit den strengen Vorgaben der GoBD verbunden. Deshalb überrascht eine Passage aus den bestehenden BMF-Randziffern zur E-Rechnung besonders.
Dort wird klargestellt, dass allein für Zwecke der Umsatzsteuer die Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems nicht automatisch einen Verstoß darstellt. Das schafft zunächst einen gewissen Spielraum, insbesondere für Übergangsphasen oder einfache Strukturen.
Allerdings folgt sofort der entscheidende Hinweis: Für andere steuerliche Zwecke, etwa die Einkommen- oder Körperschaftsteuer, gelten die strengen GoBD-Regeln weiterhin vollumfänglich. Wer also zu großzügige Archivierungsregeln auf Basis dieser einen Passage ableitet, riskiert Fehler bei anderen Steuerarten.
Das neue BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ändert diesen Grundsatz nicht, es schärft aber die Abgrenzung der Rechnungsarten und damit indirekt auch die Frage, welche Dokumente wie aufzubewahren sind. Unternehmen sollten deshalb ihre Archivierungsstrategie immer gesamtsteuerlich denken – nicht nur mit Blick auf die Umsatzsteuer.
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]]>Der Beitrag MARIProject 8.0.000: Neues Design, erweiterte Produktion und optimierte Prozesse erschien zuerst auf SAP Business One Blog.
]]>Darüber hinaus sorgen die neue Artikelsuchmaske, erweiterte Web-Client-Funktionen, die zusätzliche Peppol-Schnittstelle samt Validierung von X-Rechnungen und die Verbesserungen im Posteingangsbuch für effizientere Abläufe. Schließlich runden zahlreiche technische und organisatorische Ergänzungen das Upgrade ab und unterstützen einen reibungslosen Einsatz im täglichen Betrieb.
Neues Erscheinungsbild im Web Client
Mit Version 8.0.000 erhält der Web Client von MARIProject ein neues Erscheinungsbild, das sich am neuen SAP Web Client orientiert. Dadurch wirkt die Oberfläche moderner und passt sich optisch enger an die gewohnte SAP-Umgebung an.
Horizon-Designvarianten und Belize Blue
Es stehen drei Designvarianten zur Verfügung. Zum einen gibt es Morning Horizon, das sich an der Darstellung des SBO Web Clients orientiert. Zum anderen steht mit Evening Horizon eine Variante im Dark Mode bereit, die einen schwarzen Hintergrund mit weißer Schrift bietet. Zusätzlich bleibt das bisherige Design als Belize Blue erhalten, sodass es weiterhin genutzt werden kann.
Durch diese Auswahl kann jedes Unternehmen das Erscheinungsbild an die eigenen Vorlieben anpassen. Außerdem bleibt mit Belize Blue die vertraute Optik erhalten, während Morning Horizon und Evening Horizon neue Optionen für helles oder dunkles Arbeiten bieten.
Zentrale und individuelle Umstellung des Designs
Die Umstellung auf Horizon kann jeder Benutzer individuell vornehmen. Somit passt jeder Anwender den Web Client an die eigenen Sehgewohnheiten an. Gleichzeitig kann der Administrator einen Standard definieren. Dadurch lässt sich auch die Anmeldeseite zentral auf ein gewünschtes Design einstellen, was für eine einheitliche Darstellung sorgt.
Integration in den SAP / SBO Web Client
Neben dem neuen Design bringt MARIProject 8.0.000 eine engere Verbindung zum SBO Web Client mit.
MARI SBO Web Extension im Browser
Für den SBO Web Client wurde eine MARI SBO Web Extension entwickelt. Diese Integration macht ausgewählte Funktionen von MARIProject direkt innerhalb des SBO Web Clients verfügbar. Dadurch kann der Anwender im Browser beide Funktionalitäten parallel nutzen. Folglich reduziert sich der Wechsel zwischen Anwendungen, und der tägliche Ablauf wird spürbar flüssiger.
Verbesserungen im Verkaufsprozess
Auch im Verkaufsprozess bringt die neue Version eine wichtige Erweiterung, die mit der Reihenfolge von Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung zu tun hat.
Ausgangsvorausrechnung vor Lieferschein
In der Regel folgen auf eine Auftragsbestätigung zunächst der Lieferschein und anschließend die Rechnung. Wenn ein Kunde die Ware aber noch nicht abholen möchte, entsteht ein anderes Szenario. In diesem Fall soll die Rechnung bereits vor dem Lieferschein erstellt werden können.
Schreibt man eine normale Rechnung ohne Bezug auf einen Lieferschein, dann erfolgt die Lagerentnahme direkt mit der Rechnung. Mit der Ausgangsvorausrechnung ändert sich dieser Ablauf. Zwar kann die Rechnung vor dem Lieferschein erstellt werden, jedoch bleibt die Möglichkeit bestehen, den Lieferschein später nachträglich zu erzeugen. Dadurch lässt sich der Prozess flexibler gestalten, ohne sofort eine Lagerentnahme auszulösen.
Erweiterungen im Produktionsmodul
Das Produktionsmodul wurde in Version 8.0.000 deutlich ausgebaut. Dadurch stehen zusätzliche Funktionen für Planung, Erfassung und Abwicklung zur Verfügung.
Neuer Lizenzschlüssel und Behandlung von Übermengen
Für das Produktionsmodul wurde ein neuer Lizenzschlüssel eingeführt. Wenn das Produktionsmodul bereits in MARIProject eingesetzt wird, muss deshalb eine neue Lizenz eingespielt werden.
Außerdem wurde die Behandlung von Übermengen ergänzt. Damit lassen sich Produktionsszenarien abbilden, in denen mehr produziert wird als ursprünglich geplant. So können Anwender auch diese Abweichungen gezielt berücksichtigen.
Schnellerfassung von Produktionsstunden und externe Veredelung
Neu ist ebenfalls eine Schnellerfassung für Produktionsstunden. Dadurch erfassen Mitarbeiter ihre Zeiten in der Produktion zügiger. Gleichzeitig sinkt der Aufwand für die Eingabe, während die Transparenz über die geleisteten Stunden steigt.
Zusätzlich wurde die externe Veredelung von Produktionseinsätzen ergänzt. Das heißt, Produktionseinsätze können externe Veredelungsschritte enthalten, die nun im System abgebildet werden. Dadurch lassen sich auch Auslagerungen in der Produktion besser steuern.
Vorbelegung von Vertragsstücklisten
Ein weiterer Punkt betrifft die Vorbelegung der Vertragsstücklisten mit Phasen und Kostenstellen. Dadurch lassen sich wiederkehrende Strukturen im Produktionsumfeld standardisiert vorbereiten. Folglich reduziert sich der Aufwand bei der Anlage neuer Verträge und Positionen, weil wichtige Informationen bereits vorbelegt sind.
Effizientere Artikelsuche und Web-Client-Funktionen
Neben der Produktion wurden die Artikelsuche und der Web Client selbst erweitert.
Artikelsuchmaske mit SBO-Kriterien und Zusatzeigenschaften
Mit Version 8.0.000 steht eine neue Artikelsuchmaske zur Verfügung. Diese ermöglicht es, gleichzeitig nach SBO-Kriterien und nach Zusatzeigenschaften zu suchen. Dadurch wird die Suche gezielter. Außerdem lassen sich Artikel schneller finden, die sowohl bestimmte Standardmerkmale als auch spezifische Zusatzinformationen erfüllen.
Erweiterungen im Web Client
Der Web Client erhält mehrere zusätzliche Funktionen:
- Mehrere markierte Phasen lassen sich nun auch dort per Copy & Paste wiederverwenden. Dadurch kann man wiederkehrende Projektstrukturen anlegen.
- Die Einstellungsmaske für die Darstellung von QR Codes kann man jetzt ebenfalls im Web Client verwenden. Somit sind entsprechende Einstellungen nicht mehr auf andere Oberflächen beschränkt.
- Favoriten kann man direkt nach der Anmeldung öffnen. Dadurch steigt die Effizienz, weil häufig genutzte Bereiche sofort verfügbar sind.
Peppol-Schnittstelle und Posteingangsbuch
Auch im Bereich elektronischer Belege und eingehender Rechnungen wurden Funktionen gibt es in einer neuen Version.
Zweite Schnittstelle und erweiterte Steuerkennzeichen
Neu ist eine zweite Anbindung Peppol-Schnittstelle. Neben der Firma ARCO wird nun auch die Firma B2BRouter angesprochen. Die API von B2BRouter bietet dabei den Vorteil, dass X-Rechnungen direkt validiert werden können. Dadurch lassen sich Fehler früher erkennen.
Es gibt eine Erweiterung der Kennzeichen für die Steuertexte. Somit stehen mehr Optionen zur Verfügung, um steuerliche Informationen passend zu hinterlegen.
Verbesserungen im Posteingangsbuch
Im Posteingangsbuch wurden mehrere Funktionen verbessert:
- Es gibt eine optimierte Positionenanlage ws die Verarbeiten von X-Rechnungen optimiert.
- Es erfolgt eine automatische Suche nach der Bestellung und eine Zuordnung der gefundenen Positionen aus dem Einkaufsvorgang. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand, während die Datenqualität steigt.
- Außerdem warnt das System nun beim Versuch, doppelte OP-Nummern zu verarbeiten. Dadurch sinkt das Risiko von Dubletten.
Weitere Neuerungen im Überblick
Neben den großen Themen gibt es eine Reihe weiterer Anpassungen, die den täglichen Einsatz von MARIProject betreffen.
Technische und organisatorische Ergänzungen
Zu den sonstigen Neuerungen gehören:
- Die Aktualisierung der web.config ist nun per Kommandozeile möglich. Das erleichtert die technische Administration.
- Es gibt eine Sammelmappe für Anlagegüter, in die man nun auch Daten über den MARI DTW Excel Import übernehmen kann.
- Die Umgebung/Landschaft kann jetzt direkt aus dem Kundenstamm angelegt werden, wodurch Stammdatenprozesse straffer werden.
- Aus der Belegsuche Verkaufsbelege kann man mehrere Belege in einem Schritt drucken oder als E-Mail verschicken. Dadurch lassen sich Serienprozesse effizienter abwickeln.
- Die Belegsuche und Belegdarstellung zeigt Belege mit dem Kennzeichen „Storniert“ sowie die zugehörigen Stornobelege nun korrekt an. Dadurch verbessert sich die Transparenz über stornierte Vorgänge.
MARIProject 8.0.000: Neues Design, erweiterte Produktion und optimierte Prozesse
MariProject / Tool für die E-Rechnung
MARIProject 7.5 : Was gibt es Neues?
MARIProject – Version 7.3.000
MARIProject – Version 7.2.000
Neu Version MARIProject 7.1.000
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]]>Der Beitrag Datenqualität & KI : KI kann nur so gut sein wie Ihre Daten erschien zuerst auf SAP Business One Blog.
]]>Warum schlechte Daten jede KI ausbremst
KI-Modelle erkennen Muster, erstellen Prognosen und liefern Optimierungsvorschläge. Sie arbeiten jedoch ausschließlich mit den Daten, die sie vorfinden. Wenn diese Daten unvollständig, widersprüchlich oder veraltet sind, produziert die KI Ergebnisse, die bestenfalls nutzlos und schlimmstenfalls geschäftsschädigend sind. Gerade mittelständische Unternehmen erleben das sehr direkt bei Absatzprognosen, Stammdatenprozessen oder automatisierten Workflows.
Ein einfaches Beispiel macht die Auswirkungen greifbar: Existieren im ERP-System mehrere Lieferanteneinträge mit unterschiedlichen Schreibweisen, Adressen oder Zahlungsbedingungen, dann sieht die KI kein einheitliches Gegenüber. Stattdessen erhält sie fragmentierte Informationen. In der Folge entstehen falsche Bestellvorschläge, ungenaue Liquiditätsberechnungen oder fehlerhafte Auswertungen. Die Ursachen liegen dabei nicht in der KI, sondern in der Datenbasis.
Deshalb reicht es nicht, nur neue KI-Tools einzuführen. Unternehmen müssen zuerst sicherstellen, dass die zugrunde liegenden Daten konsistent, aktuell und eindeutig sind. Sonst verstärkt KI lediglich bestehende Probleme, anstatt Mehrwert zu schaffen.
Datenprobleme in gewachsenen ERP-Landschaften
Die meisten Datenprobleme entstehen nicht auf einen Schlag, sondern schleichend. Unterschiedliche Vorsysteme, Importprozesse und manuelle Eingaben sorgen dafür, dass sich Stammdaten über die Jahre hinweg voneinander entfernen. Außerdem werden Regeln oft informell gelebt, aber selten verbindlich dokumentiert. Dadurch ist die Datenlage im Tagesgeschäft schwer einschätzbar.
Typische Effekte sind:
- Unterschiedliche Schreibweisen für denselben Geschäftspartner
- Dubletten bei Artikeln, Kunden oder Lieferanten
- Fehlende oder falsch gepflegte Attribute
- Veraltete Einträge, die nie bereinigt oder archiviert wurden
Diese Muster ziehen sich durch viele monolithische ERP-Installationen. Folglich werden Berichte ungenau, Workflows instabil und KI-Anwendungen unsicher. Deshalb ist eine systematische Bereinigung und Integration der Daten einer der ersten Hebel, um Verbesserungen zu erzielen.
Datenintegration und -bereinigung: Der erste Hebel für Verbesserungen
Datenintegration und -bereinigung setzen genau an dieser Stelle an. Sie schaffen aus gewachsenen, heterogenen Beständen eine konsistente Datenbasis. Moderne, KI-unterstützte Verfahren analysieren Strukturen, erkennen abweichende Schreibweisen und identifizieren Dubletten – oft zuverlässiger als manuelle Prüfungen. Dadurch lassen sich große Datenvolumina in überschaubarer Zeit konsolidieren.
Ein anschauliches Beispiel zeigt die Wirkung: Ein Unternehmen stand vor der Aufgabe, rund 800.000 Artikelbezeichnungen zu überarbeiten. Eine manuelle Bearbeitung hätte etwa sieben Jahre beansprucht. Mithilfe generativer KI ließ sich die Aufgabe um 95 Prozent beschleunigen. So entstand innerhalb von sechs Monaten eine konsistente Artikelstammbasis, die für weitere ERP-Modernisierungsschritte essenziell war.
Dieses Beispiel verdeutlicht, dass Datenbereinigung nicht nur ein technisches Thema ist. Sie hat direkte wirtschaftliche Auswirkungen, weil sie Projektdauer, Fehlerquote und Nutzbarkeit von KI-Anwendungen stark beeinflusst. Wer hier gezielt investiert, reduziert Aufwand in allen nachfolgenden Phasen – von Automatisierung über Analytics bis hin zu Predictive-Maintenance-Szenarien.
Stammdaten-Governance: Struktur statt Zufall
Eine einmalige Bereinigung reicht jedoch nicht aus. Gute Datenqualität entsteht nur dann dauerhaft, wenn klare Governance-Strukturen existieren. Stammdaten-Governance definiert Verantwortlichkeiten, Rechte und Prozesse, damit Daten langfristig konsistent bleiben. Unternehmen sollten dabei drei Grundprinzipien berücksichtigen:
- Rollen- und Rechtekonzept
Fachbereiche erhalten klare Zuständigkeiten für die Pflege bestimmter Stammdatenbereiche. Dadurch ist eindeutig, wer welche Informationen anlegt, ändert oder freigibt. - Vier-Augen-Prinzip für kritische Änderungen
Für sensible Informationen gilt ein Freigabeprozess, bei dem ein zweiter Mitarbeiter Änderungen prüft. So sinkt die Fehleranfälligkeit bei besonders geschäftskritischen Daten. - Audit-Trails für Transparenz
Jede Änderung wird lückenlos dokumentiert. Dadurch lassen sich historische Anpassungen nachvollziehen, und die Organisation gewinnt Transparenz über Datenherkunft und -entwicklung.
Diese Mechanismen verhindern, dass alte Gewohnheiten nach der Modernisierung wieder zu neuen Inkonsistenzen führen. Zudem sorgen sie dafür, dass das System stabil bleibt und neue KI- oder Automatisierungslösungen auf einer verlässlichen Datenbasis aufsetzen können.
Ein Vergleich aus der Praxis hilft beim Verständnis: Wenn ein Unternehmen jahrelang in eine Maschine investiert, aber die Wartung vernachlässigt, verschlechtert sich die Leistung trotz moderner Technologie. Genauso verhält es sich mit ERP-Daten – ohne Governance kehren alte Fehler automatisch zurück.
Bewertung historischer Daten: Was behalten, was ignorieren?
Ein weiterer kritischer Punkt ist der Umgang mit historischen Daten. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sie sämtliche historischen Daten in neue Systeme übernehmen müssen. Diese Annahme führt zu hohen Kosten, unnötigen Komplexitäten und längeren Projektdauern. Tatsächlich sind nur ausgewählte Datenbestände für KI oder ERP-relevante Prozesse wirklich wertvoll.
Deshalb sollten Unternehmen systematisch prüfen:
- Welche Daten werden aktuell aktiv genutzt?
- Welche Informationen sind geschäftskritisch oder regulatorisch vorgeschrieben?
- Welche Bestände können archiviert oder ausgeschlossen werden?
In der Praxis sind meist nur Stammdaten, offene Vorgänge und relevante Informationen der letzten drei bis sieben Jahre entscheidend. Ältere Daten lassen sich archivieren, ohne die Modernisierung zu beeinträchtigen. Dadurch entstehen schlankere Datenmigrationsprojekte, weniger Fehlerquellen und eine deutlich beschleunigte Einführung von KI-Anwendungen.
Warum Phase 2 eine zentrale Voraussetzung für KI-Erfolg ist
Datenqualität wirkt sich auf alle nachfolgenden Phasen der ERP-Modernisierung aus. Ohne eine robuste Datenbasis lassen sich weder APIs effektiv nutzen noch Automatisierungsprozesse stabil implementieren. Außerdem funktionieren LLM-basierte Assistenten, Vorhersagemodelle und Prozessanalysen nur dann zuverlässig, wenn die zugrunde liegenden Informationen korrekt und konsistent sind.
Phase 2 bietet daher einen doppelten Vorteil:
- Technisch: KI-Systeme arbeiten zuverlässiger und liefern belastbare Ergebnisse, weil sie auf einer bereinigten und strukturierten Datenbasis aufsetzen.
- Organisatorisch: Datenpflegeprozesse werden standardisiert und durch Governance abgesichert, wodurch langfristige Stabilität entsteht.
Unternehmen, die gezielt in diese Phase investieren, schaffen nicht nur ein technisches Fundament. Sie entwickeln Daten zu einer strategischen Ressource. Dadurch werden Informationen zu einem aktiven Werttreiber der ERP-Modernisierung, anstatt als Last oder Risiko wahrgenommen zu werden.
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]]>Die Ausgangslage: Warum eine strategische Analyse unverzichtbar ist
Viele mittelständische Unternehmen arbeiten seit zehn oder fünfzehn Jahren mit denselben ERP-Strukturen. Im Laufe der Zeit kamen Custom-Codes, Zusatzmodule, Workarounds und Abhängigkeiten hinzu. Dadurch entsteht ein technischer Flickenteppich, der zwar funktionsfähig ist, aber jede Erweiterung erschwert. Daher sollten Unternehmen zu Beginn prüfen:
- Welche Module sind geschäftskritisch?
- Wo entstehen Prozessbrüche, Redundanzen oder manuelle Tätigkeiten?
- Welche Bereiche profitieren am stärksten von KI-Unterstützung?
- Welche Abhängigkeiten und Risiken bestehen im Code und in Schnittstellen?
Ein praktisches Beispiel verdeutlicht die Notwendigkeit dieser Analyse: Ein Industriebetrieb plante eine KI-basierte Bedarfsprognose. Bei genauer Systeminspektion zeigte sich jedoch, dass die relevanten Bewegungsdaten veraltet, unvollständig und fehlerhaft waren. Statt die Prognose zu verbessern, hätte die KI lediglich schlechte Daten schneller verarbeitet. Daher musste zunächst eine grundlegende Bereinigung erfolgen. Dieses Beispiel zeigt, warum die Ursachen vor den Lösungen verstanden werden müssen.
Von der Bestandsaufnahme zur Zielarchitektur: Klarheit durch strukturierte Fragen
Ein strukturiertes Vorgehen verhindert operative Blindheit. Daher sollten Unternehmen die Analyse systematisch in drei Schritte gliedern:
- Prozessinventur: Fachabteilungen beschreiben Abläufe, Engpässe und Datennutzung.
- Systeminventur: IT bewertet Module, Custom-Codes, Schnittstellen und technische Schulden.
- Wirtschaftliche Bewertung: Geschäftsführung und Controlling prüfen Potenziale und Risiken.
Durch diese Kombination entsteht ein gemeinsames Bild. Gleichzeitig reduziert sie Konflikte, da alle Beteiligten dieselbe Ausgangsbasis nutzen. Dieser gemeinsame Blick ist für die KI-Strategie essenziell, da KI-Projekte nur dann Nutzen stiften, wenn sie die wichtigsten Werttreiber adressieren.
KI-Governance: Der oft unterschätzte Schlüssel zum Erfolg
Die Einführung von KI in ERP-Prozessen bringt Chancen, aber auch Verantwortung. Daher benötigen Unternehmen eine Governance-Struktur, die sowohl Risiken steuert als auch Transparenz schafft. Eine gute Governance klärt:
- Wer verantwortet KI-Entscheidungen?
- Welche Daten dürfen verwendet werden?
- Wie werden Modelle überwacht und überprüft?
- Welche regulatorischen Vorgaben gelten?
Besonders wichtig ist der Human-in-the-Loop-Ansatz. Bei kritischen Entscheidungen, etwa Bonitätsprüfungen, Produktionsplanung oder Preisgestaltung, sollte KI niemals autonom handeln. Ein Mensch validiert Ergebnisse, beurteilt Ausnahmen und trifft finale Entscheidungen. Dieser Mechanismus schützt Unternehmen vor Fehlsteuerungen und stärkt Vertrauen in KI-gestützte Prozesse.
Ein Beispiel aus der Praxis zeigt den Nutzen: Ein Handelsunternehmen setzte KI zur Dispositionsoptimierung ein. Durch menschliche Freigabeprozesse wurden kritische Abweichungen schnell erkannt. Dadurch ließ sich das System stabil einführen, ohne das Risiko fehlerhafter Bestellvorschläge zu erhöhen. Governance war somit kein Hindernis, sondern ein Enabler.
Die Rolle der Führung: Transformation braucht eine klare Vision
Technische Modernisierung funktioniert nur, wenn die Führungsebene eine klare Richtung vorgibt. Dazu gehört:
- Die Vision einer modularen, KI-gestützten Systemlandschaft
- Ein Commitment zu Datenqualität und Prozessstandardisierung
- Mut, Prioritäten konsequent umzusetzen
- Frühzeitige Kommunikation gegenüber Mitarbeitern
Viele Transformationsprojekte scheitern nicht an Technologie, sondern an Unsicherheit. Wenn Mitarbeiter nicht wissen, warum sich etwas ändert, blockieren sie neue Arbeitsweisen. Daher sollte die Geschäftsführung frühzeitig erklären, wie die Modernisierung das Unternehmen stärkt, welche Vorteile entstehen und wie die Mitarbeitenden eingebunden werden.
Ein anschauliches Beispiel: Ein Maschinenbauer kommunizierte die ERP-Strategie zunächst nur innerhalb der IT. Die Fachbereiche fühlten sich übergangen und lehnten neue Prozesse ab. Erst nach einer intensiven Kommunikationsrunde verbesserten sich Akzeptanz und Zusammenarbeit. Dieses Beispiel zeigt, warum Vision und Beteiligung unverzichtbar sind.
Warum Phase 1 der entscheidende Hebel ist
Die erste Phase definiert, wohin ein Unternehmen will und warum es diesen Weg gehen sollte. Außerdem legt sie fest, wie KI verantwortungsvoll eingesetzt wird und welche Bereiche zuerst profitieren sollen. Durch eine klare Governance wird verhindert, dass KI isolierte Insellösungen erzeugt. Gleichzeitig schaffen Analyse und Vision eine solide Grundlage für alle weiteren Phasen.
Wer Phase 1 sauber umsetzt, spart später Zeit, Kosten und Komplexität. Unternehmen, die darauf verzichten, bauen Lösungen ohne Fundament. Dadurch entstehen neue Silos, unkontrollierte Risiken und teure Nachbesserungen. Daher bildet diese Phase die wichtigste Voraussetzung für eine moderne, skalierbare und KI-gestützte ERP-Landschaft.
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]]>Das starre Korsett gewachsener ERP-Systeme
Ein monolithisches ERP-System ist eine eng gekoppelte, in sich geschlossene Anwendung. Historisch gesehen wurden solche Systeme oft als Insellösungen für einzelne Abteilungen entwickelt und später über manuelle oder fehleranfällige Schnittstellen mit anderen Altsystemen verbunden. Folglich führt diese Struktur zu einer starren, schwerfälligen IT-Landschaft, die den heutigen Anforderungen der Digitalisierung nicht mehr gerecht wird. Die moderne Unternehmensführung hingegen erfordert mehr Agilität, Flexibilität und damit die Fähigkeit, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren.
Um fundierte Modernisierungsstrategien zu entwickeln, ist es unerlässlich, die spezifischen Probleme und strukturellen Schwächen dieser gewachsenen Systemlandschaften zu verstehen. Nur auf dieser Basis können Unternehmen einen zukunftsfähigen Weg einschlagen, der ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichert.
Problemanalyse: Warum monolithische ERPs zur Innovationsbremse werden
Die Identifikation der Schwachstellen veralteter ERP-Systeme ist von strategischer Dringlichkeit, da diese Systeme oft nicht nur ineffizient sind, sondern sich zu einem aktiven Hindernis für Wachstum und Innovation entwickeln. Sie binden wertvolle Ressourcen, verlangsamen Prozesse und verhindern dadurch die Einführung neuer Geschäftsmodelle, was die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens direkt untergräbt. Folglich sind die zentralen Herausforderungen, mit denen sich mittelständische Unternehmen konfrontiert sehen, vielfältig und tiefgreifend.
• Hohe Wartungs- und Betriebskosten: Hohe Wartungskosten stellen für viele Unternehmen eine der größten Herausforderungen dar. Diese Kosten verschlingen oft den Löwenanteil des IT-Budgets, das dann für strategische Innovationen fehlt. Hinzu kommen hohe Supportkosten, die für Altsysteme anfallen, deren Technologie nicht mehr dem aktuellen Stand entspricht.
• Mangelnde Flexibilität und Agilität: Monolithische Architekturen sind nur schwer an neue Geschäftsanforderungen oder veränderte Marktbedingungen anpassbar. Daher ist der Bedarf an mehr Agilität und Flexibilität ein zentraler Treiber für die Modernisierung. Denn standardisierte 08/15-Prozesse, die von starren Systemen vorgegeben werden, generieren selten echte Mehrwerte oder Alleinstellungsmerkmale im Wettbewerb.
• Veraltete Technologie und Funktionslücken: Viele Altsysteme sind technologisch überholt und bieten dementsprechend nur unzureichende Funktionalitäten. Daher müssen Funktionslücken oft durch manuelle Workarounds oder zusätzliche Insellösungen geschlossen werden, was wiederum die Komplexität und Ineffizienz weiter erhöht.
• Integrationsprobleme und Daten-Silos: Die Verbindung mehrerer unterschiedlicher Systeme über fehleranfällige Schnittstellen führt zum sogenannten „Multiplattform Problem“. Infolgedessen sind Daten nicht durchgängig verfügbar, und es entstehen Inkonsistenzen sowie isolierte Daten-Silos in den einzelnen Abteilungen. Dies wiederum verhindert eine ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen und erschwert somit datengestützte Entscheidungen.
• Eingeschränkter mobiler Zugriff: Die Möglichkeit, mobil und ortsunabhängig auf ERP-Daten und -Funktionen zuzugreifen, ist darüber hinaus Unternehmen ein Hauptgrund für eine Modernisierung. Traditionellen monolithischen Systemen fehlt diese Fähigkeit oft gänzlich, was die Produktivität, insbesondere von Mitarbeitern im Außendienst oder in der Lagerlogistik, stark einschränkt.
ERP-System vom Bremsklotz zum Innovationstreiber
Trotz dieser gravierenden Nachteile gibt es etablierte strategische Ansätze, um eine Modernisierung erfolgreich zu gestalten und das ERP-System vom Bremsklotz zum Innovationstreiber zu wandeln.
Strategische Lösungswege zur Modernisierung
Für die Modernisierung eines monolithischen ERP-Systems existiert kein universeller Königsweg. Vielmehr hängt die Wahl der richtigen Strategie von individuellen Faktoren wie dem Unternehmenskontext, der vorhandenen IT-Landschaft, der Risikobereitschaft und dem verfügbaren Budget ab. Grundsätzlich lassen sich jedoch drei Hauptstrategien unterscheiden, die Unternehmen zur Verfügung stehen
Inkrementelle Modernisierung durch Dekomposition
Anstatt einer risikoreichen „Big Bang“-Migration, bei der das gesamte System auf einmal ersetzt wird, ermöglicht die inkrementelle Modernisierung eine schrittweise Ablösung des Monolithen. Dies geschieht, weil dieser Ansatz das Projektrisiko erheblich reduziert.
- Das Strangler-Fig-Muster (Würgerfeigenmuster) ist ein bewährter Ansatz für diesen Prozess. Benannt nach der Würgerfeige, die einen Wirtsbaum langsam umschlingt und schließlich ersetzt, werden hierbei einzelne Systemfunktionen schrittweise neu geschrieben und als eigenständige Services ausgelagert. Auf diese Weise wird der Funktionsumfang des Altsystems nach und nach reduziert, bis es am Ende vollständig außer Betrieb genommen werden kann.
- Eine Methode zur Umsetzung dieses Musters ist das „Zerlegen nach Geschäftsfähigkeit“ (Decomposition by Business Capability). Dabei werden neue Microservices entlang etablierter Geschäftsfunktionen wie Vertrieb, Marketing oder Kundenservice entwickelt. Folglich stellt dieser Ansatz sicher, dass die neue Architektur eng am Geschäftsmodell ausgerichtet ist.
Die folgende Tabelle fasst die zentralen Vor- und Nachteile dieses Vorgehens zusammen:
| Vorteile | Nachteile |
| Reduziert das mit großen Migrationen verbundene Risiko. | Erfordert ein tiefes Verständnis des gesamten Geschäfts, um Funktionen korrekt zu identifizieren. |
| Führt zu einer stabilen, zukunftsfähigen Microservices-Architektur. | Erhöhte Komplexität bei der Koordination von Teams und Diensten, insbesondere bei zirkulären Abhängigkeiten zwischen den neuen Microservices. |
| Entwicklungsteams arbeiten funktionsübergreifend und wertorientiert. | Die Abstimmung der Teams auf die exakten Funktionen der Endbenutzer kann sich als schwierig erweisen. |
Umstieg auf Cloud- und SaaS-ERP-Lösungen
Der Trend zur Nutzung von Cloud-basierten ERP-Lösungen ist unverkennbar, wenngleich jedoch eine reine „Alles in die Cloud“-Strategie selten ist. Stattdessen ermöglicht diese hybride Strategie Unternehmen, sich dem Thema Cloud behutsam zu nähern, indem der bestehende On-Premises-ERP-Kern beibehalten und durch neue, flexible Cloud-Funktionen erweitert wird, um somit die Vorteile beider Welten zu kombinieren.
Die Hauptgründe für die Einführung einer Cloud-Strategie :
- Kürzere Implementierungszeit: schnellere Inbetriebnahme im Vergleich zu On-Premises-Installationen ein entscheidender Vorteil.
- Möglichkeit zur Überführung vorhandener Prozesse: Die Option, etablierte und bewährte Prozesse in die Cloud zu überführen
- Reduzierung der IT-Kosten: die Senkung der Betriebs- und Wartungskosten der primäre Treiber.
- Mobiler und ortsunabhängiger Zugriff: Die Möglichkeit, jederzeit und von überall auf Daten und Funktionen zugreifen zu können
Risiken und typische Fallen bei der ERP-Modernisierung
ERP-Einführungsprojekte sind hochkomplex, und daher ist das Risiko einer Fehlimplementierung erheblich. Tatsächlich kann ein Scheitern nicht nur zu Budgetüberschreitungen führen, sondern auch den operativen Betrieb empfindlich stören. Folglich ist ein proaktives und strukturiertes Risikomanagement kein optionaler Zusatz, sondern vielmehr ein entscheidender Erfolgsfaktor. Die Risiken lassen sich dabei in allgemeine Projektrisiken und strategiespezifische Fallstricke unterteilen.
Allgemeine Projektrisiken
Folgende allgemeine Risikobereiche identifizieren:
- Organisatorische Risiken: Hierzu zählen ein Mangel an qualifiziertem Personal für das Projekt oder unvorhergesehene Mitarbeiterengpässe, die den Projektfortschritt gefährden.
- Technische Risiken: Ein typisches technisches Risiko ist die Inkompatibilität des neuen Systems mit der bestehenden IT-Infrastruktur, was zu unvorhergesehenen Integrationsproblemen führen kann.
- Terminliche und kapazitive Risiken: Eine häufige Fehlerquelle ist die Unterschätzung des tatsächlichen Aufwands, was zu erheblichen Projektverzögerungen und Ressourcenengpässen führt.
- Kosten- und Nutzen-Risiken: Budgetüberschreitungen sind ein klassisches Projektrisiko. Ebenso gefährlich ist die Gefahr, dass der erwartete Nutzen der Investition am Ende nicht realisiert wird.
- Menschliche oder psychologische Risiken: Hierzu zählt der Widerstand der Mitarbeiter gegen neue Prozesse, der oft aus Angst vor Veränderung oder mangelnder Einbindung entsteht und den Erfolg des gesamten Projekts untergraben kann.
Strategiespezifische Fallstricke
Je nach gewähltem Modernisierungsweg treten spezifische Herausforderungen auf:
- Bei Cloud/SaaS-ERP: Die Nutzung von standardisierten Cloud-Lösungen birgt das Risiko des Verlusts prozessualer Alleinstellungsmerkmale, die einen Wettbewerbsvorteil darstellen.
- Bei Open-Source-ERP: Der größte Nachteil ist der fehlende Herstellersupport. Dies erfordert ein tiefes internes technisches Verständnis zur Fehlerbehebung und Weiterentwicklung. Zudem besteht das Risiko „versteckter Kosten“, die durch unvorhergesehenen Entwicklungs- und Debugging-Aufwand entstehen können.
- Bei inkrementeller Modernisierung: Eine zentrale Schwierigkeit besteht zunächst darin, die Geschäftsfunktionen für die Zerlegung korrekt zu identifizieren. Außerdem kann die Koordination der Entwicklungsteams komplex werden, insbesondere wenn zirkuläre Abhängigkeiten zwischen den neuen Services bestehen.
Vorgehensmodell in fünf Phasen
Eine erfolgreiche ERP-Einführung erfordert einen strukturierten, phasenweisen Ansatz, um die hohe Komplexität zu beherrschen und damit Fehlimplementierungen zu vermeiden. Daher bietet dieses Fünf-Phasen-Modell einen generischen und praxiserprobten Leitfaden, der Unternehmen dabei unterstützt, den gesamten Projektlebenszyklus von der Vorbereitung bis zum operativen Betrieb zu steuern
1. Projektvorbereitung
◦ Ziel: In dieser initialen Phase werden die Grundlagen für das gesamte Projekt gelegt. Es geht darum, den Rahmen abzustecken, klare Ziele zu definieren und das Fundament für eine erfolgreiche Umsetzung zu schaffen.
◦ Aufgaben:
- Zusammenstellung eines schlagkräftigen Projektteams
- Definition der Projektziele nach dem SMART-Ansatz
- Durchführung eines offiziellen KickOff-Meetings für alle Beteiligten
- Definition der technischen Anforderungen an die Infrastruktur
- Systematische Risikoabschätzung und Erstellung einer Risikomatrix
- Erstellung eines detaillierten Projektzeitplans
2. Business Blueprint
◦ Ziel: Diese Phase ist das Herzstück der Konzeption. Hier werden die Geschäftsprozesse, die im neuen System abgebildet werden sollen, detailliert analysiert und dokumentiert. Das Ergebnis ist eine exakte Spezifikation der Anforderungen.
◦ Aufgaben:
- Prozessanalyse und -definition (Ist-Analyse der bestehenden Abläufe)
- Systemanalyse zur Gestaltung der zukünftigen IT-Landschaft
- Datenanalyse zur Sicherstellung der Datenqualität und Planung der Datenbereinigung
- Detaillierte Anforderungsdefinition und Erstellung des Lastenhefts
- Durchführung einer ersten, fundierten Kostenanalyse
3. Umsetzung (Realisierung)
◦ Ziel: Das System wird technisch implementiert, konfiguriert und an die im Business Blueprint definierten, unternehmensspezifischen Anforderungen angepasst.
◦ Aufgaben:
- Erstellung des Designs der Implementierung (technisches Pflichtenheft)
- Anpassung des Systems durch Entwicklung und Customizing
- Parallele Installation und Konfiguration des späteren Echtsystems
- Implementierung eines umfassenden Sicherheitskonzepts
- Finale und detaillierte Planung des Go-Live
4. Testphase
◦ Ziel: Die Sicherstellung der Funktionalität, Stabilität und Benutzerfreundlichkeit des neuen Systems unter realitätsnahen Bedingungen, bevor es in den produktiven Einsatz geht.
◦ Aufgaben:
- Durchführung des Testbetriebs mit migrierten Stammdaten
- Organisation eines Probebetriebs (oft als paralleler Betrieb von Alt- und Neu-System zur Fehleridentifikation)
- Planung und Durchführung von umfassenden Mitarbeiterschulungen
5. Operativer Betrieb und Go-Live
◦ Ziel: Das neue System wird produktiv gesetzt (oft als „Big Bang“) und in den laufenden Betrieb überführt. Gleichzeitig werden Prozesse für Wartung und kontinuierliche Verbesserung etabliert.
◦ Aufgaben:
- Durchführung des finalen Go-Live
- Etablierung eines professionellen IT-Servicemanagements (z. B. nach ITIL)
- Organisation von Wartung und Support für den laufenden Betrieb
- Offizieller Projektabschluss und finale Dokumentation
Die konsequente Einhaltung dieses strukturierten Vorgehens ist entscheidend, um die Projektrisiken zu kontrollieren und den Erfolg der Modernisierungsinitiative sicherzustellen.
Strategische Empfehlungen
Die Modernisierung monolithischer ERP-Systeme ist für den Mittelstand weniger eine Frage des „Ob“, sondern vielmehr eine des „Wie“. Tatsächlich ist die Transformation von starren, kostspieligen Altsystemen zu flexiblen, agilen Plattformen unumgänglich, um in einer zunehmend digitalisierten Welt wettbewerbsfähig zu bleiben.
Wie dargelegt, stehen Unternehmen verschiedene strategische Optionen zur Verfügung: einerseits die risikoarme inkrementelle Modernisierung, andererseits der Umstieg auf skalierbare Cloud- und SaaS-Lösungen oder die Implementierung anpassbarer Open-Source-Systeme. Dabei gilt: Die richtige Wahl ist keine rein technische Entscheidung, sondern hängt maßgeblich von den individuellen Unternehmenszielen, der vorhandenen Prozesslandschaft, der Risikotoleranz und den verfügbaren finanziellen und personellen Ressourcen ab.
Abschließend lässt sich festhalten, dass der Erfolg einer ERP-Modernisierung weniger von der gewählten Technologie als vielmehr von einem disziplinierten, phasenweisen Vorgehen abhängt. Ein strukturiertes Modell, wie das hier skizzierte, schafft die notwendige Transparenz und Kontrolle, um ein derart komplexes Projekt zu steuern. Insbesondere einer gründlichen Planungs- und Analysephase (dem Business Blueprint) kommt daher eine entscheidende Bedeutung zu. Denn nur wenn die Anforderungen und Prozesse von Beginn an klar definiert sind, können Risiken minimiert, Kosten kontrolliert und somit der strategische Nutzen der Investition maximiert werden.
Monolithische ERP-Systeme im Mittelstand: Herausforderungen, Lösungswege und Risikomanagement
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Business Process Reengineering vor ERP Einführung
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ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 9
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]]>Was bedeutet Verifactu für Ihr Unternehmen?
Verifactu bildet den Rechtsrahmen für die digitale Rechnungsstellung in Spanien. Die Verordnung verpflichtet Unternehmen dazu, jede ausgestellte Rechnung rückverfolgbar, integer und unveränderbar zu dokumentieren. Folglich müssen alle Rechnungsdaten für die spanische Steuerbehörde AEAT jederzeit überprüfbar sein.
Die Verordnung verfolgt mehrere zentrale Ziele. Zunächst soll sie Steuerbetrug und Rechnungsmanipulationen wirksam verhindern. Darüber hinaus ermöglicht sie der AEAT, ausgestellte Rechnungsdaten in Echtzeit oder auf Anfrage zu prüfen. Außerdem fördert das System ein vertrauensvolles Umfeld zwischen Unternehmen, Kunden und Verwaltung durch sichere Technologien wie elektronische Signaturen und QR-Codes.
Die Verordnung orientiert sich dabei an Empfehlungen der OECD und der Europäischen Union. Sie modernisiert somit nicht nur die Buchhaltung und Steuerverwaltung, sondern verbessert auch die administrative Effizienz von Unternehmen. Zudem erleichtert sie die Anbindung an die elektronischen Plattformen der AEAT erheblich.
Welche Unternehmen müssen Verifactu umsetzen?
Die Verifactu-Verordnung betrifft grundsätzlich alle natürlichen und juristischen Personen, die wirtschaftliche Aktivitäten ausüben und Rechnungen über ERP-Systeme oder Rechnungsprogramme ausstellen. Die Unternehmensgröße oder Branchenzugehörigkeit spielt dabei keine Rolle.
Konkret umfasst dies mehrere Unternehmenstypen. Selbstständige, Kleinstunternehmen und KMU müssen die Vorschriften einhalten, sofern sie ein ERP-System oder spezielle Software zur Rechnungsstellung verwenden. Ebenso fallen große Unternehmen mit Unternehmensmanagementsystemen unter die Regelung. Darüber hinaus betrifft Verifactu auch Freiberufler wie Anwälte, Architekten oder Berater, die Rechnungen an ihre Kunden ausstellen.
Dennoch existiert eine wichtige Ausnahme. Unternehmen, die bereits am System zur sofortigen Informationsübermittlung (SII) teilnehmen, sind von der Anwendung dieser Verordnung befreit. Ihr Rechnungsstellungssystem ist nämlich bereits direkt und permanent mit der Steuerbehörde verbunden. Somit erfüllen diese Unternehmen die Transparenzanforderungen bereits durch das bestehende System.
Für alle anderen gilt jedoch: Wenn Ihr Unternehmen nicht unter das SII-System fällt und Sie ein ERP- oder IT-System für die Rechnungsstellung nutzen, müssen Sie die Verifactu-Vorschriften in den kommenden Monaten umsetzen.
Fristen und Zeitplan: Bis wann müssen Sie handeln?
Die Verordnung legt einen gestaffelten Zeitplan für die Anpassung fest. Diese Fristen zu kennen ist entscheidend, um Strafen zu vermeiden und die rechtzeitige Einhaltung sicherzustellen.
Der 1. Juli 2025 markiert die erste wichtige Deadline. Bis zu diesem Datum müssen Hersteller und Vertreiber von Rechnungsstellungssoftware ihre Lösungen an die Anforderungen der Verifactu-Verordnung angepasst haben. Ab diesem Zeitpunkt dürfen sie ausschließlich Produkte anbieten, die den Vorschriften entsprechen. Diese Frist betrifft daher primär Softwareanbieter und ERP-Partner.
Der 1. Januar 2026 stellt den nächsten Meilenstein dar. Ab diesem Datum müssen Unternehmen, die der Körperschaftsteuer unterliegen, Rechnungen mit Verifactu-kompatiblen ERPs oder Systemen ausstellen. Diese Unternehmen haben folglich nur noch wenige Monate Zeit, ihre Systeme umzustellen oder zu aktualisieren.
Schließlich gilt der 1. Juli 2026 als finale Frist für alle anderen Unternehmen. Selbstständige und KMU müssen bis dahin Systeme eingeführt haben, die Verifactu entsprechen. Diese Staffelung bietet zwar einen angemessenen Vorbereitungszeitraum, dennoch ist eine frühzeitige Vorbereitung ratsam.
Unternehmen sollten daher bereits jetzt mit der Planung beginnen. Die technische Umstellung, Mitarbeiterschulung und Testphasen benötigen ausreichend Vorlauf. Wer rechtzeitig handelt, vermeidet Stress und potenzielle Compliance-Probleme.
Technische Anforderungen an Verifactu-konforme ERP-Systeme
Um die Verifactu-Vorschriften zu erfüllen, muss das ERP- oder Rechnungsstellungssystem spezifische technische Funktionen bereitstellen. Jede Rechnung muss rückverfolgbar, fälschungssicher und für die Steuerbehörde leicht überprüfbar sein.
Unveränderbarkeit und Integrität bilden die Grundlage des Systems. Jeder Rechnungsdatensatz muss einen digitalen Fingerabdruck (Hash) enthalten und elektronisch signiert werden. Dadurch lassen sich Änderungen nicht spurlos vornehmen. Das System dokumentiert somit jede Manipulation sofort.
Vollständige Rückverfolgbarkeit erfordert die chronologische Verknüpfung aller Rechnungen. Jede neue Rechnung muss die Informationen aus der vorherigen enthalten. Folglich entsteht eine lückenlose Kette, die Manipulationen verhindert und die Prüfbarkeit gewährleistet.
Aufbewahrung und Zugänglichkeit der Daten sind ebenfalls verpflichtend. Die Systeme müssen die Daten in einem elektronisch lesbaren Format speichern. Außerdem müssen sie exportierbar sein und während der gesetzlich festgelegten Frist zugänglich bleiben.
Die Generierung eines QR-Codes auf jeder Rechnung ermöglicht der AEAT die direkte Überprüfung. Dieser Code enthält alle relevanten Rechnungsinformationen in verschlüsselter Form. Somit kann die Steuerbehörde Rechnungen unmittelbar validieren.
Kompatibilität mit der AEAT stellt eine weitere zentrale Anforderung dar. Das System muss sich mit der elektronischen Plattform der Steuerbehörde verbinden können. Dadurch erfolgt die Übermittlung der Rechnungsdaten automatisch oder auf Anfrage.
Die Ereignisprotokollierung vervollständigt die technischen Anforderungen. Das System muss wichtige Ereignisse und Vorgänge wie Exporte, Anomalien oder Sicherungskopien protokollieren. Dies gewährleistet die Kontrolle und Rückverfolgbarkeit des gesamten Prozesses.
SAP Business One: Bereits Verifactu-ready
SAP Business One erfüllt bereits alle Anforderungen der Verifactu-Verordnung. Der Patch 2505 für Version 10 integriert sämtliche notwendigen Funktionen direkt ins System. Unternehmen, die SAP B1 nutzen oder einführen möchten, erhalten somit eine sofort einsetzbare, konforme Lösung.
Das System bietet volle Kompatibilität mit Verifactu im Modul „Elektronische Dokumente”. Diese Integration ermöglicht einen nahtlosen Übergang ohne aufwändige Zusatzentwicklungen. Darüber hinaus generiert SAP Business One automatisch QR-Codes und elektronische Signaturen (Hash) auf jeder Rechnung. Diese Automatisierung reduziert manuelle Prozesse und minimiert Fehlerquellen erheblich.
Die neuen Layouts von Crystal Reports sind bereits an die Vorschriften angepasst. Folglich entsprechen alle ausgestellten Rechnungen automatisch den gesetzlichen Formatvorgaben. Zudem verfügt das System über spezielle Konnektoren im Elektronischen Dokumentendienst (EDS), die Daten direkt an die AEAT senden.
Die detaillierte Konfiguration nach Dokumenttyp, Serie, Zertifikat und Exportformat ermöglicht eine präzise Anpassung an individuelle Unternehmensanforderungen. Außerdem hat SAP Validierungs- und Überwachungstools in seinen EDS integriert. Diese Tools verschaffen Unternehmen die vollständige Kontrolle über den Status ihrer Datensätze.
Handeln Sie jetzt
Die Verifactu-Fristen rücken näher. Unternehmen sollten daher bereits jetzt ihre Systeme überprüfen und notwendige Anpassungen planen. SAP Business One bietet eine bewährte, konforme Lösung, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Partner wie Artesap unterstützen bei der Migration in die Cloud-Umgebung oder bei der Aktualisierung von On-Premise-Installationen. Wer rechtzeitig vorbereitet ist, vermeidet nicht nur Strafen, sondern profitiert auch von effizienteren, digitalisierten Prozessen in der Buchhaltung.
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]]>Während viele mittelständische Unternehmen noch aus Sorge vor Datenschutzverstößen und dem Verlust von Geschäftsgeheimnissen zögern, nutzen ihre Mitarbeiter längst Tools wie ChatGPT. Diese sogenannte „Schatten-KI” hat sich im Arbeitsalltag etabliert. Dieses Zögern zwischen Innovationsdruck und rechtlicher Unsicherheit führt in vielen Organisationen zu einem gefährlichen Stillstand. Doch die Realität von künstlicher Intelligenz und Datenschutz ist weitaus nuancierter, als die meisten annehmen. Dieser Artikel deckt vier der größten Mythen auf und zeigt, wie der Weg zu einem sicheren und konformen KI-Einsatz aussehen kann.
Mythos 1: “Anonym” ist immer anonym
Die rechtliche Grauzone der Anonymität
Die gängige Annahme ist simpel: Daten sind entweder personenbezogen oder sie sind es nicht. In der Realität ist die Frage, wann Daten wirklich als anonym gelten, jedoch Gegenstand einer intensiven juristischen Debatte. Der Grund für diese Unschärfe liegt darin, dass moderne Techniken der Datenverknüpfung es ermöglichen, auch vermeintlich anonymisierte Daten wieder einer Person zuzuordnen.
In der juristischen Diskussion stehen sich daher zwei Hauptpositionen gegenüber: Einerseits die “absolute Auffassung”, nach der eine Re-Identifizierung unter absolut keinen Umständen mehr möglich sein darf. Andererseits die “relative Auffassung”, bei der eine Re-Identifizierung praktisch ausgeschlossen sein muss. Bislang haben Gerichte und Datenschutzbehörden diese Frage nicht abschließend geklärt. Das bedeutet: Es gibt aktuell keine universell als sicher anerkannte Methode zur Anonymisierung.
Der kontextbezogene Ansatz
Statt sich auf eine vermeintlich absolute Anonymität zu verlassen, müssen Unternehmen einen kontextbezogenen Ansatz verfolgen. Für Geschäftsführer und IT-Verantwortliche bedeutet dies, im Sinne der Rechenschaftspflicht nach Artikel 5 Absatz 2 DSGVO die eigene Risikobewertung sorgfältig zu dokumentieren. Außerdem sollten die gewählten Anonymisierungstechniken und die Begründung, warum eine Re-Identifizierung im spezifischen Kontext als praktisch unmöglich erachtet wird, detailliert festgehalten werden.
Diese Dokumentation schützt nicht nur rechtlich, sondern zwingt Organisationen auch dazu, sich intensiv mit den tatsächlichen Risiken auseinanderzusetzen. Darüber hinaus ermöglicht sie eine nachvollziehbare Entscheidungsfindung bei der Implementierung von KI-Systemen.
Mythos 2: “Cloud-KI ist tabu – und eine eigene KI ist unbezahlbar”
Das wahre Risiko bei Cloud-Lösungen
Die rechtliche Unsicherheit bei der Anonymisierung ist ein wesentlicher Grund, warum Unternehmen Cloud-Lösungen misstrauen. Doch das Problem ist nicht die Technologie an sich, sondern die Jurisdiktion des Anbieters. Werden Daten auf Servern von US-Anbietern verarbeitet, besteht das Risiko eines Zugriffs durch US-Behörden aufgrund von Gesetzen wie dem Cloud Act. Dieser erlaubt US-Behörden den Zugriff auf Daten, selbst wenn diese auf europäischen Servern gespeichert sind.
Diese Sorge ist ein zentraler Hinderungsgrund für viele Unternehmen. Sie befürchten, dass sensible Geschäftsgeheimnisse über ein KI-Modell an die Konkurrenz gelangen könnten. Diese Angst ist nachvollziehbar: Sobald Unternehmensdaten das eigene Rechenzentrum verlassen, sinkt die Kontrolle über deren Verwendung erheblich.
Lokale KI als praktikable Alternative
Die überraschende Alternative liegt in lokalen Open-Source-KI-Modellen. Diese können im eigenen Rechenzentrum oder bei einem europäischen Cloud-Anbieter gehostet werden, was volle Datenkontrolle und DSGVO-Konformität gewährleistet. Dies ist nicht nur eine defensive Sicherheitsmaßnahme, sondern eine strategische Entscheidung.
Sie ermöglicht eine überlegene, maßgeschneiderte Performance durch die Optimierung von Modellen auf Basis eigener, qualitativ hochwertiger Unternehmensdaten. Dass dieser Weg nicht unbezahlbar sein muss, zeigt eine Case Study aus der Praxis: Eine deutsche Kommune hat eine lokale KI-Infrastruktur für eine Arbeitsgruppe von 20 bis 30 Nutzern für nur circa 10.000 EUR aufgebaut. Folglich ist die Investition in lokale KI-Lösungen auch für mittelständische Unternehmen durchaus realistisch.
Mythos 3: “Was die KI einmal gelernt hat, vergisst sie nie”
Das Recht auf Vergessenwerden gilt auch für KI
Das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO ist ein Grundpfeiler des Datenschutzes und gilt auch für Daten, die zum Training eines KI-Modells verwendet wurden. Auf den ersten Blick scheint dies eine unüberwindbare technische Hürde zu sein. Doch auch hier gibt es Lösungsansätze, die jedoch rechtlich und technisch präzise unterschieden werden müssen.
Technische Lösungsansätze
Eine Methode zur Umsetzung eines Löschanspruchs ist das sogenannte “Nachtraining” oder Retraining. Dabei werden die internen Parameter des Modells gezielt so angepasst, dass eine bestimmte Information nicht mehr aus dem Modell ableitbar ist. Dies ist technisch komplex, zielt aber auf eine tatsächliche Entfernung der Information ab.
Davon zu unterscheiden ist der Einsatz von nachgeschalteten Filtern, die unerwünschte Ergebnisse blockieren, bevor sie den Nutzer erreichen. Die Datenschutzkonferenz stellt hierzu klar, dass das Unterdrücken von Ausgaben mittels Filtern nicht generell eine Löschung im Sinne von Artikel 17 DSGVO darstellt, da die Information im Modell selbst potenziell erhalten bleibt.
Auch wenn der Prozess anspruchsvoll ist, zeigen diese Ansätze, dass sich selbst komplexe KI-Technologien mit fundamentalen Grundrechten in Einklang bringen lassen. Unternehmen müssen jedoch genau prüfen, welche Methode sie einsetzen und diese Entscheidung dokumentieren.
Mythos 4: “Die KI übernimmt die Kontrolle und trifft alle Entscheidungen”
Die gesetzliche Vorschrift des Human-in-the-Loop
Die Vorstellung, dass Algorithmen allein über das Schicksal von Menschen entscheiden, ist beunruhigend. Die DSGVO schiebt dem jedoch einen klaren Riegel vor. Artikel 22 verbietet grundsätzlich ausschließlich automatisierte Einzelentscheidungen, die eine erhebliche rechtliche oder ähnliche Wirkung für die betroffene Person haben.
Das Prinzip des Human-in-the-Loop ist hier entscheidend. Eine menschliche Beteiligung muss mehr sein als ein formelles Abnicken eines KI-Vorschlags. Der Mensch im Prozess muss einen tatsächlichen Entscheidungsspielraum haben. Das Gesetz behält somit bewusst den Menschen als letzte Instanz für kritische Entscheidungen bei, um Verantwortung zu sichern und Individuen vor einer rein maschinellen Beurteilung zu schützen.
Praktische Umsetzung im Unternehmensalltag
Bei einer KI-gestützten Bewerberauswahl darf beispielsweise nicht allein der Algorithmus über Absagen entscheiden. Ein Personalverantwortlicher muss die finale, begründete Entscheidung treffen und die KI-Empfehlung aktiv überprüfen und überstimmen können. Gleiches gilt etwa bei einer automatisierten Kreditwürdigkeitsprüfung.
Diese Anforderung bedeutet für Unternehmen, dass sie ihre Prozesse so gestalten müssen, dass qualifizierte Mitarbeiter die KI-Empfehlungen kritisch bewerten können. Außerdem müssen sie die Kompetenz und die Zeit haben, eine eigenständige Entscheidung zu treffen. Dies erfordert entsprechende Schulungen und klare Verantwortlichkeiten in der Organisation.
Vom Zögern zur Gestaltung: Der Weg zur datenschutzkonformen KI-Nutzung
Die datenschutzkonforme Nutzung von KI ist kein unüberwindbares Hindernis, sondern eine Gestaltungsaufgabe. Für diese existieren bereits rechtliche Rahmenbedingungen und überraschend praktische technische Lösungen. Pauschale Verbote beruhen oft auf falschen Annahmen, die den Blick auf machbare und sichere Einsatzszenarien verstellen.
Mittelständische Unternehmen sollten den Schritt wagen und KI-Systeme gezielt und datenschutzkonform einsetzen. Dabei hilft es, die vier aufgedeckten Mythen im Hinterkopf zu behalten: Anonymität ist kontextabhängig, lokale KI ist bezahlbar, das Recht auf Vergessenwerden ist technisch umsetzbar und der Mensch bleibt die letzte Entscheidungsinstanz.
Statt also zu fragen, ob Unternehmen KI datenschutzkonform nutzen können, lautet die entscheidende Frage für die Zukunft: Wie gestalten sie ihren Einsatz so, dass er nicht nur gesetzeskonform ist, sondern echtes Vertrauen bei Mitarbeitern und Kunden schafft? Diese Frage sollte jede Organisation für sich beantworten und dabei proaktiv die Chancen nutzen, die KI-Technologien bieten.
KI im Unternehmen: 4 Mythen über die DSGVO
SAP Business One “DSGVO Version” 9.3 Patch4
DSGVO praxisnah & unterhaltend
DSGVO und ERP: Risiken und Herausforderungen
Finanzbuchhaltung 2025 – Infos & Änderungen
Berechtigungen in SAP Business One
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]]>1. Der Wandel zur digitalen Rechnung in Europa
1.1. Der übergeordnete Rahmen: ViDA als treibende Kraft
Die europaweite Einführung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) erfolgt nicht zufällig, sondern basiert dagegen auf einer klaren strategischen Ausrichtung: „VAT in the Digital Age“ (ViDA) als eine Initiative der Europäischen Union. Ziel dieser Maßnahme ist es, das Mehrwertsteuersystem innerhalb der EU grundlegend zu modernisieren und gleichzeitig zentrale Schwachstellen zu beseitigen. Dazu zählt insbesondere die sogenannte Mehrwertsteuerlücke . Das meint die Differenz zwischen geschätzten und tatsächlich vereinnahmten Umsatzsteuerbeträgen. Diese betrug im Jahr 2020 EU-weit rund 99 Milliarden Euro. Mit ViDA sollen Umsatzsteuerbetrug dabei wirksamer bekämpft, Transparenz erhöht und die digitale Transformation der Steuererhebung vorangetrieben werden. Zugleich schafft die Initiative den regulatorischen Rahmen für einheitliche und verpflichtende E-Invoicing-Verfahren in allen Mitgliedstaaten.
1.2. Die zentrale Herausforderung: Ein harmonisiertes Ziel, aber fragmentierte Wege
ViDA verfolgt ein klares Ziel: die schrittweise Harmonisierung der elektronischen Rechnungsstellung in Europa. Das hat im grenzüberschreitenden B2B-Bereich bis zum Jahr 2030 eine besondere Bedeutung. Gleichzeitig erlaubt die Initiative jedoch den Mitgliedstaaten, eigenständig nationale Vorschriften für die verpflichtende E-Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr einzuführen oder zu beschleunigen. Daraus ergibt sich ein komplexes Spannungsfeld. Denn während der Endzustand einheitlich gedacht ist, verlaufen die Wege dorthin unterschiedlich schnell und unterschiedlich strukturiert.
Für international tätige Unternehmen bedeutet dies: Sie müssen sich parallel auf zahlreiche nationale Vorgaben einstellen, die sich in technischen Formaten, Übermittlungswegen und Zeitplänen erheblich unterscheiden können. Die operative Umsetzung dieser regulatorischen Vielfalt stellt dabei aktuell die größte Herausforderung dar. Das gilt insbesondere im Hinblick auf Systemarchitektur, Prozessdesign und Compliance.
Die nachfolgenden Abschnitte analysieren einerseits die technologischen Gemeinsamkeiten, die den Rahmen für ein interoperables E-Invoicing bilden, und andererseits die zentralen Unterschiede in den nationalen Umsetzungsmodellen, die maßgeblich zur bestehenden Komplexität beitragen.
2. Die gemeinsamen technologischen Grundlagen
2.1. EN 16931: Die gemeinsame Sprache der E-Rechnung
Der europäische Standard EN 16931 definiert ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen. Demnach legt er fest, welche strukturierten Informationen eine E-Rechnung enthalten muss, damit man sie über Ländergrenzen hinweg korrekt interpretieren und automatisiert verarbeiten kann kann. Damit bildet EN 16931 die technische Referenz für nahezu alle nationalen E-Invoicing-Mandate innerhalb der EU.
In der Praxis zeigt sich jedoch: Obwohl der Standard eine einheitliche Grundlage schafft, bleibt Spielraum für nationale Anpassungen. Diese erfolgen über sogenannte Core Invoice Usage Specifications (CIUS), der länderspezifische Profilierungen des Standards. Eine CIUS kann zusätzliche Datenfelder einführen oder bestehende Elemente restriktiver auslegen, um landesspezifische Anforderungen zu erfüllen.
Beispiele dafür sind die XRechnung in Deutschland oder die FatturaPA in Italien. Dies sind beides Varianten, die auf EN 16931 basieren, jedoch voneinander abweichen. Diese Variantenvielfalt ist die Hauptursache für die technische Fragmentierung innerhalb der EU.
Für Unternehmen bedeutet das: Eine zentrale „Einheitsvorlage“ auf Basis von EN 16931 reicht nicht aus. ERP-Systeme müssen vielmehr in der Lage sein, pro Zielland jeweils gültige, CIUS-konforme XML-Dateien zu erzeugen, die den jeweiligen nationalen Validierungsregeln standhalten.
2.2. Das PEPPOL-Netzwerk: Der De-facto-Standard für den Austausch
Während EN 16931 definiert, welche Inhalte eine E-Rechnung aufweisen muss, regelt das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online), wie diese Rechnungen sicher und standardisiert übermittelt werden. Dabei handelt es sich nicht um eine zentrale Plattform, sondern um ein interoperables Rahmenwerk aus technischen Spezifikationen, Governance-Regeln und zertifizierten Dienstleistern.
Zentrales Prinzip ist das sogenannte Vier-Ecken-Modell, das eine strukturierte und skalierbare Kommunikation zwischen Sender und Empfänger ermöglicht:
- Ecke 1 – Absender: Ein Unternehmen erzeugt die E-Rechnung in seinem ERP- oder Buchhaltungssystem.
- Ecke 2 – Access Point des Absenders: Die Rechnung wird an den PEPPOL-zertifizierten Access Point des Absenders übermittelt.
- Ecke 3 – Access Point des Empfängers: Der Access Point des Empfängers nimmt die Nachricht aus dem PEPPOL-Netzwerk entgegen.
- Ecke 4 – Empfänger: Die Rechnung wird elektronisch in das System des Empfängers eingebunden und weiterverarbeitet.
Der große Vorteil dieses Modells liegt dabei in seiner Skalierbarkeit: Unternehmen müssen lediglich eine einzige Verbindung zu einem zertifizierten Access Point aufbauen. Über diesen Zugang können sie mit allen anderen PEPPOL-Teilnehmern kommunizieren – unabhängig vom Standort oder eingesetzten System des Partners.
Trotz dieser einheitlichen technologischen Basis entstehen in der Praxis große Unterschiede. Dies geschieht insbesondere durch die nationalen Verfahrensvorgaben, Zuständigkeiten und Umsetzungsmodelle.
3. Die Verfahrensmodelle im Vergleich: Der entscheidende Unterschied
Die Wahl des Verfahrensmodells bestimmt, wie stark der Staat in den Rechnungsprozess eingreift und überdies welche Kontrollmechanismen er etabliert. Von der reinen nachträglichen Prüfung bis zur Freigabe jeder einzelnen Rechnung durch eine staatliche Plattform ist die Bandbreite groß.
| Modell | Beschreibung | Grad der staatlichen Kontrolle | Beispielländer |
| Centralized Clearance (CTC) | Rechnungen müssen vor oder während des Versands an den Käufer von einer zentralen staatlichen Plattform validiert werden. | Sehr hoch | Italien (SdI), Polen (KSeF) |
| Decentralized CTC (Y-Modell) | Rechnungen werden über private, akkreditierte Anbieter (PDPs) ausgetauscht, die Rechnungsdaten an eine zentrale staatliche Plattform melden. | Hoch | Frankreich (PPF + PDPs) |
| Real-Time Reporting (RTIR) | Rechnungen werden direkt zwischen den Partnern ausgetauscht. Die Rechnungsdaten müssen jedoch zeitgleich an die Steuerbehörde gemeldet werden. | Mittel | Ungarn (NAV) |
| Post-Audit | Rechnungen werden direkt zwischen Partnern ausgetauscht (oft via PEPPOL), ohne staatliche Freigabe. Die Prüfung erfolgt nachträglich (Audits). | Niedrig | Deutschland, Belgien |
Diese Modelle werden in den folgenden Länderprofilen in der Praxis angewendet und zeigen die Vielfalt der europäischen E-Invoicing-Landschaft.
4. Detaillierte Länderprofile im direkten Vergleich
4.1. Deutschland
- Modell: Post-Audit. Kein zentrales Meldesystem.
- Zeitplan (B2B):
- Ab 01.01.2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen.
- Ab 01.01.2027: Pflicht zum Versand für Unternehmen > 800.000 € Umsatz.
- Ab 01.01.2028: Pflicht zum Versand für alle übrigen Unternehmen.
- Technische Standards: XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X.
- Austauschkanal: Keine Vorschrift, aber empfohlen: PEPPOL
- Archivierung: 10 Jahre im Originalformat gemäß GoBD.
4.2. Frankreich
- Modell: Decentralized CTC (“Y-Modell”).
- Zeitplan (B2B):
- Ab 01.09.2026: Empfangspflicht für alle; Versandpflicht für große Unternehmen.
- Ab 01.09.2027: Versandpflicht für KMU und Kleinstunternehmen.
- Technische Standards: Factur-X, UBL, CII.
- Austauschkanal: Obligatorisch über akkreditierte private Plattformen (PDPs), die mit der staatlichen Plattform (PPF) verbunden sind.
- Zusatzanforderung: E-Reporting-Pflicht für B2C- und grenzüberschreitende Transaktionen.
4.3. Italien
- Modell: Centralized Clearance (CTC).
- Zeitplan (B2B/B2C): Seit dem 01.01.2019 für fast alle Unternehmen verpflichtend; seit 2024 universell.
- Technischer Standard: Ein einziges, striktes Format: FatturaPA (XML).
- Austauschkanal: Ausschließlich über die zentrale Regierungsplattform “Sistema di Interscambio” (SdI).
- Archivierung: 10 Jahre nach dem strengen “Conservazione Sostitutiva”-Verfahren.
4.4. Polen
- Modell: Centralized Clearance (CTC).
- Zeitplan (B2B):
- Ab 01.02.2026: Pflicht für große Steuerzahler (>200 Mio. PLN Umsatz).
- Ab 01.04.2026: Pflicht für alle anderen Steuerzahler.
- Technischer Standard: Ein einziges nationales XML-Format: e-Faktura.
- Austauschkanal: Ausschließlich über die zentrale Regierungsplattform “Krajowy System e-Faktur” (KSeF).
- Besonderheit: Die KSeF-Plattform übernimmt die gesetzliche Archivierung der Rechnungen für 10 Jahre.
Nach dieser Detailansicht bietet die folgende Tabelle einen schnellen, zusammenfassenden Überblick über die wichtigsten Länder.
5. Gesamtübersicht: Die wichtigsten Länder auf einen Blick
Die folgende Übersicht fasst die entscheidenden Unterschiede zusammen und verdeutlicht auf einen Blick die klare Trennlinie zwischen den strengen Clearance-Modellen in Süd- und Osteuropa und den auf Interoperabilität setzenden Post-Audit-Systemen in West- und Nordeuropa.
| Land | Umfang | Modell | Startdatum (B2B) | Zentrale Plattform/Netzwerk | Format(e) |
| Italien | B2G, B2B, B2C | Centralized Clearance | 2019 | Sistema di Interscambio (SdI) | FatturaPA XML |
| Frankreich | B2G, B2B | Decentralized CTC | Sept. 2026 (Welle 1) | PPF (Hub) + PDPs (Netzwerk) | Factur-X, UBL, CII |
| Polen | B2G, B2B | Centralized Clearance | Feb. 2026 (Welle 1) | KSeF | e-Faktura (XML) |
| Deutschland | B2G, B2B | Post-Audit | Jan. 2025 (Empfang) | Dezentral (PEPPOL empfohlen) | XRechnung, ZUGFeRD |
| Spanien | B2G, B2B | Interoperability | Vorauss. 2026+ | Öffentliche/Private Plattformen | Facturae (B2G), TBD (B2B) |
| Belgien | B2G, B2B | Post-Audit | Jan. 2026 | PEPPOL (Standardnetzwerk) | Peppol BIS 3.0 |
Diese Momentaufnahme fasst die aktuelle Situation zusammen. Der Blick richtet sich nun auf die bevorstehenden Entwicklungen und die Zukunft der E-Rechnung in Europa.
6. Ausblick: Die Roadmap 2026-2028 und die Zukunft nach ViDA
6.1. Zeitstrahl der wichtigsten Fristen
Die Periode von 2026 bis 2028 markiert eine kritische Transformationsphase, in der eine kritische Masse von Volkswirtschaften ihre B2B-Mandate aktiviert. Die folgende Zeitleiste dient als strategischer Fahrplan für die Priorisierung von Implementierungsprojekten:
- 2026: Mandate in Polen (Februar/April), Frankreich (September), Belgien (Januar) und Kroatien (Januar) treten in Kraft.
- 2027: Die zweite Welle der Versandpflicht startet in Frankreich (September), während in Deutschland die erste Welle für größere Unternehmen beginnt (Januar).
- 2028: Deutschland weitet die Versandpflicht auf alle Unternehmen aus (Januar).
6.2. Die langfristige Konvergenz
Die aktuelle Phase der Fragmentierung mit ihren vielen nationalen Insellösungen ist nur vorübergehend. Das übergeordnete Ziel der ViDA-Initiative, bis 2030 eine verpflichtende E-Rechnung für den grenzüberschreitenden Handel einzuführen, wird die nationalen Systeme unweigerlich zur Interoperabilität zwingen. Dies bedeutet, dass selbst heute geschlossene Ökosysteme wie das italienische SdI oder das polnische KSeF gezwungen sein werden, sich für den grenzüberschreitenden Verkehr zu öffnen und mit pan-europäischen Standards interoperabel zu werden – eine Entwicklung, die wahrscheinlich die Rolle von Netzwerken wie PEPPOL als Brückentechnologie weiter stärken wird.
Für Unternehmen ist die strategische Schlussfolgerung unmissverständlich: Eine technologische Ausrichtung auf das Datenmodell EN 16931 und das PEPPOL-Netzwerk ist die einzig zukunftssichere Strategie. Ansätze, die auf proprietären, länderspezifischen Protokollen basieren, bergen nicht nur das Risiko der Ineffizienz, sondern werden in der kommenden, harmonisierten europäischen E-Invoicing-Landschaft zwangsläufig obsolet.
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]]>Der Beitrag Vom Datengrab zur Denkfabrik: KI in ERP-Systemen erschien zuerst auf SAP Business One Blog.
]]>ERP-Systeme galten lange als digitale Archivare – stabil und verlässlich, aber rückwärtsgewandt. Sie speicherten vergangenheitsbezogene Daten, ohne Impulse für die Zukunft zu liefern. Mit dem Einzug Künstlicher Intelligenz (KI) ändert sich das grundlegend: ERP-Systeme entwickeln sich zu lernfähigen Systemen, die Handlungsempfehlungen geben und Entscheidungen vorbereiten.
Wenn Ihre ERP-Software plötzlich mitdenkt
Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) entstehen dadurch neue Chancen. Laut einer McKinsey-Studie kann der Einsatz von KI im ERP-Kontext Entscheidungsprozesse um bis zu 40 % beschleunigen und operative Kosten um 20 % senken.
Die folgenden fünf Erkenntnisse zeigen, warum die Integration von KI in ERP-Systeme mehr ist als ein technologischer Trend – sie ist ein strategischer Wendepunkt für den Mittelstand.
1. Vom Rückspiegel zur Vorschau: ERP-Systeme werden vorausschauend
Traditionelle ERP-Lösungen liefern vergangenheitsorientierte Kennzahlen. KI erweitert diese Perspektive: Aus einem „System of Record“ wird ein „System of Foresight“. Anstatt nur Ist-Zahlen abzubilden, ermöglichen Algorithmen präzise Vorhersagen – zum Beispiel bei:
- Absatzprognosen auf Basis historischer Verkaufsdaten, Markttrends und sogar Social-Media-Stimmungen.
- Liquiditätsvorschau, durch die Analyse offener Forderungen, Zahlungsziele und saisonaler Schwankungen.
- Predictive Maintenance, bei der Sensordaten zur frühzeitigen Wartungsplanung genutzt werden.
Der Effekt: Unternehmen handeln früher, schneller und gezielter – mit direkter Auswirkung auf Stabilität und Wettbewerbsfähigkeit.
2. KI ist kein Privileg für Großunternehmen
Die Vorstellung, dass KI nur mit Data Scientists, Speziallösungen und hohen Budgets realisierbar ist, ist überholt. Moderne Cloud-ERP-Systeme bieten integrierte KI-Funktionen, die ohne Zusatzprogrammierung nutzbar sind.
Zudem ermöglichen Low-Code- und No-Code-Plattformen wie Power Automate oder Make die einfache Integration von KI-Workflows – per Drag & Drop, ohne tiefes technisches Wissen.
Diese Demokratisierung hat eine klare Folge: Nicht die IT-Ressourcen entscheiden über den Erfolg, sondern die Bereitschaft zur Prozessinnovation.
3. Datenqualität ist das Nadelöhr jeder KI-Initiative
„Garbage in, garbage out“ gilt in besonderem Maße für KI im ERP-Kontext. Die Wirksamkeit von Algorithmen hängt unmittelbar von der Qualität der zugrundeliegenden Daten ab. Fehlerhafte, unvollständige oder inkonsistente Datensätze führen zu falschen Prognosen – mit potenziell gravierenden Folgen für Planung und Steuerung.
Studien zeigen, dass mangelhafte Datenqualität zu den häufigsten Ursachen für gescheiterte ERP-Projekte zählt. Unternehmen sollten die Datenpflege nicht als Nebenprojekt, sondern als strategisches Fundament behandeln.
4. Die versteckten Kosten: KI ist kein reines Lizenzmodell
Die Einführung von KI-Funktionalitäten ist mit mehr verbunden als einmaligen Lizenzgebühren. Wer nur die Oberfläche der Kosten betrachtet, läuft Gefahr, die Total Cost of Ownership (TCO) zu unterschätzen. Zu berücksichtigen sind insbesondere:
- API- und Nutzungsgebühren für cloudbasierte KI-Services
- Wartungskosten für Modelle und Workflows
- Aufwände für Datenmanagement und Datenschutz
- Schulungs- und Change-Aufwände im Unternehmen
Gerade bei wachsendem Nutzungsvolumen kann die Skalierung zu einem unerwarteten Kostentreiber werden.
5. Mehr als Automatisierung: KI stärkt Resilienz und Nachhaltigkeit
Oft wird KI mit Effizienzsteigerung gleichgesetzt. Dabei liegt der strategische Mehrwert in der Stärkung unternehmerischer Resilienz und nachhaltiger Transformation. Zwei zentrale Potenziale:
- Krisenfrüherkennung durch automatisierte Risikoanalysen (z. B. Lieferengpässe, Preisschwankungen, geopolitische Ereignisse).
- Nachhaltigkeitsmonitoring über automatisierte CO₂-Bilanzen und Optimierungspotenziale in der Lieferkette.
KI wird damit zum strategischen Partner – nicht nur für Effizienz, sondern für Zukunftsfähigkeit.
Schluss: Strategischer Handlungsbedarf für den Mittelstand
Die Integration von KI in ERP-Systeme ist längst Realität. KMU, die jetzt investieren, sichern sich nachhaltige Vorteile – in Agilität, Entscheidungsqualität und Resilienz.
Doch der Erfolg hängt nicht allein von der Technologie ab, sondern von klaren Voraussetzungen: saubere Daten, realistische Kostenkalkulationen und konkrete Anwendungsziele. Wer diese Punkte berücksichtigt, verwandelt sein ERP-System in einen echten Mitdenker.
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]]>Der Beitrag SAP Business One Roadmap: 5 überraschende Wahrheiten erschien zuerst auf SAP Business One Blog.
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Doch ein genauer Blick in die offizielle SAP Business One Roadmap zeichnet ein völlig anderes Bild. Statt eines statischen Systems, das lediglich gepflegt wird, offenbart sich eine dynamische, offene und überraschend moderne Plattform. Die Strategie geht weit über die reine Verwaltung von Geschäftsprozessen hinaus und positioniert SAP Business One als zukunftsfähigen digitalen Kern für das moderne KMU. Was also hält die Zukunft für die über 83.000 Kunden weltweit wirklich bereit? Die Antwort darauf ist weitaus spannender, als viele vielleicht vermuten.
1. Die Zukunft ist im Browser: Der Web Client ist mehr als nur eine neue Oberfläche
Eine der zentralen Investitionen von SAP fließt direkt in den Web Client, und das aus gutem Grund. Dieser ist weit mehr als nur eine optische Auffrischung des klassischen Clients. Er ist eine komplett neue Benutzeroberfläche, die auf dem modernen SAP Fiori Design System basiert und in jedem nativen Webbrowser ohne Installation lauffähig ist.
Bereits heute deckt dabei der Web Client eine beeindruckende Bandbreite an Kernprozessen ab und ermöglicht ein durchgängiges Arbeiten:
- Vertriebs- und Einkaufsbelege: Vom kompletten Prozess von Angeboten bis zu Rechnungen, einschließlich Rahmenverträgen und wiederkehrender Transaktionen.
- CRM, Service und Zeiterfassung: Verwaltung von Kundenbeziehungen, Serviceabrufen und Projektzeiten.
- Grundlegende Finanzprozesse: Zugriff auf Kontenplan, Journalbuchungen, Buchungsvorlagen und wiederkehrende Buchungen.
- Bestandsbuchungen: Wareneingänge, Warenausgänge, Inventurzählungen, Umlagerungen und Stücklisten.
Dieser Wandel ist fundamental. Es geht nicht nur um ein neues Aussehen, sondern um einen Paradigmenwechsel in Sachen Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit. Moderne Analysefunktionen wie List-View-Analysen, verknüpfte Sichten und benutzerdefinierte Abfragen sind direkt in die Oberfläche integriert. Für Unternehmen senkt dieser Schritt die Einstiegshürden für neue Mitarbeiter erheblich und ermöglicht flexibles Arbeiten von jedem Ort der Welt . Das ist ein entscheidender Vorteil in der heutigen Arbeitswelt.
2. Kein Monolith: SAP B1 wird zur offenen Plattform für KI und Low-Code
Die Vorstellung von SAP Business One als einem geschlossenen System ist überholt. Die Roadmap zeigt deutlich, dass sich die Lösung zu einem erweiterbaren Kern entwickelt, der sich nahtlos in eine moderne Technologielandschaft einfügt. Die zentralen „Digital Enablers“ dafür sind die SAP Business Technology Platform (SAP BTP) und SAP Build.
Mit SAP Build können Unternehmen und Partner mit „drag-and-drop simplicity“ eigene Apps erstellen, Prozesse automatisieren und Business-Sites gestalten. Diese Öffnung macht SAP Business One „bereit für die Adaption von KI-Services“. Die Roadmap nennt konkrete Beispiele:
- Document Information Extraction: Ein KI-Service, der Eingangsrechnungen automatisch ausliest und die manuelle Dateneingabe drastisch reduziert.
- SAP Build Process Automation: Befreit Mitarbeiter von repetitiven, fehleranfälligen Aufgaben durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen.
Hier geht es nicht nur darum, Zugang zu neuer Technologie zu erhalten, sondern darum, die Arbeitsweise fundamental zu verändern. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung mit Document Information Extraction spart nicht nur Zeit, sondern befreit einen wertvollen Mitarbeiter von stundenlanger manueller Dateneingabe. Damit kann er sich auf das Lieferantenbeziehungsmanagement oder die Cashflow-Analyse konzentrieren. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen mit SAP Build reduziert nicht nur Fehler, sondern stellt sicher, dass ein benutzerdefinierter Genehmigungsprozess für hochwertige Aufträge jedes einzelne Mal eingehalten wird, was die internen Kontrollen stärkt.
3. Langfristige Sicherheit: Version 11 ist für 2027 geplant
Eine häufige Sorge bei etablierter Software ist die Frage nach der langfristigen Investitionssicherheit. Wird die Plattform auch in fünf oder zehn Jahren noch weiterentwickelt? Die offizielle SAP Business One Roadmap liefert hier eine unmissverständliche Antwort: Ja. Das Engagement von SAP zeigt sich nicht nur in großen zukünftigen Versionen, sondern auch im konstanten Strom von Updates für die aktuelle Version 10, mit einem klaren Zeitplan für Feature Packages in den kommenden Jahren (FP 2602, FP 2608 usw.).
Als klares Bekenntnis zur Zukunft ist nach diesen kontinuierlichen Verbesserungen laut Roadmap die Version 11 für das Jahr 2027 geplant. Dieser langfristige Horizont beweist, dass SAP fest an die Zukunft der Lösung glaubt und sie strategisch weiterentwickelt. Thomas Saueressig, Mitglied des Vorstands der SAP SE, unterstreicht diese strategische Bedeutung:
“We’re investing in the future and security of SAP Business One, enhancing its integration with the SAP Business Technology Platform to simplify development, and we’re expanding the capabilities of its Web client. These innovations ensure that SAP Business One continues to grow and adapt to the evolving needs of small businesses.”
Für Kunden bedeutet diese klare Ansage vor allem eines: Investitionssicherheit. Die Gewissheit, dass ihre zentrale Unternehmenssoftware nicht nur gewartet, sondern aktiv an die technologischen und geschäftlichen Anforderungen der Zukunft angepasst wird, ist ein unschätzbarer strategischer Vorteil.
4. Bereit für die moderne Cloud: Containerisierung und Hyperscaler
Die Cloud-Strategie für SAP Business One geht weit über das einfache Hosting von Servern hinaus. Die Roadmap blickt dabei auf eine technologisch hochentwickelte Zukunft und plant entscheidende Schritte für Version 11. Dazu gehört die Untersuchung des „potenziellen Einsatzes von Containerisierungstechnologie“. Vereinfacht ausgedrückt ist Containerisierung so, als würde man die gesamte SAP-Business-One-Anwendung mit all ihren Abhängigkeiten in einen standardisierten Schiffscontainer verpacken. Dieser „Container“ kann dann auf jeder modernen Cloud-Infrastruktur (einem „Schiff“) bewegt und ausgeführt werden, ohne dass er neu verpackt oder konfiguriert werden muss.
Zusätzlich sind eine „neue Generation von Cloud Control Center“ und die „Bereitstellung auf führenden Hyperscaler-Plattformen“ (wie AWS, Azure oder Google Cloud) geplant. Diese technischen Details haben strategische Geschäftsvorteile: Containerisierung bedeutet weniger Abhängigkeit von spezifischer Hardware, was schnellere und zuverlässigere Bereitstellungen und Upgrades ermöglicht. Die Nutzung von Hyperscalern verschafft KMU Zugang zu erstklassiger Sicherheit, Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit, die sie sich niemals selbst aufbauen könnten. Es ist die technologische Zukunftssicherung der IT-Infrastruktur des Unternehmens.
5. Eine globale Erfolgsgeschichte in Zahlen
Während SAP oft primär mit Großkonzernen assoziiert wird, zeichnen die offiziellen Kennzahlen für SAP Business One ein anderes Bild: Das einer beeindruckenden globalen Erfolgsgeschichte im KMU-Segment.
- 83.000+ Kunden
- 1,2+ Millionen Anwender
- Einsatz in 170+ Ländern
- 50 Länderlokalisierungen und 28 Systemsprachen
- 850+ Partner weltweit
- 500+ Partnerlösungen
Diese Zahlen sind mehr als nur Statistik. Für ein Unternehmen, das eine ERP-Lösung evaluiert, sind die letzten beiden Punkte besonders entscheidend. Die 850+ Partner und 500+ Partnerlösungen repräsentieren ein riesiges, globales Ökosystem an Expertise. Das bedeutet, ein Kunde kauft nicht nur Software, sondern erhält Zugang zu einem Netzwerk von Spezialisten, die branchenspezifische Erweiterungen (z. B. für Fertigung, Handel oder Dienstleistungen). Darüber hinaus noch lokalen Support und maßgeschneiderte Implementierungen anbieten können. Dies reduziert das Investitionsrisiko erheblich.
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Die Weichen für die Zukunft sind gestellt
Die offizielle Roadmap beweist eindrucksvoll: SAP Business One entwickelt sich von einem in sich geschlossenen ERP-Produkt zum Kern eines flexiblen, vernetzten digitalen Ökosystems für KMU. Der Web Client macht es überall zugänglich, die SAP BTP macht es erweiterbar. Überdies garantiert die geplante Version 11 Langlebigkeit und die moderne Cloud-Architektur macht es zukunftssicher und skalierbar. Diese fünf Wahrheiten zeigen eine Plattform, die nicht in der Vergangenheit verharrt, sondern überdies konsequent auf die digitale Transformation von kleinen und mittelständischen Unternehmen ausgerichtet ist.
Die Weichen für die Zukunft sind gestellt – ist Ihre Unternehmensstrategie bereit, diese neuen technologischen Möglichkeiten zu nutzen?
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Datenqualität & KI : KI kann nur so gut sein wie Ihre Daten
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]]>Der Beitrag Versino Financial Suite V09.2025 für SAP Business One erschien zuerst auf SAP Business One Blog.
]]>1. Paralleler Datenbankzugriff im Financial Cockpit
Mit dem neuen Multi-Instanz-Modus ermöglicht die Financial Suite erstmals den gleichzeitigen Zugriff auf mehrere Mandanten – und das ohne zusätzliche SAP B1-Clients oder Benutzerwechsel. Jeder Benutzer kann mehrere Cockpit-Fenster öffnen und diese unabhängig voneinander mit verschiedenen SAP-Datenbanken verbinden.
Vorteile:
- Reduzierte Anmeldezeiten beim Mandantenwechsel
- Ideal für zentrale Buchhaltungsabteilungen
- SAP-konforme Authentifizierung bleibt erhalten
- Kein zusätzlicher Lizenzbedarf durch parallele SAP-Instanzen
Diese Funktion richtet sich insbesondere an Unternehmen mit komplexen Konzernstrukturen oder Dienstleister, die mehrere Mandanten gleichzeitig betreuen.
2. Neue Summenfunktion für Ad-hoc-Auswertungen
Die überarbeitete Summenfunktion im Kontoblatt-Modul des Cockpits ermöglicht eine spaltenweise Aggregation von Buchungswerten per Tooltip. Markierte Zeilen lassen sich nun auf Knopfdruck analysieren – ohne auf externe Tools oder Exporte angewiesen zu sein.
Einsatzmöglichkeiten:
- Teilbeträge in großen Buchungslisten ermitteln
- Vergleich von Soll-/Haben-Werten
- Schnelle Prüfung während der Monatsabschlüsse
Diese Erweiterung unterstützt vor allem Buchhalter und Controller bei der täglichen Arbeit mit einer deutlich verbesserten Bedienbarkeit.
3. Erweiterte Reporting-Funktionen: Offene Posten im Fokus
Globalmodus für Kundenberichte
Bisher erforderte der Bericht „Offene Posten Kunden“ die Angabe eines Debitorenbereichs. Nun lässt sich dieser mandantenweit ohne Einschränkung ausführen – durch einfaches Freilassen der Kundennummernfelder. Das spart Zeit und erhöht die Übersicht.
Neuer Bericht: Offene Posten Lieferanten
Mit Version 09.2025 wurde ein neuer Standardbericht eingeführt, der alle offenen Kreditorenposten erfasst. Die Logik entspricht dem bestehenden Debitorenbericht und ermöglicht so eine intuitive Nutzung – auch ohne zusätzliche Schulung.
4. Eigene SAP-Abfragen direkt ins Cockpit integrieren
Ein weiterer Meilenstein ist die Möglichkeit zur Integration eigener SAP Business One Abfragen in das Cockpit. Bisher beschränkte sich die Auswahl auf vordefinierte Queries. Jetzt können autorisierte Benutzer direkt auf den Abfragemanager zugreifen und individuelle Berichte einbinden.
Was das bedeutet:
- Fachbereiche können eigene KPIs ins Cockpit bringen
- Keine zusätzliche Entwicklerunterstützung notwendig
- Einheitliches Reporting-Interface für alle Anwender
- Direkte Nutzung vorhandener SAP-Datenstrukturen
Diese Erweiterung macht das Cockpit zu einem echten Business Intelligence Dashboard – ohne zusätzliche Add-ons oder externe Tools.
5. Verbesserungen im DATEV-Export: Mehr Kontrolle und Automatisierung
Der DATEV-Export wurde in mehreren Punkten erweitert:
Steuerung über Nummernkreise
Erstmals können gezielt Nummernkreise vom Export ausgeschlossen werden. So lassen sich interne Buchungen, Tests oder Importschnittstellen zuverlässig aus der DATEV-Datei herausfiltern.
Beleglink-Integration mit CANDIS
Der Export übernimmt automatisch Beleglinks – auch aus dem DMS-System CANDIS. Ist kein Link im Journal vorhanden, wird ein Fallback-Link aus der Eingangsrechnung verwendet. Damit sind digitale Belege jederzeit nachvollziehbar abrufbar, z. B. für Steuerberater oder Prüfer.
Validierung durch Fehlerdateien
Nach dem Export prüft das System automatisch, ob alle relevanten Buchungen erfolgreich verarbeitet wurden. Fehlerhafte Datensätze werden in eine separate “Failed File” überführt und können gezielt nachbearbeitet werden. Das sorgt für mehr Sicherheit und Transparenz im gesamten Exportprozess.
6. Technische Voraussetzungen und Kompatibilität
Die aktuelle Version der Financial Suite unterstützt:
- SAP Business One 10.0 HANA und SQL – 2305
- Windows 10/11 und Server 2016+
- .NET Framework 4.8/4.8.1
Achtung: SAP B1 9.3 wird nicht mehr unterstützt. Auch ältere Featurepacks funktionieren ggf. nur eingeschränkt.
Fokus auf Effizienz, Integration und Benutzerfreundlichkeit
Mit Version 09.2025 zeigt sich deutlich, wohin die Reise geht: Die Versino Financial Suite entwickelt sich vom Add-On zur zentralen Arbeitsplattform für das Finanzwesen in SAP Business One. Durch intelligente Funktionen wie parallele Mandantenzugriffe, individuelle Abfragen und eine deutlich verbesserte Reporting-Logik bietet das Release spürbare Entlastung für Fachabteilungen – ohne Kompromisse bei der Sicherheit oder Bedienbarkeit.
Die vollständige Dokumentation, Handbücher und Installationsanleitungen finden Sie unter:
https://versino.de/financial-suite
Versino Financial Suite V09.2025 für SAP Business One
Neue Webinare: Versino Financial Suite
Liquidität sichern mit SAP Business One
Neu! Versino Financial Suite 03.2025
Das Cockpit der Versino Financial Suite
DATEV-Funktionen der Versino Financial Suite
Buchhaltung & Buchführung mit SAP Business One
Eingangsrechnungsverarbeitung mit menschlicher Intelligenz
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]]>Der Beitrag Neuerungen in SAP Business One 10.0 FP 2508 erschien zuerst auf SAP Business One Blog.
]]>1. Neue App für Einlagen
Die neue App „Einlagen“ (Gruppe: Neue Einlagen) ermöglicht es, Scheck-, Bar- und Kreditkarteneinzahlungen zu erfassen und zu verwalten. Benutzer können dabei wählen, ob die Einlage einem Sachkonto (Hauptbuchkonto) oder einem Geschäftspartner zugeordnet werden soll.
Im Register „Einzahlungsarten“ passt sich die Ansicht automatisch an die gewählte Zahlungsmethode an. Auch Stornierungen sind möglich – inklusive Angabe eines Stornodatums. Bei Schecks lassen sich sogar einzelne Zeilen im Bearbeitungsmodus stornieren.
2. App für Rahmenverträge
Die neue App „Rahmenverträge“ (in Vertrieb und Einkauf) bietet mit dem Feature Package 2508 eine Übersicht über bestehende Vereinbarungen und ermöglicht deren Bearbeitung. Funktionen:
- Listenansicht aller Verträge mit Vereinbarungsmethode und Erfüllungsstatus
- Genehmigen, Stornieren und „Zurückstellen“ von Verträgen
- Kopierfunktion in andere Verkaufs- und Einkaufsbelege
- Detailansicht mit Verknüpfung zu Geschäftspartnern und wiederkehrenden Transaktionen
3. Apps für wiederkehrende Transaktionen
Zwei neue Apps sorgen für mehr Automatisierung bei sich wiederholenden Vorgängen:
- „Vorlagen für wiederkehrende Transaktionen“: Erstellung, Bearbeitung und Duplikation von Vorlagen
- „Wiederkehrende Transaktionen“: Ausführung und Verwaltung der anstehenden Vorgänge
Im Register „Allgemein“ werden die Grunddaten erfasst, im Register „Inhalt“ können die Details geprüft werden. Zudem lässt sich definieren, wie das System auf fehlende Daten reagieren soll.
4. App für Anzahlungsrechnungen (Debitorenseite)
Die App „Anzahlungsrechnungen (Debitoren)“ in der Gruppe Vertrieb unterstützt die Erfassung und Verwaltung von Anzahlungsanforderungen gegenüber Kunden. Highlights:
- Vorschau und Zahlung von Anzahlungsrechnungen
- Kopierfunktion in Gutschriften
- Im Erstellungsmodus: „Kopieren von“-Schaltfläche zur Übernahme von Daten aus bestehenden Verkaufsdokumenten
5. Verbesserte App für Buchungsbelege im Feature Package 2508
Die App „Buchungsbelege“ wurde um neue Funktionen erweitert:
- Neue Listenansicht
- Bearbeitungsmöglichkeit für Belegkommentare über den Button „Bearbeiten“
- Neue Spalte „Erstellt von“
- Direkte Auswahl zur Buchung oder weiteren Bearbeitung
6. App für benutzerdefinierte Werte (UDV)
Mit der App „Benutzerdefinierte Werte (UDV)“ lassen sich eigene Werte für benutzerdefinierte Felder zentral verwalten:
- Anzeige, Bearbeitung und Löschung von UDV-Konfigurationen
- Unterstützung für zahlreiche Verkaufs- und Einkaufsbelege
- Kopierfunktion innerhalb eines Moduls
- Export- und Importfunktionen zur Übertragung in andere Mandanten derselben Lokalisierung
- Filter zur besseren Organisation
7. Formeln in Kennzahlenkarten (KPI)
Neu ist die Möglichkeit, mathematische Formeln in Kennzahlenwerten (KPIs) zu hinterlegen. Diese können auf Startseitenkacheln und Diagrammen verwendet werden. Verfügbare Funktionen:
- Verwendung von arithmetischen Operatoren
- Nutzung von Messfeldern als Variablen
Beispiel: Der durchschnittliche Auftragswert im Jahr 2024 kann berechnet werden, indem man den Gesamtwert der Aufträge durch deren Anzahl teilt – direkt im System, ohne externe Tools.
8. Neugestalteter Anhang-Register
Der Register „Anhänge“ in Marketingbelegen wurde grundlegend überarbeitet:
- Anhänge werden nun im Tabellenformat angezeigt
- Unterordner bei Uploads wählbar
- Unterstützung für Freitext- und benutzerdefinierte Felder
- Wahlmöglichkeit zur Übernahme von Anhängen beim Kopieren eines Dokuments
- Verwaltung der Einstellungen über die App „Konfiguration – Anhänge“
- Speicherpfade lassen sich aktualisieren; Dateien müssen vorher manuell verschoben werden
9. Mehrsprachigkeit aktiviert (Mehrsprachiger Support)
Die Unterstützung mehrerer Sprachen kann über die Firmeneinstellungen aktiviert werden. Funktionen:
- Pflege übersetzter Werte für Geschäftspartner, Artikel, Aktivitäten und mehr
- Kennzeichnung entsprechender Felder durch ein Globus-Symbol
- Anzeige übersetzter Werte über den Button „Übersetzte Werte“ in der Belegkopfzeile
- Spracheinstellung über das Register „Logistik“
10. Verbesserungen im UI-API-Framework
Das UI-API-Framework wurde mit dem Feature Package 2508 erweitert, um Entwicklern und Partnern mehr Kontrolle zu geben:
- „Anker“: gezieltes Anspringen von Formularbereichen
- „Ausgewählter Abschnitt“: Anzeige bestimmter Bereiche via URL-Parameter
- Komplexe Dialoge: modale Pop-ups mit Tabs und Gittern (z. B. Tabellen)
- „Aus Liste auswählen“: Auswahl von Einträgen aus SAP-Tabellen (z. B. Artikel, Lagerorte, Geschäftspartner)
Diese Funktionen erleichtern die Erstellung von benutzerdefinierten Erweiterungen im Webclient und verbessern die Integration in bestehende Prozesse.
Verifactu in Spanien: die neue Rechnungsstellungspflicht
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Outsourcing der Buchhaltung: Warum es sich für mittelständische Unternehmen lohnt
CANDIS für SAP Business One
Jetzt SAP Business One auf camt.053 umstellen
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]]>Fokus auf das Kerngeschäft erhöhen
Durch das Outsourcing der Buchhaltung können mittelständische Unternehmen ihre personellen und strategischen Kapazitäten gezielter auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Vertrieb, Produktentwicklung, Kundenbetreuung oder Digitalisierung profitieren davon, wenn Management und Fachabteilungen nicht durch administrative Aufgaben gebunden sind. Gerade in Wachstumsphasen oder Umstrukturierungen lässt sich so die Effizienz steigern, ohne zusätzliche interne Ressourcen aufbauen zu müssen.
Fixkosten reduzieren – Flexibilität gewinnen
Eine interne Buchhaltungsabteilung verursacht nicht nur Personalkosten, sondern auch Infrastrukturaufwand – etwa für Büroflächen, Hardware, Softwarelizenzen und Fortbildungen. Beim Outsourcing entfallen diese Fixkosten weitgehend. Stattdessen entstehen leistungsbezogene variable Kosten, die sich einfacher an den tatsächlichen Bedarf anpassen lassen. Das ist insbesondere für Unternehmen mit saisonalen Schwankungen oder stark projektorientierter Tätigkeit vorteilhaft.
Technologische Vorteile ohne Eigenaufwand
Externe Dienstleister bringen in der Regel moderne Technologien mit, darunter digitale Belegerfassung, automatisierte Workflows und cloudbasierte Reportinglösungen. Dadurch profitieren mittelständische Unternehmen indirekt von kontinuierlichen Investitionen in innovative Systeme – ohne selbst investieren oder Know-how aufbauen zu müssen. Zudem ist die Anbindung an ERP-Systeme wie SAP Business One oder andere Business-Software-Lösungen oft bereits integriert.
Sicherheit und Compliance auf hohem Niveau
Gerade in Bezug auf Datenschutz, GoBD-Archivierung, revisionssichere Dokumentation und gesetzeskonforme Abläufe stellen externe Buchhaltungsdienstleister professionelle Standards sicher. Durch verschlüsselte Übertragungswege, Zugriffskontrollen und strukturierte Sicherheitskonzepte ist der Schutz sensibler Unternehmensdaten gewährleistet. In Zeiten steigender Cyberrisiken ist das ein entscheidender Vorteil – insbesondere für Unternehmen ohne eigene IT-Sicherheitsabteilung.
Transparenz durch digitale Buchhaltungsprozesse
Zeitnahe Auswertungen, automatische Reportings und strukturierte Finanzanalysen erleichtern die Steuerung des Unternehmens. Durch den Einsatz digitaler Buchhaltungslösungen wird eine höhere Transparenz über alle Finanzprozesse hinweg erreicht – sei es bei der Liquiditätsplanung, beim Mahnwesen oder bei der Projektkostenkontrolle. Mittelständler gewinnen dadurch Entscheidungssicherheit und können auf wirtschaftliche Entwicklungen schneller reagieren.
Risikoabsicherung und Ausfallsicherheit
Ein weiterer zentraler Aspekt: Beim Outsourcing der Buchhaltung übernimmt der Dienstleister Verantwortung für korrekte und fristgerechte Buchungs- und Meldeprozesse. Fehler, Fristversäumnisse oder nicht dokumentierte Transaktionen lassen sich so deutlich reduzieren. Auch bei personellen Engpässen – etwa durch Krankheit oder Kündigung – sorgt die Mehrfachbesetzung beim Dienstleister für durchgehende Stabilität im Tagesgeschäft.
Zugang zu Fachwissen ohne interne Bindung
Steuerrechtliche Änderungen, neue Vorschriften bei Umsatzsteuer, E-Rechnungen oder internationale Reportingpflichten – externe Dienstleister sind auf dem aktuellen Stand und stellen die Einhaltung sicher. Mittelständische Unternehmen profitieren somit von Fachwissen auf Expertenniveau, ohne eigene Weiterbildungsbudgets oder zeitintensive Schulungen aufbringen zu müssen. Besonders bei komplexen Sachverhalten ist der Zugriff auf spezialisierte Kompetenzen ein erheblicher Mehrwert.
Innovationsimpulse und Best Practices
Erfahrene Outsourcing-Partner bringen oft Einblicke in unterschiedlichste Branchen und Unternehmensgrößen mit. Sie kombinieren Best Practices, identifizieren Optimierungspotenziale und helfen, bestehende Prozesse schlanker und effizienter zu gestalten. Dieser externe Blickwinkel kann interne Routinen infrage stellen und zu nachhaltigen Verbesserungen führen – etwa bei der Einführung digitaler Workflows oder der Reduktion manueller Eingriffe.
Reduktion von administrativem Aufwand
Lohnabrechnungen, Urlaubsvertretungen, Krankheitsausfälle und die Personalakquise für qualifizierte Buchhalter binden nicht nur Zeit, sondern auch Planungskapazitäten. Durch Outsourcing entfällt dieser organisatorische Aufwand. Dienstleistungsverträge lassen sich bei Bedarf skalieren oder anpassen – im Gegensatz zu arbeitsrechtlich gebundenem Personal. Das sorgt für mehr Agilität und Planbarkeit.
Die Versino AG als erfahrener Partner
Ein Unternehmen, das sich auf die Anforderungen mittelständischer Firmen spezialisiert hat, ist die Versino AG. Mit langjähriger Erfahrung in der digitalen Finanzbuchhaltung, insbesondere im SAP-Umfeld, bietet Versino skalierbare Lösungen für Unternehmen jeder Größenordnung. Die Nutzung künstlicher Intelligenz, digitale Plattformen und branchenspezifisches Know-how machen die Versino AG zu einem leistungsfähigen Partner für die Auslagerung der Buchhaltung.
Dank klar definierter Prozesse, individueller Betreuung und sicherer Infrastruktur eignet sich das Modell besonders für mittelständische Unternehmen, die eine zukunftsfähige und entlastende Lösung suchen – ohne auf Qualität oder Kontrolle zu verzichten.
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]]>Reisekostenabrechnung 2025 – Digitale Prozesse statt Zettelwirtschaft
Geschäftsreisen gehören für viele Beschäftigte ganz selbstverständlich zum Alltag – die dazugehörige Reisekostenabrechnung leider auch. Während die Termine oft erstaunlich effizient geplant und meist durchaus erfolgreich abgeschlossen werden, endet der Prozess dabei nicht selten in ziemlich chaotischen Belegsammlungen, praktisch endlosen Rückfragen und halt langwieriger Kostenerstattung. Muss das im Jahr 2025 wirklich noch sein? Die gute Nachricht: Nein, ganz und gar nicht. Wer heute auf moderne Lösungen setzt, kann den ganzen Prozess nicht nur deutlich beschleunigen, sondern ihn auch endlich verständlich, sicher und durchaus transparent gestalten – also genau so, wie es sein sollte.
1. Was ist eine Reisekostenabrechnung – und wozu überhaupt?
Die Reisekostenabrechnung ist ja kein bürokratischer Selbstzweck. Sie dient vielmehr ganz praktisch dazu, alle während einer beruflichen Reise entstandenen Ausgaben sorgfältig zu erfassen – inklusive der Nachweise – und so die Erstattung durch das Unternehmen zu ermöglichen. Dabei können auf Basis dieser Abrechnung durchaus auch steuerliche Vorteile geltend gemacht werden. Doch nur, wenn alle Kostenarten wirklich genau dokumentiert und belegt sind, lassen sie sich auch tatsächlich sauber gegenüber Buchhaltung und Finanzamt ausweisen – also ohne unnötige Rückfragen oder Risiken.
2. Welche Ausgaben gelten als Reisekosten?
Sobald Mitarbeitende ihre erste Tätigkeitsstätte verlassen, entstehen quasi automatisch potenziell erstattungsfähige Reisekosten. Zu den häufigsten Kategorien zählen dabei ganz typisch:
- Fahrtkosten: Bahn, Flug, Mietwagen, Taxi oder private Pkw-Nutzung (mit Kilometerpauschale)
- Übernachtungskosten: Hotel, Pension, ggf. Airbnb
- Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen, gestaffelt nach Reisedauer und -ort
- Reisenebenkosten: Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung, berufliche Telefonkosten
Nicht erstattungsfähig: Snacks aus der Minibar, private Filme im Hotel oder Bußgelder – das Finanzamt zeigt hier wenig Humor.
3. Die Realität: Warum Reisekostenprozesse oft scheitern
Viele Unternehmen setzen noch auf Excel-Tabellen, Belegscans per E-Mail und manuelle Überprüfung durch die Buchhaltung. Klingt altmodisch? Ist es auch. In der Praxis führt das regelmäßig zu folgenden Problemen:
- Fehlende oder unlesbare Belege
- Verwechslung von privaten und geschäftlichen Kosten
- Rückfragen der Buchhaltung, die Tage später kommen
- Lange Wartezeiten bei der Erstattung
Und das alles für eine Reise, die oft schon längst vergessen ist.
4. Vom Belegchaos zur digitalen Lösung
Warum noch Zettelwirtschaft, wenn es auch zentralisiert geht? Mit modernen Tools zur Reisekostenabrechnung läuft der gesamte Prozess digital – von der Belegerfassung per App bis zur GoBD-konformen Archivierung im System.
Ein gutes Reisekostentool bietet:
- Automatische Berechnung von Pauschalen
- Mobiles Hochladen von Belegen in Echtzeit
- Klare Workflows mit Freigabeprozessen
- Revisionssichere Ablage aller Dokumente
Der Clou: Mitarbeitende müssen keine IT-Schulung absolvieren – intuitiv nutzbare Apps reduzieren den Aufwand für alle Beteiligten.
5. Der Mittelweg: Firmenkreditkarten mit digitaler Anbindung
Ein weiteres Puzzleteil zur effizienten Reisekostenabrechnung: Firmenkreditkarten. Werden diese systematisch mit der Reisekostensoftware verknüpft, lassen sich Ausgaben automatisch dem richtigen Projekt oder Standort zuordnen.
Vorteile für Unternehmen:
- Keine Vorfinanzierung durch Mitarbeitende
- Klare Kontrolle über Budgets durch individuelle Limits
- Echtzeit-Transparenz für die Buchhaltung
- Weniger Rückfragen, weniger Fehler
Die Ausgabe wird getätigt – die Buchhaltung sieht’s sofort. So einfach kann Finanzen sein.
6. Rechtlicher Rahmen & steuerliche Anforderungen
Reisekosten können durchaus lohnsteuerfrei erstattet und gleichzeitig als Betriebsausgabe angesetzt werden – unter einer ganz entscheidenden Bedingung: Der berufliche Anlass der Reise muss halt eindeutig nachgewiesen werden. Dazu gehört zum Beispiel:
- Ein vollständiger Reiseantrag oder Nachweis
- Lückenlose Belege mit Datum, Uhrzeit, Anlass
- Einhaltung gesetzlicher Pauschalbeträge
Werden keine Kosten erstattet, können Angestellte diese über die Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen – auch dann braucht es alle Belege.
7. Best Practices für die Abrechnung in 2025
Wer den Aufwand reduzieren will, etabliert klare Prozesse:
- Richtlinie erstellen: Was wird erstattet? Welche Fristen gelten? Welche Nachweise sind nötig?
- Digitale Tools einführen: Reisekosten sollte man über eine zentrale Plattform bearbeiten – keine Excel-Files im Umlauf!
- Mitarbeitende einbinden: Ein einfaches Tool senkt die Hemmschwelle, die Abrechnung zeitnah zu erledigen.
- Prozesse regelmäßig überprüfen: Stimmen Pauschalen noch? Gibt es technische Hürden?
Unternehmen, die diese Punkte beachten, sparen nicht nur Geld – sondern auch Nerven.
8. Ausblick: Wohin sich die Reisekostenabrechnung entwickelt
Ein Blick in die nahe Zukunft zeigt: Automatisierung ist ganz eindeutig das Stichwort. Künstliche Intelligenz erkennt dabei Beleginhalte, kategorisiert sie praktisch automatisch und prüft sie ziemlich zuverlässig auf Plausibilität. Mobile Apps werden dabei quasi zur einzigen Schnittstelle für reisende Mitarbeitende – also genau da, wo sie gebraucht werden.
Außerdem: Die Trennung von Auslagenerstattung, Bewirtung und Reisekosten wird zunehmend aufgehoben. Alles fließt in einem zentralen Prozess zusammen – integriert mit der Buchhaltung und direkt angebunden an ERP-Systeme wie SAP Business One oder DATEV.
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]]>Intelligente Dokumentenerkennung: Wenn KI den Papierkrieg gewinnt
Wer heute in der Buchhaltung eines mittelständischen Unternehmens arbeitet, kennt die Herausforderung: Der Posteingang quillt über, Lieferanten schicken Rechnungen im Akkord, und dazwischen versteckt sich vielleicht noch eine vergessene Mahnung. Wenn Sie bereits SAP Business One nutzen, haben Sie einen guten Grundstein für strukturierte Prozesse gelegt. Doch eine entscheidende Lücke bleibt oft bestehen: die intelligente Erkennung und Klassifizierung von Dokumententypen. Genau hier setzt Candis an.
Kreditorenbuchhaltung unter Druck: Dokumentenchaos als Zeitfresser
Der Arbeitsalltag in der Kreditorenbuchhaltung ist oft geprägt von Monotonie und hohem Zeitdruck. Rechnungen müssen sortiert, Gutschriften erfasst und Mahnungen zeitnah bearbeitet werden. Manuelle Prozesse sind fehleranfällig, besonders wenn die Dokumentenflut überwältigend wird. Die Notwendigkeit zur Automatisierung liegt hier klar auf der Hand.
Candis im Einsatz: Wenn KI das Sortieren übernimmt
Candis automatisiert genau diesen kritischen Schritt. Die Lösung klassifiziert Belege wie Rechnungen, Gutschriften oder Angebote bereits beim Hochladen – komplett ohne manuelles Zutun. Was früher aufwendiges Sortieren erforderte, übernimmt nun eine Künstliche Intelligenz (KI), die auf Millionen von Beispielen trainiert wurde. Das System erkennt zuverlässig den Dokumententyp und startet den passende Workflow. Damit können sich die Mitarbeitenden den Aufgaben widmen, die mehr als reine Routine sind.Ein mittelständisches Handelsunternehmen, das täglich über 50 Belege verarbeitet, bestätigt dies: Was zuvor einen halben Arbeitstag in Anspruch nahm, erledigt Candis nun im Hintergrund. Die Fehlerquote ist deutlich gesunken, und die Zufriedenheit im Team spürbar gestiegen.
Wie erkennt Candis Dokumententypen zuverlässig?
Die zugrundeliegende Technologie ist hoch entwickelt, aber transparent. Candis analysiert das Layout des Dokuments, scannt nach spezifischen Begriffen wie „Gutschrift“ oder „Mahnung“ und liest relevante Datenfelder wie Rechnungsnummern und Beträge aus. Anhand dieser umfassenden Informationen trifft die KI eine erstaunlich präzise Entscheidung über den Dokumententyp.
Fehlzuweisungen sind selten. Sollte es doch einmal vorkommen, erlaubt das System Korrekturen. Das Besondere daran: Candis lernt aus jeder Korrektur für zukünftige Dokumente. Es ist Künstliche Intelligenz, die bei Bedarf menschliches Feedback weiter optimiert.
Standardlogik mit Spielraum: Wenn die Erkennung nicht eindeutig ist
Ein praktisches Detail: Sollte das System einen Dokumententyp nicht eindeutig zuordnen können, wird standardmäßig „Rechnung“ angenommen. Dies liegt daran, dass über 80 Prozent der eingehenden Dokumente Rechnungen sind. Selbstverständlich bleibt die manuelle Anpassung jederzeit möglich. Candis bietet Automatisierung, aber immer mit einer zuverlässigen Rückfallebene und der Möglichkeit zur menschlichen Kontrolle.
Buchhaltungsprozesse auf Autopilot: So profitieren Ihre Workflows
Die Vorteile für Anwender von SAP Business One sind signifikant und direkt spürbar:
- Workflows starten automatisch: Prozesse werden sofort angestoßen.
- Belege im richtigen Prozess: Dokumente gelangen ohne Umwege in den passenden Workflow.
- Strukturierte Archivierung: Das gewährt eine konsistente und leicht durchsuchbare Ablage
- Fehlerfreier Export ins ERP-System: Durch die präzise Übergabe der Daten SAP Business One
Das Ergebnis: deutlich weniger Rückfragen, mehr Geschwindigkeit in den Abläufen und ein System, das dem Begriff Digitalisierung wirklich gerecht wird.
Vertrauen durch Struktur: Sicherheit & Datenschutz bei Candis
Der Umgang mit sensiblen Finanzdaten erfordert höchstes Vertrauen. Candis setzt auf eine zertifizierte Infrastruktur und verarbeitet Daten ausschließlich innerhalb der EU. Zudem garantiert Candis, dass Ihre Unternehmensdaten nicht für das allgemeine KI-Training verwendet werden.
Data Fencing, individuelle Zugriffsrechte und strikte Compliance sind keine leeren Schlagworte, sondern die Grundpfeiler moderner IT-Sicherheit. Candis bietet die notwendige Transparenz und Kontrolle, die Sie für Ihre Daten benötigen.
Automatisierung ohne Magie, aber mit echtem Nutzen
Candis verspricht keine Wunder, liefert aber ein System, das den Alltag in der Buchhaltung drastisch erleichtert. Besonders in Kombination mit SAP Business One entsteht ein durchgängiger, effizienter und kontrollierbarer digitaler Prozessfluss.
Wer Dokumentenerkennung lediglich als ein nettes Extra betrachtet, unterschätzt ihr Potenzial. Es geht um Tempo, die Vermeidung von Fehlern und darum, dass Ihre Mitarbeitenden endlich den Kopf frei haben für strategisch wichtigere Aufgaben.
Integration von Candis mit SAP Business One
Das bereitgestellte Bild beschreibt den Prozess der Integration von Candis mit SAP Business One, insbesondere für die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen und Ausgaben. Der Prozess kann in folgende Schritte unterteilt werden:
1. Erfassung der Dokumente
- Lieferantenrechnungen: Diese können als Scan, PDF oder E-Mail in das System gelangen.
- Ausgaben: Die Candis App erfasst Belegbilde , und kann dabei Transaktionen können in Echtzeit einpflegen
2. Verarbeitung in Candis
- Automatisches Auslesen der Dokumente: Die erfassten Rechnungen und Belege werden von Candis automatisch ausgelesen.
- Automatische Zuordnung: Candis ordnet die ausgelesenen Daten automatisch zu.
- Verknüpfung mit automatischem 3-Wege-Abgleich: Eine zukünftige Funktion wird einen automatischen Abgleich von drei Dokumenten ermöglichen (z.B. Bestellung, Wareneingang und Rechnung), um die Korrektheit zu prüfen.
- Rechnungsfreigabe: Die Rechnungen durchlaufen einen Freigabeprozess.
- Dokumentenarchiv: Alle Dokumente werden in einem Dokumentenarchiv gespeichert.
3. Übergabe an SAP Business One
- Automatischer Import: Stammdaten werden automatisch in SAP Business One importiert.
- Vollständige, digitale Rechnungen: Die in Candis verarbeiteten und freigegebenen Rechnungen werden als vollständige, digitale Rechnungen an SAP Business One übergeben.
- Vollständige, digitale Transaktionen: Die digitalen Transaktionen aus den Ausgaben werden ebenfalls an SAP Business One übermittelt.
- Bestellungen, Lieferscheine: Zukünftig wird auch die Verknüpfung und Verarbeitung von Bestellungen und Lieferscheinen in SAP Business One möglich sein.
Zusammenfassend automatisiert dieser Prozess die Erfassung, Verarbeitung und Freigabe von Finanzdokumenten und deren Übertragung in SAP Business One, um die Effizienz zu steigern und manuelle Fehler zu reduzieren.
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Buchhaltung & Buchführung mit SAP Business One
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]]>Was ändert sich für SAP-Anwender konkret?
Mit camt.053 verändert sich nicht nur das Format, sondern damit auch die Art der Informationen, die Unternehmen erhalten. Verwendungszwecke werden präziser aufgeschlüsselt, Buchungsinformationen erscheinen an neuen Positionen oder in erweiterten Feldern. Besonders relevant für SAP Business One : Die Kontoauszugspositionen enthalten jetzt zusätzliche Angaben, die eine automatisierte Weiterverarbeitung erleichtern. Das eröffnet neue Möglichkeiten für Auswertungen, Automatisierungen und die gezielte Steuerung von Cashflow-Prozessen.
Zudem bietet das neue Format mehr Flexibilität bei der Darstellung von Sammelbuchungen, Rücklastschriften oder Gebühren – Informationen, die im MT940-Format oft schwer oder gar nicht zu interpretieren waren.
Herausforderungen der Umstellung
Wie bei jeder technologischen Neuerung gilt auch hier: Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg. Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand, den die Umstellung mit sich bringt. Nicht nur das SAP-System selbst muss angepasst werden – auch die Kommunikation mit der Bank, die Konfiguration der Formate und umfangreiche Testläufe sind erforderlich. Es empfiehlt sich, eine parallele Bereitstellung beider Formate zu vereinbaren, um mögliche Konvertierungsfehler rechtzeitig zu erkennen.
Unser Service zur camt.053-Einführung
Wir unterstützen unsere Kunden dabei ganz konkret – mit einem klar definierten und praxisbewährten Migrationsprozess:
- Bereitstellung des Standardformats
Wir stellen das camt.053-Format zur Verfügung, das SAP als Standard ausgeliefert hat. - Import durch den Kunden oder durch uns
Der Kunde kann den Import selbst durchführen oder uns beauftragen. - Testsystem auf Basis der Live-Datenbank
Wir erstellen eine Testfirma, basierend auf der aktuellen Live-Datenbank. - Import und Test
- Der aktuelle Kontoauszug im camt-Format wird heruntergeladen (statt MT940).
- Der Import erfolgt in der Testfirma.
- Wenn der Test erfolgreich ist, kann man sofort live gehen
- Fehlerbehebung bei Problemen
- Wenn der Test fehlschlägt, benötigen wir die originale camt-Datei des Kunden.
- Mit dem Electronic File Manager (EFM) passen wir das Format gezielt an.
- Wir ersetzen die modifizierte camt-Datei wird im Testsystem
- Schritt 4 und 5 wiederholen wir, bis die Datei korrekt verarbeitet wird.
- Go-Live
Sobald eine funktionierende Version vorliegt, wird diese in die Live-Umgebung übernommen.
Dieser strukturierte Ablauf ermöglicht eine kontrollierte und sichere Umstellung – mit minimalem Risiko und maximaler Transparenz.
Kein Spielraum für Aufschub
Der Countdown läuft: Ab November 2025 ist MT940 Geschichte. Unternehmen, die ihre Bankkommunikation weiterhin effizient und automatisiert abwickeln wollen, sollten nicht länger zögern. Die Umstellung auf camt.053 ist kein optionales IT-Projekt – sie ist Voraussetzung für stabile Finanzprozesse und dabei ein echter Hebel für die digitale Transformation.
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]]>Grundlagen der Darlehensbuchung in SAP Business One
SAP Business One bietet keine gesonderte Funktionalität für Darlehen. Die Erfassung erfolgt über allgemeine Funktionen der Finanzbuchhaltung:
- Journalbuchungen: manuelle, flexible Verbuchung ohne Systemlogik.
- Bankenabwicklung: bei Zu- und Abflüssen direkt über Banktransaktionen.
- Kontoauszugsverarbeitung: bei automatisierter Buchung aus importierten Bankdaten.
Alle Darlehenstransaktionen erscheinen in den Standardberichten wie Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
Anlage und Pflege relevanter Sachkonten
Die Grundlage für eine systematische Buchung bildet ein korrekt eingerichteter Kontenplan. Notwendig sind dabei:
- Passivkonto für die Verbindlichkeit (z. B. Konto 0650: Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten > 5 Jahre).
- Zinsaufwandskonto (z. B. 2120: Zinsaufwendungen langfristig).
- Bankkonto oder Zwischenkonto (z. B. 1200: Hausbank).
- Rechnungsabgrenzungsposten für Disagio (z. B. 0986).
Neue Konten lassen sich unter Verwaltung > Einrichtung > Finanzwesen > Kontenplan anlegen.
Darlehensarten im Vergleich
Annuitätendarlehen
Das Annuitätendarlehen ist eine der am häufigsten verwendeten Finanzierungsformen im Unternehmensbereich. Die wesentliche Eigenschaft liegt in der konstanten Ratenhöhe über die gesamte Laufzeit. Die Rate besteht demnach aus einem Zins- und einem Tilgungsanteil, wobei sich deren Verhältnis im Zeitverlauf ändert: Der Zinsanteil nimmt mit abnehmender Restschuld kontinuierlich ab, während der Tilgungsanteil entsprechend steigt. Dieses Modell sorgt für eine kalkulierbare Belastung in der Liquiditätsplanung und wird häufig für Investitionen in langlebige Wirtschaftsgüter verwendet.
Darlehensbuchungen in SAP Business One:
Die monatliche Buchung der Rate wird aufgeteilt: Der Tilgungsanteil wird im Soll auf das entsprechende Passivkonto für Verbindlichkeiten gebucht (z. B. Konto 0650 „Verbindlichkeiten ggü. Kreditinstituten (> 5 Jahre)“). Der Zinsanteil wird überdies im Soll auf das Zinsaufwandskonto erfasst (z. B. 2120 „Zinsaufwendungen für langfristige Verbindlichkeiten“). Der gesamte Darlehensbetrag fließt im Haben vom Bankkonto ab (z. B. Konto 1200 „Hausbank“).
Tilgungsdarlehen
Beim Tilgungsdarlehen bleibt im Gegensatz zum Annuitätendarlehen der Tilgungsanteil jeder Rate konstant. Da sich der Zins aus der jeweiligen Restschuld berechnet, sinkt der zu zahlende Zinsanteil über die Laufzeit, was zu einer abnehmenden Gesamtrate führt. Unternehmen nutzen diese Darlehensart oft, wenn eine gezielte Rückführung der Verbindlichkeit mit planbaren Tilgungsbeträgen gewünscht ist, beispielsweise im Rahmen von Förderkrediten oder bei strukturierten Investitionsfinanzierungen.
Darlehensbuchungen in SAP Business One:
Die Buchungssystematik entspricht grundsätzlich der des Annuitätendarlehens. Der einzige Unterschied liegt in der Veränderlichkeit der Gesamtrate. Auch hier wird der konstante Tilgungsanteil im Soll auf das Verbindlichkeitskonto gebucht, der Zinsanteil auf das Zinsaufwandskonto und die gesamte Zahlung im Haben vom Bankkonto abgezogen.
Fälligkeitsdarlehen
Diese Darlehensform zeichnet sich durch eine Einmalzahlung am Ende der Laufzeit aus. Während der Laufzeit erfolgen ausschließlich Zinszahlungen. Die Rückführung des Kapitals erfolgt dann in einem Betrag, was ein entsprechendes Liquiditätsmanagement erfordert. Unternehmen wählen diese Variante häufig zur kurz- oder mittelfristigen Überbrückung von Finanzierungsengpässen oder zur flexiblen Kapitalbereitstellung für geplante Projekte.
Darlehensbuchungen in SAP Business One:
Die regelmäßigen Zinszahlungen werden gebucht als Zinsaufwendungen im Soll (Konto 2120) gegenüber Bank im Haben (Konto 1200). Die Tilgung erfolgt entsprechend einmalig zum Laufzeitende mit einer Buchung Verbindlichkeiten im Soll, Bank im Haben.
Darlehen mit Disagio / Agio
Ein Disagio liegt vor, wenn das Unternehmen nicht den vollen Nominalbetrag des Darlehens ausgezahlt bekommt. Der einbehaltene Betrag wird dabei als Damnum bezeichnet und buchhalterisch als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) geführt, der über die Laufzeit abgeschrieben wird. Ein Agio bedeutet, dass die Rückzahlung höher als der erhaltene Betrag ausfällt. Beide Varianten beeinflussen überdies die tatsächliche Zinsbelastung und erfordern eine differenzierte Erfassung.
Buchung in SAP Business One:
Die Auszahlung erfolgt beispielsweise als Bank an Verbindlichkeiten, wobei das Disagio separat als Disagio an RAP (0986) verbucht wird. Die Abschreibung erfolgt dabei linear mit der Buchung Zinsaufwand (Soll) an RAP (Haben).
Außerdem besteht steuerlich ein Wahlrecht: Der Betrag kann man entweder sofort als Aufwand oder über die Laufzeit verteilen.
Buchungsmethoden in SAP Business One
Manuelle Journalbuchung
- Aufruf über: Finanzwesen > Journalbuchung
- Manuelle Eingabe von Buchungsdatum, Beträgen und Sachkonten
- Erlaubt Fremdwährungen
- Flexibel bei komplexeren Fällen ohne Rechnungsbezug
Bankenabwicklung
- Eingangs-/Ausgangszahlungen über Menüpunkt Bankenabwicklung
- Auswahl der Zahlungsart (z. B. Akontozahlung)
- Direkte Verbuchung auf Hausbankkonto
Kontoauszugsverarbeitung
- Automatisierung durch Import von Bankdaten
- Erzeugung von Zahlungsbelegen und automatischer Zuordnung
Hinweise zur Praxis
- Darlehen sollten immer mit entsprechender Vertragsgrundlage dokumentiert sein.
- Die Zuordnung zu kurz- oder langfristigen Verbindlichkeiten ist bilanziell relevant.
- Berechnungen zum Zins- und Tilgungsanteil erfolgen idealerweise außerhalb von SAP Business One, z. B. via Excel oder externem Darlehensrechner.
- Die Anlage geeigneter Buchungsvorlagen kann den Buchungsprozess standardisieren.
Wichtiger Hinweis: Die spezifische buchhalterische Behandlung von Darlehen kann je nach lokalen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien variieren. Wir empfehlen, sich für die korrekte Einrichtung der Konten und die Buchung von Darlehenstransaktionen in SAP Business One mit einem erfahrenen Buchhalter oder einem SAP Business One Berater abzustimmen.
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]]>Der Beitrag SAP Build Apps für SAP Business One erschien zuerst auf SAP Business One Blog.
]]>1. Einstieg über das SAP BTP Cockpit
Zunächst erfolgt der Zugang zu SAP Build Apps über das SAP BTP Cockpit. Unter „Services“ > „Subscriptions“ wählt man die entsprechende Kachel aus und öffnet das Build Apps Dashboard. Dort kann man Projekte angelegen oder bestehende verwalten.
Im gezeigten Beispiel erstell der User ein neues Projekt, mit dem Typ „Web and mobile application“, und ein vergibt einen passender Projektnamen.
2. Datenintegration mit dem SAP Business One Service Layer
Im nächsten Schrittverbindet man die App mit dem Backend von SAP Business One. Das erledigt man über die OData-Schnittstelle des Service Layers. Unter dem Tab „data“ kann man die Verbindung einrichten. Dazu gibt man API-URL, Benutzername und Passwort ein. Die Plattform ruft daraufhin alle verfügbaren Datenquellen ab.
Für das Beispielprojekt wählt der User die Datenquelle „Items“ aus, also die Artikelliste mit Artikelcode und Artikelbezeichnung.
3. Benutzeroberfläche gestalten
Die Gestaltung der Benutzeroberfläche erledigt man im Tab „view“ der Startseite („homepage“). Nach dem Umbenennen der Seite fügt man ein Listenelement hinzu, das später die Artikeldaten anzeigen soll. Diese visuelle Konfiguration erfordert keine Programmierkenntnisse, folgt dabei aber klaren Regeln für Struktur und Datenbindung.
4. Datenbindung und Variablen definieren
Damit die Liste mit echten Daten arbeitet, wird im Tab „variables“ eine Datenvariable erstellt, die auf die zuvor eingebundene Datenquelle verweist. Diese Variable dient als Bindeglied zwischen Backend und UI-Komponente.
Im Eigenschaftenbereich der Listenkomponente definiert man anschließend, dass sich die Liste mit der Variable „items“ wiederholen soll: So erhält man jeden Artikel in der Anzeige.
5. Anzeige der Artikeldaten konfigurieren
Die Listenkomponente konfiguriert man nun so, dass dabei relevante Datenfelder angezeigt werden. Als „Primary Label“ wird der Artikelcode ausgewählt, als „Secondary Label“ der Artikelname. Damit ist sichergestellt, dass jede Listenzeile die gewünschten Informationen strukturiert darstellt.
6. Vorschau und Tests der App
Im Tab „launch“ öffnet man die App als Vorschau. Dabei kann man prüfen, ob die Daten korrekt geladen werden und die Benutzeroberfläche wie gewünscht funktioniert. Dies dient der Qualitätskontrolle, bevor man die App produktiv eingesetzt.
7. Bereitstellung: Von der Build App zum Web Client Tile
Die fertige App kompiliert man dann im Tab „build and deploy“. Nach Auswahl einer Bereitstellungsoption (z. B. SAP Build Work Zone) beginnt der Build-Prozess. Das Ergebnis ist eine .mar-Datei, die alle benötigten Anwendungsdaten enthält.
Diese Datei bindet man später im SAP Business One Web Client als Erweiterung ein. Das erfolgt über eine Kachel, die den direkten Zugriff auf die App ermöglicht.
8. Einbindung in Visual Studio Code
Die weitere Konfiguration erfolgt über Visual Studio Code. Mithilfe des Assistenten für Web Client Tile Extensions erstellt man ein neues Projekt. Hier integriert man Name, ID, Version und die .mar-Datei. Die Erweiterung klassifiziert man überdies als SAP Build App.
Titel und Untertitel der Kachel, wie sie später im Web Client erscheinen sollen, legt man dabei ebenfalls fest.
9. MTA-Datei erzeugen und im Extension Manager hochladen
Im Projektarchiv wird anschließend eine MTA-Datei erstellt, die das komplette Erweiterungspaket enthält. Diese Datei importiert SAP Business One im Extension Manager und wird einer bestimmten Datenbank zugewiesen. Erst damit wird die App für Benutzer im Web Client sichtbar.
10. Zugriff über den Web Client
Nach erfolgreichem Import kann man die neue Kachel im SAP Business One Web Client öffnen. Beim Klick auf die Kachel startet man dabei die erstellte App, die in diesem Beispiel eine Liste von Artikeln mit Code und Beschreibung anzeigt.
No-Code mit klarer Struktur und großem Potenzial
Der im Video dargestellte Prozess zeigt also, wie man geschäftskritische Anwendungen auch ohne Entwicklerressourcen erstellen kann. Die Integration von SAP Build Apps in das SAP Business One Ökosystem erweitert der Funktionsumfang erweitert: strukturiert, nachvollziehbar und mit einem klaren Weg von der Idee bis zur Auslieferung.
Gerade für mittelständische Unternehmen bietet dieser Ansatz neue Möglichkeiten, flexibel und effizient auf Anforderungen zu reagieren – mit vollem SAP-Backend, aber ohne klassische Programmierung.
SAP Business One Roadmap: 5 überraschende Wahrheiten
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]]>Mit SAP Business One lassen sich Zahlungsausfälle vermeiden, Forderungen effektiv steuern und Risiken frühzeitig erkennen – ohne Hellseherei. So behalten Unternehmen ihren Cashflow im Griff, optimieren ihr Finanzcontrolling und schaffen sich dabei echte Planungssicherheit.
Zentrale Funktionen des Kreditmanagements
Individuelles Kreditlimit – Maßgeschneidert statt Einheitsrahmen
Für jeden Kunden lässt sich dabei ein individuelles Kreditlimit definieren. Dieses Kreditlimit wird beim Anlegen oder Ändern von Verkaufsbelegen – etwa Angeboten oder Aufträgen – automatisch geprüft. Bei einer Überschreitung des Limits greift das System je nach Konfiguration mit einer Warnmeldung, einer Kreditsperre oder einem automatischen Buchungsstopp ein. So behalten Unternehmen die Zahlungsfähigkeit im Blick und vermeiden unnötige Forderungsausfälle.
Die Verwaltung erfolgt direkt im Geschäftspartner-Stammsatz auf der Registerkarte „Zahlungsbedingungen“. Optional kann das Limit aus den zugewiesenen Zahlungsbedingungen vorgeschlagen werden. Eine differenzierte Steuerung – etwa nach Regionen, Kundengruppen oder Vertriebswegen – ist im SAP-Standard nicht vorgesehen. Für eine zielgerichtete Vertriebssteuerung oder regionale Risikobewertung sind daher ergänzende Anpassungen oder Add-ons erforderlich.
Automatisierte Kreditprüfung – kein Platz für Überraschungen
Beim Anlegen oder Ändern eines Verkaufsbelegs (z. B. Angebote, Aufträge, Lieferungen) greift die automatische Kreditlimitprüfung. Je nach Systemkonfiguration kann SAP Business One bei Kreditlimitüberschreitungen automatisch Warnhinweise anzeigen, Kreditsperren aktivieren oder den Vorgang durch einen Buchungsstopp vollständig blockieren. So unterstützt die Software dabei ein proaktives Forderungsmanagement und schützt die Liquidität des Unternehmens. Das mag unhöflich wirken – ist gleichzeitig aber konsequent und schützt vor unnötigem Risiko.
Sperren, Freigaben, Verantwortung
Kommt es zu einer Sperre, ist nicht alles verloren. Berechtigte Mitarbeiter können Belege freigeben oder ablehnen. Die Entscheidung wird im System protokolliert. Transparent. Revisionssicher. Und, mit etwas Glück, sogar nachvollziehbar.
Berichte und Frühwarnsystem – lieber vorher wissen
SAP Business One liefert umfangreiche Berichts-Apps: Von der Kreditlimitausschöpfung über Listen gesperrter Belege bis hin zur Frühwarnliste – etwa für Kunden, die bereits 80 % ihres Limits verbraucht haben. Das Reporting funktioniert in Echtzeit und kann in Dashboards eingebettet werden. Ergebnis: ein schneller Überblick über sonst verborgene Risiken.
Typischer Ablauf im SAP-Kreditmanagement
- Stammdatenpflege:
Anlegen und Aktualisieren der Kreditdaten – inklusive Kreditlimit, Risikoklasse und Kreditsegmenten. Zuständig ist typischerweise die Rolle „UKM000 – SAP Credit Management“. - Kreditprüfung:
Automatische Prüfung bei jedem Verkaufsbeleg. Übersteigt ein Beleg das Limit, wird er gesperrt oder markiert. - Bearbeitung von Sperren:
Autorisierte Mitarbeiter prüfen die gesperrten Vorgänge, geben diese frei oder lehnen sie ab. Entscheidungen werden dokumentiert. - Überwachung & Reporting:
Regelmäßige Analyse der Kreditnutzung und potenzieller Risiken über Berichte, Frühwarnsysteme und Dashboards.
Zusatznutzen durch Integration und Automatisierung
SAP Business One belässt es nicht bei isolierten Prüfungen. Das Kreditmanagement ist eng verzahnt mit Modulen wie Vertrieb, Finanzbuchhaltung und Lager. Kreditentscheidungen wirken sich direkt auf Belegfreigaben, Mahnwesen oder Lieferlogistik aus – ein echter Vorteil gegenüber Lösungen, bei denen solche Prüfungen auf Zuruf erfolgen.
Vorteile des SAP-Kreditmanagements auf einen Blick
- Zentrale Steuerung aller Kreditentscheidungen an einem Ort
- Automatisierte Prüfungen und Sperrmechanismen
- Echtzeit-Überwachung über Dashboards und Berichte
- Dokumentierte Freigabeprozesse für gesperrte Belege
- Integration mit Vertrieb und Buchhaltung, keine isolierten Prozesse
Kein Kredit ohne Kontrolle
Kredite sind Vertrauenssache – zumindest im klassischen Sinne. SAP Business One ergänzt das somit um eine gesunde Portion Kontrolle, Automatisierung und Transparenz. Für den Mittelstand ist das Kreditmanagement keine Kür, sondern notwendige Disziplin. Denn wer Risiken früh erkennt, spart sich später Ärger, Liquiditätsengpässe und rechtliche Eskalationen. SAP Business One macht es möglich – strukturiert, dokumentiert und im besten Fall: unauffällig effizient.
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Der Beitrag Kreditmanagement mit SAP Business One – Kontrolle trifft Konsequenz erschien zuerst auf SAP Business One Blog.
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